Déléguer

1. Mettez votre ego de côté. Un obstacle mental majeur sur le chemin de la délégation est la pensée que si vous voulez bien faire quelque chose, il vaut mieux le faire vous-même. Vous n`êtes pas la seule personne sur terre qui peut le faire de la bonne manière. Tu es peut-être le seul qui peut bien faire à ce moment précis, mais si vous prenez le temps de former quelqu`un, il finira par réussir assez bien. Peut-être que l`autre personne peut le faire encore plus vite ou mieux que vous et ce n`est pas seulement quelque chose à accepter, mais aussi quelque chose à accueillir.

• Pensez de manière logique et réaliste - pouvez-vous faire ce travail vous-même? Vous devrez travailler vous-même à mort pour pouvoir combiner ce travail avec vos responsabilités normales? Si c`est le cas, vous feriez mieux de vous assurer de déléguer une partie de votre travail. Il n`y a pas besoin d`avoir honte ou de ne pas avoir l`impression que vous n`êtes pas assez bon - en fait, vous faites votre travail plus efficacement lorsque vous demandez de l`aide lorsque vous en avez besoin.

2. N`attendez pas que les gens se portent volontaires. Si vous avez du mal à déléguer des tâches, vous souffrez peut-être d`un léger syndrome du martyr - cela peut devenir trop dur pour vous, et vous vous demandez souvent pourquoi les gens ne proposent même jamais de vous aider. Soyez honnête avec vous-même - quand ils le font, ne refusez-vous pas leur aide, plus ou moins automatiquement ou par politesse, la plupart du temps? Je me demande pourquoi ils n`ont pas poussé un peu plus? Pensez-vous que si vos rôles étaient inversés, vous aideriez probablement les autres sans hésiter ?? Si vous posez ces questions avec "Oui" vous devrez travailler sur votre capacité à contrôler la situation. Prenez-en soin vous-même que vous obtenez l`aide dont vous avez besoin - et n`attendez pas que l`aide vous parvienne, car elle pourrait ne pas venir du tout.

3. Arrêtez de voir une demande d`aide comme quelque chose de négatif. Beaucoup de gens se sentent mal à l`aise d`avoir à demander de l`aide. Vous pouvez vous sentir coupable, ou sentir que vous êtes un fardeau pour les autres, ou en avoir honte parce que vous pensez (pour une raison quelconque) que vous devriez être capable de tout résoudre vous-même.

4. Apprendre à faire confiance aux autres. Si vous avez peur de déléguer parce que vous pensez que personne ne peut faire un travail aussi bien que vous, pensez à deux choses : premièrement, le fait est qu`avec suffisamment de pratique, presque tout le monde peut devenir bon dans quelque chose, et deuxièmement, vous ne sont peut-être pas du tout un talent mondial comme vous pourriez le penser. Lorsque vous déléguez du travail, vous ne vous libérez pas seulement du temps pour vous-même – en même temps, vous donnez à la personne qui vous aide une chance de mettre en pratique une nouvelle compétence ou d`effectuer un nouveau type de travail. Soyez patient – ​​si vous lui donnez suffisamment de temps, votre assistant fera probablement le travail que vous lui avez délégué aussi bien que vous auriez pu le faire. À moins que le travail que vous déléguez ne soit très important, ce ne sera probablement pas un problème si votre assistant apprend à le faire correctement au fil du temps. Si le travail est très important, mieux vaut bien réfléchir avant de le déléguer!

1. Lancez le bal. La première étape est la plus difficile, mais en même temps la plus importante. Vous devriez franchir le pas et demander à quelqu`un de vous aider (ou, si vous êtes le superviseur, dire à quelqu`un qu`il ou elle doit Aider.) Ne vous sentez pas coupable à ce sujet - tant que vous êtes poli, gentil et élégant, il n`y a rien de grossier à demander (ou à demander) à quelqu`un de vous aider. Essayez d`être gentil et compréhensif tout en ne perdant pas de vue le sérieux de votre demande.

• Si vous ne savez pas exactement comment demander à quelqu`un de faire une partie de votre travail à votre place, essayez d`être bref et agréable. Par exemple, dites quelque chose comme : "Hé, je peux te parler une seconde ?? Je me demandais si vous pouviez m`aider à installer cette grosse pile de disques durs que nous venons de recevoir. Je ne peux pas parce que je ne suis pas au bureau aujourd`hui. Pouvez-vous peut-être m`aider?" Ne faites pas pression sur l`assistant, mais assurez-vous qu`il sait que son aide est nécessaire.
• Demandez de l`aide et vous l`obtiendrez (probablement). N`ayez pas peur de déléguer parce que vous pensez que vous passerez pour impoli ou autoritaire. Regardez-le de cette façon : que ressentez-vous lorsque les autres vous demandent de faire quelque chose pour eux? Vous sentez-vous insulté ou traité injustement ?? Ou n`êtes-vous (normalement) que trop disposé à aider? Ce dernier est probablement le cas!

2. Ne prenez pas personnellement un refus. Parfois, les gens ne peuvent vraiment pas vous aider, peu importe à quel point ils le souhaitent - c`est dommage, mais c`est vrai. Cela peut être dû à plusieurs raisons – la plus courante est que la personne qui vous demande de l`aide est déjà très occupée par son propre travail. Ne le prenez pas trop personnellement - juste parce que quelqu`un ne peut pas (ou ne veut pas) vous aider en ce moment, cela ne signifie pas qu`il vous déteste. Habituellement, cela signifie simplement que l`autre personne est soit occupée, soit trop paresseuse pour cela - rien de plus, rien de moins.

3. Déléguer le but ultime, pas la procédure. C`est la clé pour éviter de virer au cauchemar de ce qu`on appelle un micromanager. Établissez des directives claires quant au type de résultat que vous attendez et montrez à l`autre personne comment le faire, mais dites également que l`autre personne peut le faire à sa manière, tant que c`est bien fait et à temps.

4. Soyez prêt à devoir former votre assistant. Dans presque tous les cas, vous devrez réserver un peu de votre temps pour apprendre à la personne qui va vous aider à effectuer la tâche que vous lui avez déléguée, même s`il s`agit d`un travail relativement simple. N`oubliez pas que des processus qui peuvent vous sembler assez simples et directs peuvent ne pas l`être pour quelqu`un qui ne les a jamais traités auparavant. Soyez prêt non seulement à expliquer pas à pas à votre assistant le travail que vous lui avez délégué, mais aussi à répondre patiemment à toutes les questions qu`il est susceptible de vouloir vous poser.

5. Déterminer quels outils sont nécessaires pour accomplir la tâche. Vous pouvez disposer de certains outils nécessaires à l`exécution de la tâche, tandis que la personne à qui vous confiez la tâche peut ne pas y avoir accès. Des éléments tels que des données protégées par mot de passe, des appareils spécialisés et certains autres outils peuvent être nécessaires pour faire le travail, alors assurez-vous que votre assistant a tout ce dont il a besoin pour faire le travail avec succès.

6. Comprenez que votre assistant ne peut pas faire plus d`une chose à la fois. Pendant que votre assistant vous aide, cette personne ne fait pas ses responsabilités habituelles. N`oubliez pas que votre assistant a probablement un emploi du temps chargé, tout comme vous. Posez-vous la question suivante : quel genre de travail va-t-il laisser derrière lui pour faire votre travail? Lorsque vous déléguez une tâche à quelqu`un, assurez-vous de connaître la réponse à cette question.

sept.Être patient. La personne à qui vous déléguez fera des erreurs de toute façon en apprenant à effectuer la nouvelle tâche. Cela fait partie du processus d`apprentissage, alors incluez-le dans votre emploi du temps. Ne déléguez pas une tâche en supposant que votre assistant fera le travail parfaitement à moins qu`il ou elle ait déjà des connaissances et une expérience démontrables dans le domaine concerné. Si le résultat d`un projet n`est pas tout à fait comme vous le souhaitiez parce que votre partenaire n`a pas été en mesure d`accomplir une tâche complètement nouvelle que vous lui avez parfaitement déléguée, alors c`est votre faute, pas la sienne. Assurez-vous que la personne qui vous aide peut compter sur vous afin que le travail délégué puisse devenir une expérience d`apprentissage intéressante pour elle, pas quelque chose à craindre.

8.Préparez-vous à des problèmes prévisibles. Configurez des plans de sauvegarde et soyez prêt à intervenir en cas de problème. Sachez ce qui se passera si un moment important ou une échéance est manquée. Des obstacles et des défis inattendus sont constamment présents, que vous soyez au travail ou à la maison - même la technologie échoue parfois. Assurez-vous que votre assistant peut avoir confiance que si quelque chose d`inattendu se produit, vous le comprendrez et l`aiderez à respecter ce délai - ne rejetez pas tout le blâme sur votre assistant pour le premier problème.

9. Reconnaissez l`aide de votre assistant quand il ou elle le mérite. Déléguer des tâches à quelqu`un d`autre est nécessaire si vous devez assumer de plus en plus de responsabilités. Mais c`est contre-productif si vous déléguez une tâche, laissez votre assistant travailler dur dessus, puis prenez tout le mérite pour vous-même. Reconnaître et louer les efforts que les autres ont faits en votre nom.

dix. Dire: "Merci." Quand quelqu`un fait quelque chose pour vous, il est important de le remercier, de reconnaître l`importance de son aide et de faire savoir à la personne qui vous a aidé qu`il est apprécié. Si vous ne le faites pas, vous ferez une impression ingrate, même si vous n`êtes peut-être pas. Rappelez-vous que les gens ne peuvent pas lire dans vos pensées. La chance que quelqu`un vous aide à nouveau est beaucoup plus élevée s`il se sent apprécié.