Instructions gratuites étape par étape 
Ceci est également important si vous voulez paraître intelligent lorsque vous envoyez l`e-mail. Si vous demandez quelque chose alors que la réponse est déjà clairement indiquée sur le site Web, ils peuvent penser au service client que vous êtes exigeant et paresseux, et donc non rentable. Consultez également la foire aux questions (FAQ). Souvent, la question que vous souhaitez poser figure déjà dans la foire aux questions. C`est pourquoi la plupart des sites Web ont une telle page, pour réduire au minimum les e-mails du service client.
Essayez de trouver un nom à mettre avec votre message d`accueil. Dans les petites entreprises, les noms des représentants du service client sont parfois mentionnés sur le site Web, donc si vous les utilisez, votre message est plus personnel, ce qui rend la collaboration plus agréable. Vous pouvez terminer le message d`accueil par une virgule ou deux points. Meilleur service client, ouMeilleur service client :
Utilisez l`URL du produit si vous en avez un afin que l`employé puisse immédiatement voir de quoi il s`agit. Indiquez également votre numéro de commande dans l`e-mail, car la plupart des employés vous le demanderont de toute façon. Ce numéro de commande fait référence à la façon dont la commande est dans leur système. 
Vous devez bien sûr ajouter une pièce jointe à une lettre de motivation lorsqu`il vous est demandé d`ajouter votre CV sous forme de document Word. De plus, n`y mettez jamais de nom d`utilisateur, de mot de passe ou de carte de crédit.
Envoyer un e-mail à un représentant du service client
Teneur
Certaines personnes ont du mal à envoyer un e-mail au service client d`une entreprise. Comment composez-vous une telle lettre sous la forme d`un e-mail, alors qu`autrefois elles étaient vraiment mises sur papier? Quels formulaires ou protocoles s`appliquent lorsque vous posez une question au service client ?? Bien que cela varie selon l`industrie, la région et la culture, il existe des directives générales pour vous assurer que votre e-mail sera bien reçu par le service client.
Pas
Partie 1 sur 3: Affichage du site Web
1. Chercher la réponse. Avant d`écrire un e-mail à l`équipe du service client d`une entreprise, assurez-vous que la réponse ne se trouve pas uniquement sur le site Web. De nombreuses entreprises mettent des réponses aux questions fréquemment posées sur une page spéciale de leur site Web, généralement sous la rubrique "FAQ" ou "Questions fréquentes".
- Vous pouvez généralement trouver ces pages en faisant défiler jusqu`en bas de la page et en cliquant sur "Contact" ou "Service Clients".
2. Trouver la page "Service Clients". Si vous ne voyez pas de lien en bas du site Web, vous pouvez parfois trouver la page en tapant le mot dans le champ de recherche. Vous verrez généralement un champ avec une icône en forme de loupe dans le coin supérieur droit de la page d`accueil. Tapez des termes comme "Service Clients" ou "Contact" puis appuyez sur entrée.
Sur la page "Contact" contient généralement un formulaire de courrier électronique où les clients peuvent écrire des plaintes ou des commentaires.
Consultez cette page pour voir si vous recevrez une copie du message envoyé ; sinon, recherchez sur le site Web une adresse e-mail que vous pouvez joindre à partir de votre compte de messagerie personnel afin d`avoir une preuve de correspondance.
3. Utilisez le champ de recherche. Recherchez le sujet sur lequel vous souhaitez poser une question, dans la même fenêtre que vous avez utilisée pour trouver l`adresse e-mail du service client. Si vous recherchez le sujet ou la question de cette façon, vous pouvez trouver la réponse sans avoir à envoyer d`e-mail.
4. Voir les politiques de l`entreprise. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question via le champ de recherche ou la foire aux questions, vous pouvez toujours rechercher la page "À propos de nous", ou avec la politique de retour. Faites à nouveau défiler vers le bas du site Web et voyez quels liens s`y trouvent. Recherchez un lien pouvant contenir la réponse à votre question : à propos de nous, commande et livraison, retours, garantie et réparation, etc.
Même si vous ne trouvez pas la réponse dans ces liens, il peut être utile de consulter les pages afin de trouver des informations supplémentaires sur l`entreprise à inclure dans votre e-mail.
Partie 2 sur 3: Rédaction de l`e-mail
1. Déterminez s`il s`agit d`une plainte ou d`un compliment. Tous les messages du service client ne doivent pas nécessairement être des plaintes ou des questions. Peut-être que vous voulez juste les remercier pour le bon service. Les e-mails positifs sont également les bienvenus, tout comme les e-mails avec des questions.
- C`est un fait qu`il est parfois plus rapide et plus direct de transmettre une réclamation par téléphone. L`e-mail fonctionne mieux pour exprimer votre gratitude ou poser une question qui n`a pas besoin d`une réponse immédiate, mais si vous souhaitez résoudre le problème immédiatement, appelez.
2. Ecrire un sujet clair. Assurez-vous que l`objet de l`e-mail est clair et significatif. Vous voulez que le représentant du service client voie votre e-mail en premier afin que vous obteniez une réponse plus rapide. Gardez le sujet court, assurez-vous qu`il résume brièvement votre e-mail et que l`agent se sente obligé d`ouvrir l`e-mail rapidement.
Par exemple: "Carte de garantie de chien mangé - doit être remplacée"
3. Commencez par un message d`accueil. Une fois que vous avez trouvé un bon sujet, l`étape suivante consiste à saluer le représentant du service client. Ne commencez pas par votre problème tout de suite. Vous saluez d`abord quelqu`un au téléphone, n`est-ce pas? Cela pourrait être quelque chose de très simple comme "Meilleur service client".
4. Respectez les méthodes d`écriture standard. Obtenez le respect de l`employé en utilisant des méthodes d`écriture standard. Ne tapez pas tout en majuscules et n`utilisez pas de polices extra larges ou épaisses. Utilisez une ponctuation, une orthographe et une majuscule normales. Ensuite, votre e-mail sera pris au sérieux.
5. Écrivez sur un ton poli. Écrivez poliment, même si vous déposez une plainte ou souhaitez exprimer votre frustration. Vous serez alors davantage valorisé en tant que client et vous serez probablement traité avec plus de courtoisie.
6. Dis qui tu es. Se présenter après le salut. Écrivez votre nom et expliquez quel type de client vous êtes, et si vous êtes un nouveau client ou un client fidèle. Dans les deux cas, l`employé préférerait vous garder comme client. Mentionnez également votre situation géographique si cela est pertinent.
sept. Être spécifique. Utilisez un langage spécifique dans votre e-mail. Évitez les termes génériques comme "mon produit". Au lieu de cela, décrivez en détail ce qu`est le produit ou le service et pourquoi vous l`envoyez par e-mail. Décrivez tous les événements pertinents afin que l`employé sache exactement quel est le problème. Si vous mettez ces informations dans le premier email tout de suite, vous évitez un long échange d`emails.
8. Posez des questions claires. Soyez clair dans votre email. Ne te retourne pas. Une fois que vous avez salué l`employé et que vous vous êtes présenté, commencez un nouveau paragraphe expliquant ce qui se passe, dans la même langue spécifique que celle mentionnée à l`étape précédente.
Demandez immédiatement l`indemnisation que vous souhaitez. Peut-être n`oses-tu pas demander, mais mets ta timidité de côté dans ton mail. Si vous voulez quelque chose en échange d`un produit défectueux, dites-le simplement.
9. Écrivez de courts paragraphes. Assurez-vous que vos paragraphes sont courts. Un paragraphe d`une, deux ou trois phrases maximum est plus facile à lire. L`employé peut donc scanner l`email plus rapidement pour voir s`il est prioritaire, et si vous avez écrit un gros bloc de texte, votre message peut être placé en bas de la pile car il/elle ne comprend pas tout de suite ce que vous voulez dire.
dix. Fermer avec une simple signature. Terminez l`e-mail par une phrase de clôture résumant votre demande ou votre compliment, suivie d`un message d`accueil. Vous pouvez terminer par "Cordialement", mais vous pouvez aussi simplement mettre votre nom ou votre signature électronique tout de suite. Vous pouvez également montrer que vous souhaitez une réponse rapide en disant : "En attente de votre réponse", Ou quelque chose à cet effet.
Une signature électronique est un court bloc de texte qui contient votre nom, votre profession et vos coordonnées. Vous pouvez créer une signature e-mail dans les paramètres de votre compte e-mail, afin qu`elle apparaisse toujours automatiquement sous un nouveau message.
11. Ne pas encore envoyer de pièces jointes. Ne pas encore envoyer de pièces jointes avec un premier message. De nombreux sites Web ont des filtres anti-spam qui récupèrent les e-mails avec pièces jointes, mettant votre message à la corbeille avant qu`il ne soit lu.
12. Relisez votre message avant de l`envoyer. Lorsque votre e-mail est prêt, n`appuyez pas trop fort "expédier". Vous devez d`abord relire l`e-mail pour vous assurer qu`il n`y a pas de fautes de frappe ou d`orthographe qui nuisent à votre message. Même si vous avez écrit l`e-mail sur votre smartphone, le message automatique est "Envoyé de mon iPhone" aucune excuse pour faire des fautes d`orthographe ou des fautes de grammaire.
13. Envoyer un rappel. Si vous n`avez pas reçu de réponse à votre e-mail après quelques jours, il est possible que votre message se soit retrouvé dans la boîte des spams, ou se soit retrouvé en bas de la pile. Écrivez un e-mail mentionnant l`e-mail précédent, et demandez s`il a été bien reçu.
Partie 3 sur 3: Rester poli
1. Assurez-vous d`avoir une bonne grammaire et orthographe. Vous ne le réalisez peut-être pas, mais une bonne grammaire et une bonne orthographe font partie d`un ton poli. Si vous faites de votre mieux pour communiquer clairement, vous montrez du respect à l`autre partie et montrez que vous êtes généralement une personne polie.
2. Montrez que vous êtes intelligent. Ne soyez pas prétentieux, mais montrez votre intelligence en affichant un vocabulaire étendu. En consultant le site Web de l`entreprise et en vous renseignant sur leurs politiques, vous pouvez montrer que vous avez tout lu attentivement mais que vous n`avez toujours pas trouvé de réponse à votre question.
3. ne plaisante pas. Les commentaires intelligents et les blagues ont leur place, et ce n`est pas dans un e-mail qu`il faut le prendre au sérieux, du moins pas dans la première correspondance. Ce genre de langage peut être perçu comme inapproprié, et vous voulez éviter cela lorsque vous traitez avec une entreprise.
Une fois que vous avez envoyé un tas d`e-mails avec un représentant du service client, les blagues sont plus susceptibles d`être acceptées et comprises.
4. Ne vous exprimez pas de manière agressive. Bien que vous puissiez être frustré par la façon dont un produit ou un service a été traité, le mettre dans un e-mail en colère ne vous mènera nulle part. Si vous discutez de votre problème avec respect et courtoisie, vous obtiendrez ce que vous voulez plus tôt.
Rappelez-vous qu`il est difficile de mettre des mots sur vos émotions. Si vous êtes contrarié par un problème et que vous souhaitez une solution immédiate, vous feriez mieux d`appeler.
5. Nommez votre loyauté et votre gratitude. Si vous écrivez dans votre e-mail à quel point vous avez toujours été fidèle à l`entreprise, l`employé appréciera votre message et répondra plus rapidement.
Mises en garde
N`incluez jamais de noms d`utilisateur, de mots de passe ou d`informations de paiement (numéros de carte de crédit ou de compte) dans un e-mail adressé au service client.
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