Questions par e-mail gratuites : 10 étapes (avec photos)

Teneur

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- Partie 1 sur 2: Soumettez votre demande au bon moment
- Partie 2 sur 2: Rédiger votre e-mail
Conseil d`Expert

Demander un congé peut être délicat et vous rendre nerveux, mais parfois c`est nécessaire. Si vous planifiez votre temps en dehors du travail de manière à ce qu`il cause un minimum de problèmes à votre employeur, vous aurez plus de chances de prendre les jours de congé dont vous avez besoin. Lorsque vous vous asseyez pour votre demande par e-mail, soyez direct et amical et expliquez bien pourquoi vous souhaitez prendre un congé. Que vous partiez en vacances ou que vous ayez besoin de vous occuper de affaires personnelles, vous pouvez demander un congé en toute confiance si vous êtes poli et si vous tenez compte de l`impact de votre absence sur votre lieu de travail.

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Partie 1 sur 2: Soumettez votre demande au bon moment

Image intitulée Demander un congé par e-mail Étape 1

1. Vérifiez la politique de votre entreprise en matière de demande de congé. Consultez le manuel de l`employé ou demandez à un superviseur la politique de vacances de votre lieu de travail. Découvrez combien de jours de vacances vous avez disponibles, comment et quand ils s`accumulent et si vous avez droit à des congés payés.

Que vous soyez ou non une personne âgée peut également affecter le nombre de jours que vous pouvez prendre et quand vous pouvez partir en vacances.
Si vous êtes un nouvel employé, vérifiez si vous avez toujours droit à des congés. Si vous êtes un nouvel employé, il peut être difficile de prendre des congés et le superviseur peut ne pas être trop enthousiaste.

Image intitulée Demander un congé par e-mail Étape 2

2. Planifiez vos jours de congé à un moment approprié. Il sera plus facile de prendre des congés si vous n`êtes pas impliqué dans un projet en cours, ou s`il n`y a pas d`échéances imminentes. Si votre entreprise a une certaine période de l`année très chargée, il vaut mieux ne pas prendre de jours de congé pendant cette période.

Si vous avez besoin de temps pour une urgence imprévue ou une opportunité pendant une période chargée, veuillez fournir une explication convaincante de votre demande.

Si possible, demandez si quelqu`un d`autre envisage de prendre un congé aux dates que vous avez en tête. S`il y a une pénurie de personnel au travail, il sera plus difficile pour votre superviseur de se conformer à votre demande.

Si votre demande de congé est accordée, environ une semaine avant votre congé, rappelez à vos collègues que vous serez absent quelques jours.

Image intitulée Demander un congé par e-mail Étape 3

3. Faites votre demande au moins deux semaines à l`avance. Vous devez demander un congé au moins deux semaines avant la date à laquelle vous souhaitez prendre congé. En général, plus vous faites cette demande à l`avance, plus grandes sont les chances qu`elle soit acceptée. Si vous informez votre superviseur quelques semaines ou même un mois avant votre départ que vous envisagez de vous absenter, tout le monde sur le lieu de travail peut se préparer à votre absence.

Plus vous prévoyez de vous absenter longtemps, mieux vous pourrez l`indiquer à l`avance. Un préavis de deux semaines pour quelques jours de congé est suffisant. Si vous vous absentez pendant une semaine ou plus, vous devez en informer votre superviseur au moins un mois à l`avance si possible.

Image intitulée Demander un congé par e-mail Étape 4

4. Faites le plus de travail possible avant de partir. S`il y a des tâches et des responsabilités que vous voudriez accomplir pendant le temps que vous souhaitez prendre congé, remplissez-en autant que possible avant de partir. Rassurer vos collègues sur le fait que votre absence ne les alourdira pas trop sera très apprécié et permettra à votre supérieur hiérarchique de répondre plus facilement à votre demande.

Si vous avez des responsabilités professionnelles qui ne peuvent être assumées avant votre départ, prenez des dispositions avec des collègues pour vous couvrir. Assurez-vous qu`ils comprennent parfaitement les tâches qu`ils doivent accomplir. Donnez-leur vos coordonnées au cas où ils auraient besoin de votre aide.

Partie 2 sur 2: Rédiger votre e-mail

Image intitulée Demander un congé par e-mail Étape 5

1. Postez votre demande dans la ligne d`objet de l`e-mail. Vous voulez que votre superviseur comprenne votre demande immédiatement, sans avoir à ouvrir l`e-mail. Indiquez spécifiquement que vous demandez du temps libre, et indiquez dans la ligne d`objet de quelle période il s`agit.

Par exemple, une ligne d`objet pourrait être : « Patrick Smit demande des vacances du 10/10/2020 au 25/10/2020.

Image intitulée Demander un congé par e-mail Étape 6

2. Ouvrir avec une salutation amicale. Adressez-vous directement à votre responsable par ce nom et ajoutez une salutation. Cela peut sembler inutile ou sans importance, mais cela donne un ton chaleureux et donne à l`e-mail un aspect plus professionnel.

Votre salutation ne doit pas être quelque chose de spécial. Quelque chose d`aussi simple que `Hey Janet`, `Hello David` ou `Hi Harry` est bien.

Tenez compte des titres et des préférences de votre superviseur quant à la manière dont ils souhaitent être traités. Si les gens s`appellent généralement par leur nom de famille sur le lieu de travail, s`adresser à votre superviseur par le prénom dans un e-mail peut sembler irrespectueux. Même si votre superviseur utilise un préfixe de titre (comme drs., ing., prof., etc.), vous devriez l`utiliser dans votre message d`accueil.

Image intitulée Demander un congé par e-mail Étape 7

3. Indiquer la période des vacances. Même si vous avez déjà mis les périodes des vacances souhaitées dans la ligne d`objet de votre e-mail, vous devez également les mentionner dans la première ligne de votre e-mail. Mettez ces informations sous forme de demande.

Par exemple, vous pourriez écrire : « Je souhaite demander des vacances du mercredi 10 octobre au jeudi 25 octobre.`

Image intitulée Demander un congé par e-mail Étape 8

4. Expliquez pourquoi vous voulez du temps libre. Immédiatement après avoir indiqué la période, indiquez pourquoi vous souhaitez vous absenter. Vous devez être honnête sur la raison pour laquelle vous voulez vous absenter, même si vous ne pensez pas que votre raison obtiendra une réponse positive. Mentir sur les raisons pour lesquelles vous avez besoin de congé peut avoir de graves conséquences et rendra beaucoup plus difficile de vous en sortir à l`avenir.

Par exemple, vous pourriez écrire : « Je demande ces jours de congé parce que nous voulons partir en vacances en France avec la famille.`

Si vous demandez un congé en raison d`une urgence ou d`un événement imprévu, assurez-vous de le souligner dans votre explication. Les funérailles, les problèmes médicaux ou même les mariages inattendus sont quelques exemples d`événements inattendus pour lesquels votre superviseur accordera une demande tardive de congé.

Image intitulée Demander un congé par e-mail Étape 9

5. Assurez votre superviseur que vous avez un plan pour votre absence. Informez votre employeur que vous avez soigneusement réfléchi à la façon dont votre absence pourrait affecter le lieu de travail. Si vous devez prendre des dispositions pour vous remplacer ou si des projets et des clients existants nécessitent votre attention pendant votre temps libre, expliquez comment vous allez résoudre ces problèmes. Plus vous épargnerez de travail et de frustration à votre superviseur, moins il considérera comme un problème que vous vous absentiez.

Par exemple, vous pourriez écrire : « Je me suis assuré que mes responsabilités sont prises en charge lorsque je suis parti. J`ai fait en sorte que Karel s`occupe de mes clients. Aussi, je me suis occupé de tous les papiers que j`aurais à faire en mon absence.`

C`est toujours une bonne idée de dire à votre superviseur comment être contacté lorsque vous êtes absent. Si vous n`êtes pas en mesure ou ne souhaitez pas fournir un numéro de téléphone ou une adresse e-mail où vous pouvez être joint pendant votre temps libre, veuillez inclure ces informations dans votre demande.

Image intitulée Demander un congé par e-mail Étape 10

6. Enfin, fermez votre e-mail avec un commentaire positif. Dans la dernière ligne de votre e-mail, vous devez demander si votre responsable est d`accord avec votre demande. Vous devez également remercier votre superviseur avant de signer l`e-mail. Cela maintient le ton amical et professionnel qui a commencé avec votre salutation.

Par exemple, la partie finale de votre e-mail pourrait indiquer : « Etes-vous d`accord? Merci beaucoup Patrick.`

Conseil d`Expert

Comment profiter au maximum de votre temps libre :

Fixez-vous un objectif en termes de quelque chose que vous voulez apprendre ou réaliser au cours des six prochains mois. Quelque chose à espérer peut vous aider à rester motivé le premier mois après votre retour de longues vacances de travail.
Pendant votre temps libre, pensez à votre carrière. Demandez-vous où vous voulez être et si votre travail vous offre réellement cela. Pensez ensuite aux opportunités d`emploi qui peuvent vous aider à vous rapprocher de vos objectifs à long terme.
Si vous êtes heureux sur votre lieu de travail, mais pas dans le rôle exact que vous occupez, avant de revenir, envisagez de discuter avec votre patron de la possibilité de passer à un autre rôle dans l`entreprise.