Instructions gratuites étape par étape 
Créez un nouveau document et définissez les marges du document à 2,5 cm. Utilisez une police serif comme Times New Roman, Georgia ou Ariel. Assurez-vous d`utiliser une taille de police non supérieure à 12, mais également non inférieure à 10. La lettre ne devrait pas être difficile à lire à cause de la mauvaise police ou de la mauvaise taille. Assurez-vous d`utiliser un interligne simple. 
La date du jour ou la date à laquelle vous envoyez la lettre. La date est importante car elle peut être utilisée pour vos dossiers et ceux du destinataire. Il peut également être utilisé légalement. Alors assurez-vous que la date est bonne. L`adresse de l`expéditeur. Ceci est votre adresse, formatée dans un format d`adresse standard. Si votre adresse est déjà dans l`en-tête, vous pouvez sauter cette étape. L`adresse du destinataire. Il s`agit du nom et de l`adresse de la personne à qui vous écrivez la lettre. L`utilisation de M/Mme est facultative. Ainsi, par exemple, si vous écrivez à Nina de Vries, vous pouvez omettre la partie Madame. Le préambule. Cela peut être « Chère Mme de Vries » ou « Chère Nina de Vries ». Si vous ne savez pas qui lira la lettre, veuillez utiliser « Cher Monsieur ou Madame ». Vous pouvez également utiliser `L.s.`, mais seulement en dernier recours si vous n`avez aucune idée de qui lira votre lettre. La partie médiane de la lettre. Nous nous concentrerons sur cela plus loin dans cet article. La clôture de la lettre, avec signature. Cela peut être "Sincèrement" ou "Sincèrement". 
Commencez par « je » si vous souhaitez exprimer votre opinion en tant que propriétaire d`entreprise. Utilisez « Nous » lorsque vous écrivez au nom d`une entreprise ou d`une organisation. Concentrez-vous sur une déclaration directe telle que : « Avec cette lettre, nous aimerions vous informer » ou « Avec cette lettre, nous aimerions vous demander ». Vous pouvez également utiliser une déclaration « I » lorsque vous écrivez la lettre en tant que propriétaire d`entreprise. Tels que : « Je vous contacte à cause de » ou « J`ai récemment entendu cela… et j`aimerais en savoir plus sur… » Par exemple, si vous (en tant que propriétaire d`entreprise) écrivez une lettre à Nina de Vries au sujet d`une facture impayée du mois dernier, vous pouvez commencer par : "Je vous contacte via cette lettre en raison d`un solde impayé de mars 2015 sur votre compte .` Ou, si vous êtes un employé de l`entreprise répondant à une plainte d`un client concernant le programme spatial de l`entreprise, vous pouvez commencer la lettre par : « Nous avons reçu votre plainte concernant notre programme spatial vers Mars. ».` Peut-être que vous écrivez la lettre pour informer un client qu`il a gagné un concours ou une place dans un cours. Commencez par une phrase telle que : « J`ai le plaisir de vous informer... » ou « Nous avons le plaisir de vous informer que... » Si vous avez de mauvaises nouvelles à annoncer, commencez par une phrase telle que « Nous sommes désolés de vous informer que... » ou « Après mûre réflexion, j`ai décidé de ne pas... » 
Un exemple de formulaire passif est, par exemple : « Quelles plaintes spécifiques puis-je résoudre pour vous ??Le sujet de la phrase, le client ("vous") est à la fin de la phrase, plutôt qu`au début de la phrase. Un exemple de formulaire actif est, par exemple : « Que puis-je faire pour résoudre vos réclamations ??’ Cette version de la phrase, sous la forme active, est beaucoup plus claire et plus facile à comprendre pour le lecteur. Utiliser la voix passive peut être un bon moyen de faire passer votre message sans prêter attention à une erreur ou à un point discutable. Mais alors seulement utiliser ceci. En général, la voix active est beaucoup plus efficace dans les lettres commerciales. 
Utilisez une phrase telle que : « Suite à ma lettre concernant votre facture impayée » ou « Merci pour votre paiement en mars ». Ou « Il a été très utile d`entendre votre position sur le programme spatial lors de la conférence de mai.` 
Supposons que vous êtes un propriétaire d`entreprise demandant à un client de payer une facture. Utilisez une phrase telle que : « Je vous serais reconnaissant si vous payiez votre facture impayée dès que possible.` Dites que vous écrivez au nom de votre entreprise. Utilisez une phrase telle que : « Nous aimerions prendre rendez-vous pour un entretien personnel entre vous et notre responsable des ressources humaines ». Vous pouvez également proposer de répondre à toutes les questions ou préoccupations de vos lecteurs. Utilisez une phrase telle que : "Je serais ravi de répondre à toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir au sujet de votre compte".` Ou, `Voulez-vous que nous vous donnions plus de détails sur le programme ??` 
Ajoutez une phrase où vous vous adressez au destinataire à l`avenir. "Au plaisir de vous voir à la réunion budgétaire la semaine prochaine.` ou `J`ai hâte d`en discuter davantage avec vous lors de notre visite au siège.` Notez tous les documents que vous souhaitez ajouter à votre lettre. Ajoutez une phrase telle que « Dans les pièces jointes vous trouverez la facture impayée » ou « Vous trouverez en pièce jointe une copie de notre programme spatial.` Terminez la lettre par une phrase de clôture. Veuillez utiliser « sincèrement » pour les clients ou les clients. Utilisez « sincèrement » dans les lettres formelles adressées à des personnes que vous ne connaissez pas. N`utilisez que " Cordialement " ou " Cordialement " lorsque vous écrivez à quelqu`un que vous connaissez ou avec qui vous travaillez bien. 
Notez toute utilisation de la voix passive, et essayez d`adapter la phrase à la voix active. Notez les phrases longues, peu claires et compliquées. Dans une lettre commerciale, moins c`est généralement plus, alors raccourcissez la longueur de vos phrases si possible.
Rédaction d'une lettre commerciale aux clients
Teneur
Lorsque vous dirigez une entreprise, vous devez probablement écrire des lettres à vos clients. Vous devrez peut-être leur parler de nouveaux événements ou d`offres spéciales, ou vous devrez peut-être répondre au nom de votre entreprise à un client qui a une plainte. Quelle que soit la raison de votre lettre, utilisez toujours un ton professionnel.
Pas
Partie 1 sur 2: Mise en forme d`une lettre commerciale
1. Utilisez un papier à en-tête professionnel. Une lettre commerciale représente votre entreprise. Il doit donc avoir l`air distinctif et être de haute qualité. Le logo ou la marque de l`entreprise doit également y figurer.
- Vous pouvez créer du papier à en-tête en utilisant les mises en page dans Microsoft Word. Assurez-vous d`utiliser votre logo ou votre marque existant dans l`en-tête.
2. Ouvrir un programme de traitement de texte. Vous devriez toujours créer une lettre commerciale sur un ordinateur.
3. Utiliser la forme du bloc. La forme en bloc est le format le plus couramment utilisé pour les lettres commerciales. C`est aussi le plus facile à travailler. Chaque titre doit être contre la marge de gauche et il y aura un espace après chaque titre. De haut en bas, votre lettre commerciale doit avoir les en-têtes suivants :
Partie 2 sur 2: Rédaction de la lettre commerciale
1. Déterminez qui est votre public cible. Le ton de la lettre doit toujours être professionnel, quel que soit votre public cible. Mais vous devrez peut-être ajuster votre langue ou votre formulation en fonction du destinataire. Si vous écrivez au service des ressources humaines d`une autre entreprise, soyez un peu plus formel dans votre langue. Mais si vous écrivez à un client spécifique, vous pouvez utiliser un langage plus informel ou décontracté.
- Déterminer votre public cible signifie également que vous pouvez être clair envers votre public cible. Évitez d`utiliser une terminologie que votre lecteur ne comprend pas. Par exemple, un client ne connaît probablement pas les abréviations utilisées pour le programme spatial de votre entreprise, alors ne les utilisez pas dans la lettre.
- La règle d`or pour rédiger une bonne lettre commerciale est d`être clair, concis et poli.
2. Indiquez le but de la lettre dans la première phrase. Réfléchissez au but de la lettre. Est-ce pour informer vos clients de votre nouvel emplacement? Est-ce pour rappeler à un client une facture impayée ou un solde impayé? Ou pour répondre à la réclamation d`un client? Avec cet objectif en tête, créez un brouillon pour la première phrase qui permet immédiatement à votre lecteur de savoir de quoi parle la lettre. Ne soyez pas vague sur le but de votre lettre. Soyez direct.
3. Utiliser la voix active au lieu de la voix passive. Dans le langage courant, nous utilisons souvent la forme passive. Mais la voix passive rend ce que vous écrivez ennuyeux et déroutant. La voix active est beaucoup plus efficace dans une lettre commerciale car elle donne un ton plus affirmé.
4. Pointez sur un événement ou une conversation précédente avec le lecteur, le cas échéant. Vous avez peut-être contacté Nina de Vries plus tôt ce mois-ci avec un avertissement concernant sa facture impayée. Ou peut-être qu`un client a exprimé sa frustration face au programme spatial lors d`une conférence le mois dernier. Si vous avez déjà interagi avec le lecteur, reconnaissez ceci. Cela rappelle au lecteur votre précédent contact et rend la lettre commerciale plus urgente et importante.
5. Faire une demande ou offrir de l`aide. Donnez un ton positif au lecteur en faisant une demande polie ou en lui proposant de l`aide sous la forme d`une relation de collaboration.
6. Fermer la lettre. Ajoutez un appel à l`action, pour vous-même et pour le lecteur. Il peut s`agir d`une demande de paiement avant une date précise, ou d`une note sur la prise de rendez-vous formel avec le lecteur.
sept. Relisez la lettre. Toute votre mise en forme méticuleuse et vos mots n`ont servi à rien si la lettre est pleine de fautes d`orthographe!
Des astuces
- Lorsque vous imprimez la lettre, utilisez un A4 vierge. Lorsque vous envoyez la lettre, pliez-la en trois et envoyez-la dans une enveloppe standard.
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