Comment écrire une lettre de réclamation à une entreprise

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Des astuces
Mises en garde

Rédiger une lettre de réclamation est quelque chose que la plupart des gens doivent faire à un moment donné. Que vous soyez insatisfait du produit ou du service d`une entreprise, il est généralement possible de résoudre le problème d`une manière mutuellement avantageuse grâce à une lettre de réclamation ferme mais polie. Rédiger une plainte pour une entreprise ne devrait pas être difficile ou effrayant - il vous suffit d`énoncer clairement les faits et de demander poliment une solution.

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Méthode 1 sur 3 : Rédiger votre lettre de réclamation

Image intitulée Commencer une lettre Étape 1

1. Adressez votre courrier au service client. Si vous écrivez une lettre de réclamation, vous aurez les meilleures chances de succès si vous adressez la lettre au service client de l`entreprise. Le service client est habitué à traiter les réclamations, et votre lettre est susceptible d`être traitée de manière efficace et efficiente.

Essayez de connaître le nom du responsable ou du directeur du service client et adressez-lui personnellement votre lettre. Commencez votre lettre avec Cher gentilhomme ou Mme, suivi de leur nom de famille. Si vous ne trouvez pas le nom du responsable du service client, écrivez simplement Cher Monsieur / Madame.
Vous devriez pouvoir trouver l`adresse du service client sur le site Web de l`entreprise, ou sur le matériel promotionnel ou publicitaire de l`entreprise, ou sur les emballages ou les étiquettes des produits.

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2. Allez droit au but dans votre lettre. La toute première ligne de votre lettre doit indiquer clairement pourquoi vous écrivez la lettre et quelle est exactement votre plainte. Fournissez autant de faits pertinents que possible, y compris la date, l`heure et le lieu où vous avez effectué l`achat ou reçu le service, ainsi que tout numéro de série ou de modèle pertinent.

Le destinataire de la lettre doit être capable d`identifier le point principal de la lettre dans les cinq secondes, évitez donc les introductions longues et incohérentes.

Vous pouvez mettre plus de détails ou d`explications sur la situation dans le paragraphe après votre phrase d`ouverture, mais la première ligne doit immédiatement attirer l`attention sur votre plainte aussi clairement que possible.

Par exemple, votre phrase d`ouverture pourrait être la suivante : « Je vous écris pour me plaindre d`un sèche-cheveux cassé que j`ai acheté à votre entreprise le 15 juillet, dans votre succursale de A Street, Sample City.`

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3. Indiquez précisément quel résultat ou remède vous voudriez voir. Si vous souhaitez un remplacement, un remboursement, une réparation ou toute autre forme de compensation, veuillez l`indiquer clairement dans votre deuxième paragraphe. Cela évitera de recevoir une lettre type et donnera au destinataire quelque chose avec quoi travailler.

Merci d`essayer d`être le plus constructif possible dans vos commentaires, et de suggérer un moyen qui vous aidera à poursuivre la relation avec l`entreprise. Si vous demandez un remboursement ou une autre forme de compensation, tout en déclarant que vous avez l`intention de déménager dans une autre entreprise, ils ne se sentiront pas vraiment obligés d`essayer de résoudre le problème.

Si vous souhaitez que l`entreprise résolve un problème plus large, indiquez-le également dans votre lettre, mais reconnaissez que cela peut prendre du temps.

Ne menacez pas de poursuites dans votre première lettre. C`est peut-être la solution dont vous avez finalement besoin, mais envoyez d`abord votre lettre de réclamation et attendez une réponse.

Image intitulée Changez votre nom à Hawaï Étape 12

4. Joindre des copies des pièces justificatives. Cela peut inclure des reçus, des cartes de garantie, des copies des chèques que vous avez envoyés et, le cas échéant, des photos ou des vidéos. Tous les documents doivent accompagner votre lettre.

Assurez-vous copies envoie toute la documentation que vous souhaitez inclure, pas les originaux. De cette façon, les informations importantes ne peuvent pas être perdues si vous devez montrer les preuves à quelqu`un d`autre.

Assurez-vous également d`indiquer le nombre exact de pièces jointes dans le texte de la lettre. Par exemple : "Vous trouverez ci-joint une copie de mon reçu original, ainsi qu`une copie de la carte de garantie du sèche-cheveux et des informations sur le numéro de série.`

Image intitulée Faire face à l`anxiété et à la dépression Étape 5

5. Donnez-leur un certain temps pour résoudre le problème. Il peut être utile de spécifier une période exacte pendant laquelle vous souhaitez que le problème soit résolu. Cela vous donnera la tranquillité d`esprit et aidera à résoudre le problème rapidement.

Fixer un délai aidera également à éviter que votre lettre ne se perde ou ne se perde, ce qui peut entraîner d`autres problèmes et ressentiments entre vous et l`entreprise.

Assurez-vous que le délai que vous donnez est raisonnable. Une semaine ou deux sont généralement suffisantes, bien que cela varie en fonction de votre demande.

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6. Fermez la lettre avec respect. Remerciez le destinataire pour son aide et dites-lui comment et quand il peut vous joindre pour résoudre le problème. Cela rendra leur travail beaucoup plus facile, vous pouvez donc vous attendre à un résultat plus efficace.

Terminez la lettre par Cordialement ou Salutation distinguée (ce dernier est un peu plus formel). Évitez les formules de clôture informelles comme « Salutations ».

Méthode 2 sur 3: Utiliser le ton et le format corrects

Image intitulée Écrire un rapport de livre Étape 6

1. Sois poli. Vous pouvez être en colère, et vous pouvez avoir raison, mais être impoli ne fera que rendre le récepteur défensif. Écrivez sur un ton respectueux et évitez à tout prix les commentaires menaçants, colériques ou sarcastiques. N`oubliez pas que la personne qui a lu votre lettre n`était pas directement responsable de ce qui s`est passé et qu`elle sera beaucoup plus positive et disposée à aider un client courtois et poli qu`un client en colère et accusateur.

N`oubliez pas que l`entreprise à laquelle vous écrivez ne vous cible pas. La plupart des entreprises ont intérêt à satisfaire leurs clients.
Vous aurez beaucoup plus de succès si vous traitez le destinataire comme quelqu`un qui veut vous aider, plutôt que de supposer qu`il a une intention malveillante.
N`écris pas quand tu es en colère. Attendez d`écrire votre lettre jusqu`à ce que vous vous soyez calmé. Ou si vous préférez, écrivez la lettre pendant que la vapeur sort encore de vos oreilles, puis attendez un jour ou deux avant de l`envoyer. Vous aurez probablement envie de reformuler les choses, d`enlever les arêtes vives.

Image intitulée Changez votre nom à Hawaï Étape 2

2. être concis. Les représentants du service client peuvent recevoir des centaines de lettres par jour, il est donc essentiel que vous arriviez rapidement à l`essentiel afin qu`ils sachent exactement à quoi ils ont affaire dès qu`ils commencent à lire. Si votre lettre est trop longue ou détaillée, le lecteur la lira grossièrement et finira par ne pas avoir une idée précise du problème exact ou de votre solution souhaitée.

Évitez les détails excessifs ou les longues diatribes ou monologues.

Essayez de garder votre lettre limitée à un côté, ou moins d`environ 200 mots.

Image intitulée Rédigez un discours pour vous présenter Étape 7

3. commande le respect. Faire respecter le respect dans votre lettre donne le bon ton et fait savoir à l`entreprise que votre plainte doit être prise au sérieux. Cela est particulièrement vrai pour les plaintes plus graves, qui peuvent avoir des conséquences financières importantes.

Faire respecter le respect comprend une variété de choses, telles que la qualité de la langue utilisée, votre connaissance de vos droits et des responsabilités de l`entreprise, ainsi qu`une présentation professionnelle de la lettre.

Toutes ces choses vous donnent de la crédibilité, ce qui devrait avoir un effet positif sur la réponse à votre lettre.

Image intitulée Commencer une lettre Étape 7

4. Organisez votre lettre de manière claire et correcte. Comme mentionné ci-dessus, la mise en forme de votre lettre de manière professionnelle aura un impact positif sur la réception de votre plainte. Mettez votre nom, adresse et date en haut à gauche, suivis du nom ou du titre de la personne à qui vous écrivez, ensemble avec l`adresse de l`entreprise, juste au dessus du texte de la lettre.

Tapez toujours votre lettre sur un ordinateur, cela la rend plus facile à lire et semble beaucoup plus propre. Si vous devez écrire votre lettre à la main, assurez-vous que votre écriture est claire et lisible, sans mots barrés ni taches d`encre.

Pour écrire votre signature, laissez un espace vide ci-dessous Cordialement ou Salutation distinguée où mettre votre signature. Sous cet espace, tapez votre nom, afin qu`il soit clairement lisible.

Gardez la lettre propre et bien présentée, avec des paragraphes à peu près de la même taille.

Image intitulée Rédiger une proposition de subvention Étape 9

5. Vérifier l`orthographe et la grammaire. Une orthographe et une grammaire incorrectes peuvent affecter négativement la réception de votre plainte. Assurez-vous d`utiliser une vérification orthographique sur votre ordinateur avant d`imprimer la lettre, ou demandez à quelqu`un d`autre de la lire avant de l`envoyer.

Méthode 3 sur 3: Suivi

1. Attendez la fin du délai que vous avez donné. Soyez patient et ne faites rien jusqu`à ce que le délai indiqué dans votre première lettre soit écoulé. Si cette date est dépassée et que vous n`avez toujours rien entendu, vous pouvez faire un suivi par un appel téléphonique ou un e-mail pour vous assurer que la lettre a bien été reçue. Il est toujours préférable de donner à l`entreprise le bénéfice du doute.

Si vous n`avez toujours pas reçu d`informations concernant votre lettre, ou si vous en avez reçu mais que la situation n`a pas été résolue de manière satisfaisante, vous pouvez procéder en envoyant votre réclamation à une personne de niveau supérieur.

Image intitulée Rédiger une lettre de preuve de revenu Étape 8

2. Travailler la structure de commande. Si vous ne parvenez pas à traiter avec le directeur du service client, essayez de savoir qui est le plus élevé et écrivez à cette personne. Chaque fois que vous gravissez les échelons, que ce soit de représentant du service client à directeur à vice-président à PDG, vous ajoutez la correspondance que vous aviez au niveau précédent. De cette façon, votre nouveau représentant de l`entreprise saura ce qui se passe, et il est probable que le problème puisse être résolu sans aller devant les tribunaux.

Il vaut mieux commencer par le service client avant d`aller plus haut, plutôt que d`aller directement au sommet. En effet, le service client est plus expérimenté dans le traitement de ces types de plaintes, et les lettres au PDG sont susceptibles d`être transmises à ce service de toute façon.

Si tel est le cas, les représentants du service client peuvent automatiquement commencer à vous voir sous un jour défavorable parce que vous avez essayé de passer par-dessus leur tête.

Gardez à l`esprit que si vous écrivez une lettre à un PDG ou à un PDG, elle doit être très claire, concise et bien écrite, car ils ne savent probablement rien de l`incident pour le moment.

Image intitulée Choisissez une agence de recrutement Étape 11

3. Si vous voulez intenter une action en justice, allez chez un avocat. Il ou elle saura quoi faire. Gardez à l`esprit que l`action en justice est un dernier recours, et si vous le mentionnez tout de suite dans votre lettre, vous donnerez un ton négatif et risquerez de voir les demandes d`indemnisation détournées. Cela peut également s`avérer négatif pour vous s`ils remarquent que vous bluffez.

Des astuces

Avant d`écrire, prenez un moment pour réfléchir à ce qui s`est passé. Lorsque vous avez pensé à tout et savez exactement ce que vous voulez et comment le demander, vous êtes prêt à écrire votre lettre.
Assurez-vous que votre lettre contient votre nom, adresse, e-mail et numéro de téléphone (domicile, travail et mobile si possible). Demandez également les coordonnées du lecteur afin que vous soyez tous les deux informés de l`évolution de votre plainte.
Relisez-le et assurez-vous que tout est vrai, sincère et vérifiable.
ne jure pas. N`oubliez pas que vous voulez une compensation ou une solution, et insulter votre lecteur n`aidera pas. Si vous souhaitez utiliser un langage plus fort, évitez la voix passive et utilisez des mots plus directs et descriptifs. peut-être étiez-vous choqué ou avez-vous même ressenti dégoûter, des mots plus forts que simplement désappointé.
L`envoi de votre plainte par écrit a un effet plus fort que l`envoi d`un e-mail, d`un fax ou de commentaires sur son blog ou son site Web à l`entreprise. La plupart des entreprises traitent les plaintes écrites formelles avec une priorité plus élevée.
Si vous écrivez pour vous plaindre d`une personne en particulier, limitez votre lettre à ses lacunes et ne vous plaignez pas de l`organisation dans son ensemble. Si vous écrivez pour vous plaindre des politiques de l`entreprise, n`offensez pas l`auditeur ou les politiques. Indiquez simplement votre problème et comment vous voulez qu`il soit résolu.
N`envoyez pas de déclarations de témoins sous serment. En fait, si vous pensez que vous pourriez éventuellement devoir aller au tribunal, vous voudrez probablement retenir non seulement la déclaration du témoin, mais aussi son nom. N`oubliez pas non plus qu`aller au tribunal n`est probablement pas bon marché. Dans la plupart des cas, il est préférable de parvenir à un accord de manière informelle, ou au maximum via une commission des litiges.
Il existe des sites Web de consommateurs où vous pouvez déposer des plaintes et voir si d`autres ont été dans la même situation avec cette entreprise spécifique.
Conservez des copies de toute la correspondance et des dates d`envoi de vos lettres.

Mises en garde

Il est illégal d`écrire une lettre menaçant d`agression physique, de destruction de biens ou d`atteinte à la santé ou à la sécurité. Une menace peut être interprétée comme de l`intimidation et peut mener à des poursuites judiciaires et peut entraîner des amendes ou même des peines de prison. Faites-vous une faveur et débarrassez-vous des menaces. Ne les mettez pas sur papier et ne les envoyez pas!