Instructions gratuites étape par étape 
Votre liste de diffusion doit inclure le prénom et le nom du destinataire ainsi que l`adresse complète et toute autre information de contact dans votre modèle. Vérifiez à nouveau votre liste de diffusion pour vous assurer que vous n`avez pas fait de fautes d`orthographe dans les noms et les adresses. 
Si vous utilisez le `publipostage`, suivez les directives de formatage de votre programme de traitement de texte. Habituellement, cela signifie utiliser des guillemets pour la colonne de la feuille de calcul à partir de laquelle le programme extrait les informations, telles que "prénom nom de famille". 
Évitez d`utiliser "Cher" comme salutation lorsque certains de vos contacts sont des organisations, d`autres entreprises ou des agences gouvernementales. Cette salutation n`est généralement utilisée que pour les individus. 
Si vous écrivez une lettre pour communiquer le changement d`adresse de votre entreprise, utilisez une clôture formelle, telle que « Sincèrement vôtre ». Cependant, si vous avez un mélange de contacts personnels et professionnels, vous voudrez peut-être utiliser quelque chose de moins formel, comme « Merci ». 
Assurez-vous de laisser suffisamment de temps aux destinataires pour recevoir la lettre, mettre à jour leur dossier et envoyer les lettres à la bonne adresse. 
Vous pouvez également mentionner votre ancienne adresse, par exemple en disant que votre ancienne adresse est en train de changer pour votre nouvelle adresse. Cependant, gardez à l`esprit que cela peut être déroutant. Surtout si vous avez beaucoup de contacts commerciaux ou de contacts au gouvernement à qui vous envoyez la lettre, les informations erronées peuvent être copiées par inadvertance par un secrétaire. C`est aussi une bonne idée de faire savoir à vos contacts quelles autres coordonnées, le cas échéant, vont changer et lesquelles resteront les mêmes. Ceci est particulièrement important s`ils doivent vous contacter pendant le déménagement. 
Par exemple, si votre entreprise ferme pour une courte période en raison du déménagement, vous devez en informer les destinataires afin qu`ils puissent en tenir compte, qu`il s`agisse de clients, de fournisseurs ou d`autres clients. Si vous avez une vente en raison du déménagement, veuillez en informer vos contacts. 
Par exemple, si votre entreprise déménage, vous pouvez écrire « Merci de votre attention. J`apprécie vraiment votre contribution à cette entreprise et j`attends avec impatience notre coopération à l`avenir.` 
Ceci est particulièrement important si votre entreprise déménage. Vous pouvez adresser toutes vos questions ou préoccupations concernant le déménagement à un numéro de téléphone ou à une adresse e-mail dédiés. 
Considérez plusieurs lettres si vous avez des informations pertinentes que vous souhaitez communiquer à un groupe cible spécifique. De cette façon, personne n`obtient des informations dont il n`a pas besoin. 
Vérifiez tous les champs et assurez-vous qu`ils correspondent et appartiennent au même destinataire. Par exemple, vous devez vous assurer que le nom et l`adresse du destinataire dans le champ d`adresse correspondent au nom dans la salutation. 
Si vous avez des contacts internationaux, vous devriez probablement prévoir deux à trois mois pour que vos lettres arrivent.
Écrivez une lettre pour signaler un changement d'adresse
Teneur
Que vous déménagez avec votre famille ou votre entreprise, vous devrez rédiger une lettre formelle indiquant votre changement d`adresse afin que tous vos contacts aient votre nouvelle adresse. Surtout lorsque votre entreprise déménage ou lorsque vous écrivez des contacts commerciaux, vous devez utiliser un certain format. Pour les amis et les parents, vous pouvez utiliser une carte postale manuscrite au lieu d`une lettre formelle.
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Partie 1 sur 3: Mise en forme de votre lettre
1. Trouver un modèle de lettre commerciale. Si vous écrivez la lettre sur votre ordinateur, vérifiez les modèles dans le programme de traitement de texte que vous utilisez. La plupart des programmes de traitement de texte ont un certain nombre de modèles différents.
- Utilisez un modèle de lettre commerciale standard qui comprend la date, votre adresse et l`adresse du destinataire.
- Si vous avez un papier à en-tête professionnel ou personnel que vous souhaitez utiliser pour votre lettre, assurez-vous que le modèle dispose de suffisamment d`espace pour cela.
2. Créer une liste de diffusion. La chose la plus simple à faire, surtout si vous envoyez votre lettre à une longue liste de destinataires, est de créer une liste de diffusion à l`aide d`une feuille de calcul. Vous pouvez ensuite utiliser la fonction `publipostage` de votre logiciel de traitement de texte pour remplir les champs de votre courrier.
3. Écrivez un paragraphe pour l`adresse. Une lettre commerciale traditionnelle comporte un paragraphe pour votre nom (ou le nom de votre entreprise) et votre adresse ainsi qu`un paragraphe pour le nom et l`adresse du destinataire. Lors de la saisie de votre adresse, veuillez utiliser votre adresse actuelle et non la nouvelle adresse vers laquelle vous déménagez.
4. Utiliser une salutation. Le modèle contient généralement un double espace après la dernière ligne de l`adresse, suivi d`une salutation. Cela pourrait simplement être le nom du destinataire suivi d`une virgule, ou "Cher" suivi du nom du destinataire et d`une virgule.
5. Complétez votre clôture. Lorsque vous rédigez votre lettre, il est généralement préférable de terminer votre conclusion avant d`écrire le corps de la lettre. Le mot que vous utilisez dans la clôture dépend de votre relation avec les destinataires.
Partie 2 sur 3: Concevoir votre lettre
1. Rédigez une courte introduction. Commencez votre lettre par une déclaration dans laquelle vous informez le destinataire du sujet de la lettre. Cela ne doit pas être long. Habituellement, une seule phrase telle que "Avec cette lettre, je souhaite vous informer de mon futur changement d`adresse" suffit.
- N`utilisez pas de langage compliqué dans votre introduction. La lettre doit tenir sur une seule page, elle doit donc être courte et directe.
2. Indiquer une date à laquelle le déménagement aura lieu. Dans votre introduction, vous devez indiquer aux destinataires quand exactement utiliser votre nouvelle adresse au lieu de votre ancienne.
3. Mentionnez votre nouvelle adresse. Donnez aux destinataires la nouvelle adresse qu`ils pourront utiliser pour toute correspondance future avec vous. Il est généralement préférable d`utiliser un format tel que le format sur l`enveloppe afin qu`il soit facile pour eux de voir et de copier.
4. Veuillez inclure toute autre information pertinente. Selon les circonstances de votre déménagement, vos contacts peuvent avoir besoin de connaître d`autres informations, par exemple s`il y a d`autres personnes qui déménagent avec vous ou si votre entreprise restera ouverte pendant le déménagement.
5. Remerciez le destinataire. Pour fermer votre lettre, utilisez un double espace après votre dernier paragraphe et remerciez le destinataire dans une phrase simple. S`il s`agit d`un partenaire commercial, vous pouvez également prendre une note pour le remercier de faire des affaires.
6. Mentionnez la façon dont les gens peuvent vous contacter. Après avoir remercié le destinataire, vous pouvez fournir un numéro de téléphone ou une adresse e-mail où le destinataire peut vous contacter s`il a des questions.
sept. Composer plusieurs lettres. Surtout lorsque votre entreprise déménage, vous devez avoir plus d`une lettre. De cette façon, vous pouvez faire une lettre spécialement pour les clients ou les clients, une autre lettre pour les partenaires commerciaux et une autre pour les fournisseurs ou les commerçants.
Partie3 sur 3: Envoi de votre lettre
1. Relisez votre lettre avec attention. Avant de terminer, vérifiez votre lettre pour les fautes de frappe, d`orthographe ou de grammaire qui pourraient rendre votre lettre moins professionnelle et la rendre plus difficile à lire.
- En particulier, vérifiez l`adresse et assurez-vous qu`elle est correcte. Vous ne voulez pas envoyer à vos contacts un changement d`adresse qui leur donne une mauvaise adresse.
2. Assurez-vous que les coordonnées des destinataires sont correctes. Lorsque vous utilisez le `publipostage` pour le courrier en masse, cela vous fait gagner beaucoup de temps. Mais il est également possible qu`il y ait des erreurs dans le transfert des données vers vos lettres.
3. Imprimez et signez vos lettres. Lorsque vous êtes satisfait de la mise en forme de vos lettres et qu`elles sont exemptes d`erreurs, imprimez-les sur du papier de bonne qualité et signez-les à la main avec de l`encre bleue ou noire. Ensuite, ils sont prêts à être expédiés.
4. Annoncez votre déménagement à temps. Dans la plupart des cas, vous devez vous assurer que vos contacts reçoivent leurs lettres deux à quatre semaines avant le déménagement.
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