Instructions gratuites étape par étape 
Si votre entreprise utilise du papier à en-tête pré-imprimé, vous pouvez le choisir pour ne plus avoir à taper le nom et l`adresse de l`entreprise. Lorsque vous saisissez l`adresse, alignez-la en haut, à droite ou à gauche, selon votre préférence ou celle de l`entreprise pour laquelle vous travaillez. 
Usage "Madame, Monsieur" (à qui de droit) seul si vous ne savez pas exactement à qui adresser la lettre. Si vous ne connaissez pas très bien le destinataire, "Cher Monsieur / Madame" (Cher Monsieur/Madame) un choix sûr. Vous pouvez également utiliser le titre et le nom du destinataire dans la salutation, par exemple : "Cher Dr. Forgeron" (Cher Dr. Forgeron). Si vous connaissez mieux le destinataire et que vous êtes dans une relation plus décontractée, vous pouvez utiliser son prénom dans la salutation, par exemple : "chère Susan" (Chère Susan). Si vous n`êtes pas sûr si le destinataire est un homme ou une femme, il est préférable d`utiliser son nom complet, par exemple : "Cher Kris Smith" (Cher Kris Smith). Utilisez une virgule après la salutation et un deux-points après « À qui de droit." 
Si vous connaissez bien le destinataire, vous pouvez ajouter une ou plusieurs phrases amicales pour lui souhaiter bonne chance. Utilisez votre intuition pour déterminer la quantité d`informations personnelles à donner. Un peu d`humour peut parfois aider dans un contexte commercial, mais soyez toujours très prudent lorsque vous faites des blagues. Habituellement, avec une lettre commerciale, vous voulez persuader le lecteur de faire quelque chose : changer d`avis, résoudre un problème, payer ou agir. Fournissez des arguments clairs pour cela. 
Si vous pensez que votre écriture n`est pas si nette et ne correspond pas à votre personnalité professionnelle, tapez l`adresse sur votre ordinateur et imprimez-la directement sur l`enveloppe.
Ecrire une lettre commerciale
Teneur
Comment rédiger une bonne lettre commerciale en anglais? Dans les lettres commerciales, on utilise généralement un format standard qui n`est pas difficile à apprendre et que vous pouvez adapter au contenu de votre lettre. Les parties que vous devez toujours inclure dans une lettre commerciale sont la date : des informations concernant l`auteur de la lettre et le destinataire, et quelques paragraphes de base. Suivez les étapes ci-dessous pour rédiger votre lettre et ajustez la lettre si nécessaire aux règles applicables au sein de votre entreprise.
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Méthode 1 sur 4: Comment commencer votre lettre?
1. Utiliser le bon format. Indépendamment du contenu de votre lettre, certaines règles standard s`appliquent à un aménagement d`entreprise. Dans une lettre commerciale, vous devez utiliser une police communément acceptée telle que Arial ou Times New Roman. Organisez les paragraphes en blocs - par exemple, au début d`un nouveau paragraphe, appuyez deux fois "Entrer" et ne saute pas dedans.
- Si vous souhaitez imprimer la lettre pour l`envoyer, utilisez si possible le papier à en-tête de l`entreprise. Non seulement le logo et l`adresse de l`entreprise y figurent immédiatement ; votre lettre fait également une impression plus professionnelle.
- Vous devez également préparer une lettre commerciale que vous envoyez par e-mail selon un format standard. N`utilisez pas de polices étranges dans un e-mail professionnel et n`utilisez que les couleurs noir et blanc.
2. Incluez toujours les détails de l`entreprise dans votre lettre. Mettez le nom et l`adresse de l`entreprise en haut et commencez chaque partie de l`adresse sur une nouvelle ligne. Si vous êtes indépendant ou travaillez en indépendant, saisissez votre propre nom à la place ou juste au-dessus du nom de l`entreprise.
3. puis notez la date. La façon la plus professionnelle de le faire est d`écrire la date complètement, donc par exemple "1 avr. 2012" (dans une lettre commerciale en anglais : "1er avril 2012" ou "1er avril 2012"). Tapez la date alignée à gauche, quelques lignes en dessous de l`adresse de l`expéditeur.
4. Détails du destinataire. Entrez le nom complet du destinataire, son titre (le cas échéant) et le nom et l`adresse de l`entreprise (dans cet ordre). Commencer chaque section sur une nouvelle ligne. Ajouter une fonctionnalité si nécessaire. Alignez les coordonnées du destinataire à gauche, quelques lignes en dessous de la date.
5. Choisissez la bonne salutation. La salutation est un moyen important de montrer du respect, et la salutation que vous choisirez dépendra de votre connaissance ou non de la personne à qui la lettre est adressée, de votre connaissance de cette personne et du degré de formalité de votre relation. Pour une lettre commerciale en anglais, vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Méthode 2 sur 4: Le cœur de la lettre
1. Choisissez le bon ton. Le temps c`est de l`argent comme on dit, et cela vaut certainement pour les hommes d`affaires. Par conséquent, écrivez votre lettre sur un ton concis et professionnel. Assurez-vous que votre lettre se lit bien en allant droit au but et en gardant les remarques introductives courtes dans le premier paragraphe. Par exemple, vous pouvez toujours commencer par "Je vous écris par la présente concernant..." et partir de là.
- Épargnez-vous les tracas d`écrire des transitions fleuries, des mots fantaisistes ou des phrases longues et tortueuses - essayez d`obtenir ce que vous voulez dire de la manière la plus fluide et la plus claire possible.
- Pour rendre votre lettre encore plus concise, il vaut mieux éviter les constructions passives. Laissez votre opinion de côté et limitez-vous aux faits.
2. Écrivez de façon claire et concise. Dites au lecteur exactement ce que vous voulez dire. Il ou elle ne répondra rapidement que si votre intention est claire et claire. Certes, si vous voulez obtenir un certain résultat avec votre lettre ou si vous voulez vous assurer que des mesures sont prises, indiquez clairement de quoi il s`agit et expliquez la situation avec le moins de mots possible.
3. Le cas échéant, vous pouvez utiliser un ton un peu plus lâche. Les lettres sont écrites par des gens pour des gens. Par conséquent, évitez autant que possible les formulations standard - Vous ne pouvez pas établir une relation avec quelqu`un avec des lettres toutes faites et impersonnelles. Mais n`utilisez pas un langage trop informel ou un argot comme "vous savez" (vous savez),"je veux dire" (Je veux dire), ou des contractions comme "voulez" (Parce que). Gardez un ton professionnel, mais soyez amical et serviable en même temps.
4. Soyez toujours poli. Même déposer une plainte ou soulever un problème peut être fait de manière polie. Montrez que vous êtes indulgent et serviable en faisant preuve d`empathie avec la situation du destinataire et en proposant de faire tout ce qui est en votre pouvoir.
5. Terminer la lettre. Résumez vos points dans le dernier paragraphe et expliquez votre plan d`action ou ce que vous attendez du destinataire. Dites toujours qu`il ou elle peut vous contacter s`il y a des questions ou des préoccupations et merci pour l`attention qu`il ou elle a accordée à la lettre/au sujet en question.
Méthode 3 sur 4: La fermeture de la lettre
1. Choisissez une serrure. Tout comme la salutation, vous pouvez utiliser le cadenas pour faire preuve de respect et de formalité. De "Met vriendelijke groeten" ou "Cordialement" (sincèrement) vous avez généralement toujours raison en anglais, mais vous pouvez aussi penser à "Cordialement," "avec respect," "Salutations" et "Votre sincèrement." Les phrases de clôture un peu moins formelles mais toujours professionnelles en anglais incluent "Tout le meilleur", "Meilleurs voeux," "Meilleurs voeux," et "Je vous remercie." Utilisez une virgule après la phrase de fermeture.
2. Signez la lettre. Laissez environ quatre lignes ouvertes pour votre signature. Signez la lettre après l`avoir imprimée ou, si vous l`envoyez par e-mail, scannez votre signature et collez l`image au bas de votre lettre. Il est préférable d`utiliser de l`encre bleue ou noire pour cela.
3. Tapez votre nom et vos coordonnées en bas. Tapez votre nom, numéro de téléphone, adresse e-mail et autres coordonnées sous votre signature. Commencer chacune des données sur une nouvelle ligne.
4. Si nécessaire, ajoutez le "Pièces jointes" s`il te plaît. Si vous avez joint des documents supplémentaires pour l`information du destinataire, merci d`indiquer le nombre et le type de pièces jointes quelques lignes en dessous de vos coordonnées, par exemple : "Annexes (2) : Curriculum Vitae, brochure."
Méthode 4 sur 4: Terminer la lettre
1. Vérifiez la lettre. La façon dont vous vous présentez est essentielle si vous voulez faire bonne impression. Assurez-vous que le destinataire peut voir rapidement que vous avez les bonnes capacités et que vous avez le contrôle en révisant votre lettre et en corrigeant les erreurs. Utilisez le correcteur orthographique mais lisez également attentivement votre lettre avant de l`envoyer.
- Demandez-vous si votre lettre est claire et concise. La lettre contient-elle des paragraphes de plus de 3 ou 4 phrases? Si oui, voyez si vous pouvez le raccourcir d`une manière ou d`une autre.
- Si la lettre est très importante, vous pouvez demander à un ami ou un collègue de la lire pour vous. Deux voient plus d`un et parfois une paire d`yeux supplémentaire peut vous aider à repérer des erreurs ou des formulations étranges que vous n`aviez pas vues vous-même.
2. Envoyer la lettre. Envoyez l`e-mail ou postez la lettre dans une enveloppe commerciale (si possible, utilisez une enveloppe avec le logo de l`entreprise dessus). Écrivez soigneusement votre propre adresse et l`adresse du destinataire dessus. Pliez la lettre en trois pour que le destinataire voie d`abord la partie supérieure puis la partie inférieure. Prévoyez un affranchissement suffisant et postez la lettre.
Des astuces
- Utilisez un bon stylo pour signer la lettre.
- Mettez toujours l`accent sur le côté positif des choses. Mentionnez ce que vous pouvez faire au lieu de ce que vous ne pouvez pas faire. Par exemple, si un produit est en rupture de stock, ne dites pas au client que vous ne pouvez pas livrer la commande ; dites plutôt que le produit a été très demandé et qu`il est épuisé. Ensuite, vous informez le client quand vous pouvez livrer la commande.
- être ponctuel. Si vous ne pouvez pas envoyer une réponse complète dans la semaine, informez le destinataire et indiquez également quand il peut s`attendre à une réponse complète.
- Lorsqu`on écrit une lettre compliquée, il est souvent bon de préparer d`abord un brouillon.
- Écrivez les sujets que vous souhaitez aborder dans votre lettre. L`ordre n`a pas d`importance.
- Pour chaque sujet, faites une liste de mots-clés, d`exemples, d`arguments et de faits.
- Vérifiez que tous les sujets de votre brouillon sont pertinents pour votre objectif et votre public.
- Supprimer tout ce qui n`est pas pertinent.
- Mettre les informations dans l`ordre le plus pratique pour le lecteur.
Mises en garde
- Assurez-vous que le ton de votre lettre n`est ni trop brusque ni trop envahissant - rappelez-vous qu`avec une lettre commerciale, vous essayez de construire ou d`améliorer une relation professionnelle.
- Attention à la flatterie. Vous pouvez faire un compliment sincère, mais si vous en faites trop, cela signifie que vous dépendez des compliments et de la flatterie pour faire votre travail au lieu d`utiliser vos qualités professionnelles.
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