Comment fermer une lettre de réclamation: 8 étapes (avec photos)

Teneur

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- Partie 1 sur 2: Rédaction du paragraphe de clôture
- Partie 2 sur 2: Déterminer quelle salutation est la plus appropriée

Une lettre de plainte est un bon moyen d`exprimer votre mécontentement en tant que client d`une entreprise. Par exemple, vous pouvez rédiger une lettre de réclamation pour attirer l`attention sur un problème avec un produit ou pour déposer une réclamation lorsque l`entreprise a fourni un très mauvais service. Après avoir écrit l`ouverture et le milieu de la lettre, il est également important de donner une bonne fin à la lettre. De cette façon, vous vous assurez que votre lettre est reçue de manière professionnelle et que votre plainte est prise au sérieux. En plus d`un paragraphe de clôture pointu, une salutation formelle et votre nom ne devraient pas manquer.

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Partie 1 sur 2: Rédaction du paragraphe de clôture

Image intitulée Appelez votre représentant du Congrès, étape 5

1. Indiquez que vous attendez avec impatience une réponse. Commencez le dernier paragraphe en indiquant que vous attendez avec impatience une réponse à votre plainte. Cela rappelle au lecteur que vous attendez une réponse à votre lettre de réclamation.

Par exemple, vous pourriez écrire quelque chose comme : "J`attends avec impatience votre réponse à ma lettre" ou "J`espère une réponse rapide à ma réclamation."

Image intitulée Annoncez un livre sur un budget Étape 12

2. Faites-nous savoir que vous êtes un client fidèle. Si vous avez déjà acheté quelque chose auprès de l`entreprise et que vous êtes un client fidèle, veuillez le mentionner dans le dernier paragraphe. Cela souligne l`importance d`une bonne solution car sinon ils pourraient perdre un bon client.

Par exemple, vous pouvez écrire : "En tant que client fidèle j`espère une solution appropriée à mon problème" ou "Je suis un client fidèle de votre entreprise depuis des années et j`espère que vous prendrez ma plainte au sérieux."

3. Indiquez dans quel délai vous attendez une réponse. Mettez un peu de pression sur l`entreprise en indiquant que vous souhaitez une réponse dans un certain délai. Veuillez également indiquer que si vous n`avez pas reçu de réponse dans le délai imparti, vous prendrez des mesures supplémentaires. Par exemple, vous pouvez penser à engager un comité des différends.

Par exemple, vous pouvez écrire : "J`aimerais avoir une réponse à mon message d`ici une semaine. S`il n`y a pas de réponse dans ce délai, je porterai ma réclamation devant la Commission des litiges."

Image intitulée Devenir un dessinateur satirique Étape 15

4. Mentionnez tous les documents joints à la lettre. Si vous envoyez une preuve avec la lettre, telle qu`une facture ou un reçu de votre achat, mentionnez-le à la fin de votre lettre. De cette façon, vous pouvez être sûr que le lecteur n`oublie pas accidentellement les documents. L`ajout d`un tel fardeau de la preuve peut contribuer positivement à ce que vous ayez raison et montre à l`entreprise que votre plainte est bien fondée.

Par exemple, vous pouvez écrire : "Comme preuve de mon achat, j`ai joint une copie de mon reçu d`achat à cette lettre."

Image intitulée Rédiger une proposition de thèse Étape 4

5. Notez vos coordonnées dans la lettre. Terminez le paragraphe en fournissant une adresse, un e-mail ou un numéro de téléphone où l`entreprise peut vous contacter pour une réponse. Écrivez complètement votre numéro de téléphone, y compris l`indicatif régional de votre lieu de résidence. Vous pouvez également fournir votre numéro de téléphone professionnel si vous êtes plus accessible sur ce.

Par exemple, vous pouvez écrire : "Je souhaite recevoir une réponse téléphonique à ma réclamation. Vous pouvez me joindre au numéro de téléphone (020) 123 45 67."

Partie 2 sur 2: Déterminer quelle salutation est la plus appropriée

Image intitulée Do Automatic Writing Step 9

1. Utilisez "Sincèrement" pour une clôture soignée et formelle de votre lettre. Bien que moins formel que « Sincèrement vôtre », cette clôture est la plus courante. Si vous écrivez une lettre commerciale à quelqu`un que vous ne connaissez pas personnellement, comme une entreprise, vous êtes toujours sur la bonne voie avec cette clôture.

Image intitulée Impliquez-vous avec MADD Étape 6

2. Utilisez " Salutations " ou " Cordialement " pour une clôture un peu moins formelle de votre lettre. Ces options sont toujours soignées, mais un peu moins formelles.