Réduire les fichiers Excel

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Des astuces
Mises en garde

Les fichiers Excel ont tendance à grossir rapidement au fur et à mesure que vous travaillez avec eux. Votre feuille de calcul contiendra généralement du texte, mais elle peut également contenir des graphiques et des graphiques colorés qui occupent de nombreux octets. L`envoi de fichiers aussi volumineux par e-mail encrasse votre serveur et leur stockage sur votre disque dur prend de l`espace disponible précieux. Heureusement, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour réduire vos fichiers Excel.

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Méthode 1 sur 6 : Quelques solutions simples à essayer

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 1

1. Vérifiez la disposition des cellules inutilisées. En supprimant toutes les lignes inutilisées au bas du document dans chaque feuille de calcul, vous pouvez réduire considérablement la taille du fichier.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 2

2. Enregistrez le fichier au format Excel sous forme binaire (.xlsb). Organise la feuille de calcul en tant que dossier compressé contenant divers binaires. Le degré de compression possible dépend du contenu de la feuille de calcul. De plus, vous remarquerez peut-être que l`ouverture, la fermeture et l`enregistrement du fichier prennent plus de temps que s`il s`agissait simplement d`un fichier ordinaire (.xls) est enregistré.

Après avoir enregistré le fichier sous .xlsb, sélectionnez toutes les cellules en dehors de la plage de données (généralement en bas et à droite) pour les supprimer.

Sélectionnez les mêmes cellules et supprimez toutes les mises en forme (couleurs, lignes, etc.). Supprimer la mise en forme dans chaque feuille de la feuille de calcul.

Enregistrez la feuille de calcul en tant que fichier xlsx. Découvrez dans quelle mesure ces actions ont réduit la taille du fichier.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 3

3. Enregistrez votre feuille de calcul sous le même fichier et le même type, mais avec un nom de fichier différent. La conversion elle-même peut supprimer l`espace supplémentaire ou l`inefficacité dans le fichier.

Méthode 2 sur 6: Pour les feuilles de calcul avec à la fois des graphiques et une mise en forme

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 4

1. Ouvrir le fichier Excel.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 5

2. Enregistrez le fichier excel au format html.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 6

3. Changer le nom de fichier du document html. Ensuite, enregistrez le nouveau document en tant que fichier xls.

Méthode 3 sur 6 : pour les feuilles de calcul contenant uniquement du texte

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 7

1. Ouvrir le fichier Excel.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 8

2. Enregistrez le fichier excel au format xml.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 9

3. Renommez le fichier xml, puis enregistrez-le à nouveau en tant que fichier xls sous le nouveau nom.

Méthode 4 sur 6 : Utilisation de WinZip

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1. Ouvrez Documents et recherchez le fichier que vous souhaitez compresser. Cliquez sur le nom du fichier et changez l`extension xls en zip.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 11

2. Cliquez sur le fichier et choisissez "Ouvrir avec WinZip." Choisissez ensuite un emplacement pour le contenu extrait.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 12

3. Compressez à nouveau le fichier avec WinZip.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 13

4. Ouvrir des documents. Sélectionnez le fichier et changez l`extension zip en xlsx. Vous devriez maintenant voir une réduction substantielle de la taille du fichier.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 14

5. Alternativement, vous pouvez également accéder au dossier sous-jacent du spreadheat pour mettre en évidence les feuilles de calcul les plus grandes (surdimensionnées). Maintenant, ouvrez à nouveau le fichier Excel d`origine et créez le nombre requis de nouvelles feuilles et ouvrez une feuille de calcul trop grande pour chacune. Sélectionnez les cellules avec des données et copiez-les et collez-les dans une nouvelle feuille de calcul. Supprimez les feuilles de calcul trop volumineuses et enregistrez votre travail.

Méthode 5 sur 6: Savoir ce qui cause le message d`erreur

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 15

1. Après avoir trouvé quelle feuille de calcul est à l`origine du fichier surdimensionné, ENREGISTRER LES FICHIERS COMME nom de fichier.xls, qui identifie la feuille et le problème. Cela signifie que les données ont dépassé une certaine limite dans Excel.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 16

2. Faites une copie du fichier Excel (pour tester), supprimez chaque colonne et continuez à enregistrer la feuille de calcul.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 17

3. Vous remarquerez qu`après avoir supprimé la colonne "défectueuse", le temps nécessaire pour l`enregistrer diminuera, et si vous vérifiez la taille du fichier, il est passé de mégaoctets à kilo-octets.

Méthode 6 sur 6 : Enregistrer sous

Cette méthode fonctionne avec des feuilles de calcul avec des images.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 18

1. Cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 19

2. À côté du bouton Enregistrer, vous trouverez le menu des outils. Cliquez ici.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 20

3. Compresser les images.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 21

4. Compresser à la taille de l`écran ou à la taille d`impression.

Image intitulée Réduire la taille des fichiers Excel Étape 22

5. Sauvegarder. Fini.

Des astuces

Pour enregistrer des fichiers Excel sur Mac, vous pouvez utiliser d`autres logiciels tels que FILEminimizer Office ou Express Zip Mac Compression Software.

Si vous envoyez par courrier électronique un fichier Excel d`un Mac à un ordinateur Windows, assurez-vous d`enregistrer la feuille de calcul Mac en tant que fichier xlsx. De cette façon, vous pouvez être sûr que Windows n`aura aucun problème à ouvrir le fichier et que le fichier ne sera pas reformaté d`une manière étrange lorsqu`il est ouvert sur un PC.

Mises en garde

Sauvegardez toujours votre fichier d`origine avant d`essayer de le compresser. Essayer ces conseils peut vous aider à vous débarrasser de la mise en forme, des graphiques et d`autres composants cruciaux de votre feuille de calcul d`origine.
Si vous avez un fichier Excel avec des macros, l`enregistrer au format HTML ou XML enlèvera votre code. Il est préférable de parcourir manuellement chaque feuille de calcul et de supprimer la mise en forme des cellules inutiles.