Instructions gratuites étape par étape 
Qui lira le rapport? Inclure toute personne de votre public cible qui pourrait raisonnablement utiliser le rapport. Si vous écrivez pour différents types de lecteurs, incluez toutes les informations nécessaires afin que même le lecteur le moins informé puisse les comprendre facilement. Cependant, utilisez des titres pour chaque section afin que les lecteurs avertis puissent sauter les informations qui leur sont superflues. Vous pouvez également inclure des sections pour chaque public afin de répondre à leurs besoins individuels. 
Détails financiers les tables Graphiques Statistiques Enquêtes Questionnaires Conversations avec des experts, des collègues, des clients, etc. 
La durée du projet a-t-elle changé? Quelles tâches avez-vous effectuées depuis le dernier rapport d`avancement? Quelles tâches ferez-vous ensuite ?? Êtes-vous sur la bonne voie pour terminer le projet à temps? Si non, pourquoi? Quels goulots d`étranglement avez-vous rencontrés et comment allez-vous les résoudre? Avez-vous appris quelque chose ce mois-ci? 
Dans la plupart des cas, vous devez commencer le rapport en expliquant les résultats et les conclusions ou recommandations. Expliquez ensuite comment vous en êtes arrivé là et votre raisonnement, le cas échéant. Si vous êtes sur le point de faire une conclusion ou une recommandation controversée, expliquez d`abord le processus et le raisonnement afin que votre public cible puisse comprendre pourquoi vous avez eu cette idée. 
Vous n`êtes pas obligé de résumer le rapport complet. Concentrez-vous uniquement sur les idées principales du rapport, telles que les principales recommandations ou conclusions que vous présentez. Si vous rédigez un rapport d`avancement, vous pouvez sauter cette section. 
Utilisez des titres et des en-têtes pour chaque section afin de rendre le rapport facile à lire. Si vous rédigez un rapport d`avancement, vous n`avez généralement pas besoin d`inclure une table des matières, à moins que votre patron ne le préfère. Cependant, ajoutez des titres et des en-têtes pour chaque section pour faciliter la navigation dans le rapport. 
L`introduction ne doit pas être longue. Soyez direct et précis afin que le lecteur comprenne le contexte et le but sans une longue explication. Écrivez deux à quatre paragraphes pour l`introduction. Dans un rapport d`étape, l`introduction ne doit pas contenir plus d`un ou deux paragraphes. Il doit résumer le projet et ce que vous espérez réaliser. Vous pouvez également indiquer ce que vous avez déjà terminé et ce que vous allez faire ensuite. 
Dans la plupart des cas, cette section contient un paragraphe d`introduction et une liste des conclusions que vous avez tirées. Voici à quoi ressemble une conclusion : `1. Notre population vieillit, ce qui entraîne plus de risques pour la santé de nos clients.` Lorsque vous rédigez un rapport d`étape, vous n`avez aucun résultat ou conclusion à présenter. Au lieu de cela, énumérez vos réalisations ou les tâches accomplies dans la section après votre introduction. Vous pouvez également écrire un court paragraphe de deux à quatre phrases dans cette section. En général, cependant, une liste suffit. Vous pouvez lister : « 200 € levés pour payer la tente du festival », « Contrat avec le plan de fête pour gérer le programme du festival » et « 1 500 résidents interrogés pour recueillir les commentaires du public.` 
Par exemple, vous pourriez écrire : `1. Former tous les employés à effectuer la RCP.` Lorsque vous rédigez un rapport d`avancement, vous énumérez plutôt les tâches ou les objectifs que vous souhaitez atteindre au cours de la période de travail à venir. Par exemple, vous pouvez répertorier « Rechercher des fournisseurs de festivals », « Approuver les conceptions de festivals » et « Commander des affiches promotionnelles ». 
Cela comprend une discussion plus longue de la recherche et des évaluations. Cette section doit être la plus longue du rapport. Si vous rédigez un rapport d`avancement, vous pouvez sauter cette section. Au lieu de cela, incluez une section sur les obstacles que vous avez rencontrés en travaillant sur le projet et comment vous les avez gérés. Vous pourriez écrire : « De nombreux résidents n`ont pas retourné le sondage parce qu`il n`était pas estampillé. À l`avenir, nous inclurons le courrier prépayé dans nos sondages ou donnerons aux résidents la possibilité de remplir leur sondage par voie numérique.` 
Sauf indication contraire, utilisez le Format APA pour les rapports commerciaux. Vous pouvez ignorer cette section si vous préparez un rapport d`avancement. 
Par exemple : `Annexe A`, `Annexe B` et `Annexe C.` Si vous rédigez un rapport d`avancement, vous n`avez pas besoin d`inclure cette section. 
Vous pourriez écrire : « Le projet de planification du festival d`art est en bonne voie et sera achevé dans les délais. Nous avons terminé 90 % de nos activités de pré-planification et nous nous concentrons maintenant sur l`approvisionnement en équipement nécessaire. Le projet n`a pas d`obstacles en suspens, mais nous aborderons tous les futurs obstacles en cours de route.` 
Vous pouvez écrire « Revenu en hausse de 50 % pour le quatrième trimestre » au lieu de « Revenu en hausse de 50 % pour générer d`excellents revenus au quatrième trimestre.` 
Veuillez noter que certains rapports de travail peuvent être assez longs car ils peuvent contenir beaucoup d`informations. Cependant, votre écriture doit toujours être concise. C`est bien d`écrire : "Les ventes ont augmenté au cours du dernier trimestre après que la force de vente a appliqué le démarchage téléphonique" plutôt que : "Nous avons constaté une augmentation exponentielle des revenus au cours du dernier trimestre, car nos vendeurs talentueux et dévoués sont devenus des clients potentiels et ont commencé à appeler pour leur demander acheter plus de produits.` 
Au lieu d`écrire « les employés désengagés ont un moral bas, ce qui fait du bureau une machine sans âme », vous pourriez écrire : « les employés dont les scores de productivité étaient inférieurs à ceux des autres ont déclaré se sentir désengagés ».` 
Gardez votre langagier professionnel tout au long du rapport. 
Si possible, demandez à quelqu`un d`autre de vérifier le rapport pour vous, car il est difficile de repérer vos propres erreurs. Si le temps le permet, vous devez mettre le rapport de côté pendant au moins 24 heures avant de l`examiner.
Rédaction d'un rapport de travail
Teneur
Rédiger un rapport de travail peut être impressionnant, même si cela peut être plus facile que vous ne le pensez. Les rapports de travail sont généralement utilisés pour expliquer l`avancement d`un projet de travail ou pour fournir des conclusions et des recommandations concernant les problèmes liés au lieu de travail. Pour rédiger facilement un rapport de travail efficace, commencez par considérer votre objectif, votre public, la recherche et le message. Ensuite, préparez votre rapport en utilisant un format de rapport commercial standard. Enfin, vous pouvez modifier le rapport pour le rendre effectif.
Pas
Partie 1 sur 3: Planification d`un rapport de travail
1. Déterminer l`objectif et le sujet du rapport. Peut-être que quelqu`un vous a demandé un rapport. L`objectif ou le sujet est susceptible d`être inclus dans la demande. Si vous n`êtes pas sûr de l`objectif ou du sujet, réfléchissez à ce que vous transmettez à votre public. Vous pouvez également demander des éclaircissements à votre patron ou superviseur.
- Par exemple, l`objectif peut être d`analyser un problème commercial, d`expliquer les résultats d`un projet sur lequel vous avez travaillé ou de fournir à votre superviseur un aperçu de l`avancement de votre travail.
2. Déterminer le ton et la langue qui conviennent au groupe cible. Tenez compte de ce que le public cible sait déjà, ainsi que du jargon qu`il comprendra. Lorsque vous rédigez un rapport de travail, vous pouvez souvent utiliser un langage et un jargon plus professionnels que lorsque vous écrivez pour le grand public.
3. Rassemblez vos recherches et documents à l`appui, le cas échéant. Incluez le matériel que vous avez utilisé pour tirer des conclusions ou élaborer des recommandations. Vous vous y référerez lors de la préparation du rapport et vous devrez peut-être l`inclure dans les annexes du rapport. Voici le genre de choses que vous pouvez inclure lors de la préparation du rapport :
4. Voir vos progrès lorsque vous rédigez un rapport d`avancement. Un bon rapport d`avancement donne un aperçu rapide du travail que vous avez effectué, de ce que vous allez faire et si le projet est sur la bonne voie. Il est préférable de le considérer comme une réponse aux questions que les gens se posent sur votre projet. Voici ce qu`il faut inclure dans votre rapport :
5.Faire un tour d`horizon avec les informations que vous devez inclure dans votre rapport. Écrivez vos idées dans un aperçu et utilisez-le comme aide à l`écriture. Pendant que vous faites cela, développez des titres pour votre rapport afin de vous aider à organiser ce qu`il faut dire. L`aperçu n`a pas besoin d`être soigné ou bien développé, car il est uniquement destiné à un usage personnel.
Partie 2 sur 3: Préparation d`un rapport de travail
1. Utiliser une page de garde ou une page de titre. La page de titre doit contenir le nom du rapport, suivi de la date – sur une ligne distincte – à laquelle vous l`avez soumis. Sur une troisième ligne, vous mentionnez les noms de tous les auteurs. Écrivez ensuite le nom de votre organisation sur la quatrième ligne.
- Dans certains cas, vous pouvez également ajouter une lettre de motivation pour expliquer pourquoi vous avez rédigé le rapport, ce qu`il implique et ce que vous pensez devoir faire ensuite. Ceci est plus fréquent avec les rapports qui ont pris beaucoup de temps à préparer ou qui nécessitent des explications supplémentaires avant que le lecteur puisse voir le rapport par lui-même.
- Avec un rapport d`avancement, vous indiquez votre nom, le nom du projet, la date et la période de rapport sur une page de titre. Placez chaque élément sur une ligne distincte. Vous pouvez étiqueter chaque ligne avec « nom », « nom du projet », « date » et « période de rapport », ou vous pouvez simplement répertorier les informations.
- Demandez à votre patron s`il y a des recommandations spécifiques pour la rédaction de votre rapport de travail. Il ou elle est la meilleure source pour préparer votre rapport.
2. Fournir un résumé des informations les plus importantes. Incluez vos conclusions, motivations et recommandations. Cela permet de comprendre les points principaux de votre rapport sans avoir à lire le rapport dans son intégralité. Vous n`êtes pas obligé d`écrire une explication détaillée, mais le lecteur doit être en mesure de comprendre de quoi parle le rapport. Le résumé doit faire une à cinq pages.
3. Intégrer une table des matières avec le contenu du rapport. Indiquez les en-têtes de section dans la table des matières, ainsi que les numéros de page où cette section commence. Permet aux lecteurs de naviguer facilement dans le rapport pour trouver les informations nécessaires.
4.Rédiger une introduction pour donner un aperçu du rapport. Dites au lecteur pourquoi vous avez écrit ce rapport de travail. Résumez le contexte autour du rapport et expliquez votre objectif. Indiquez les questions auxquelles vous allez répondre ou le problème que vous allez résoudre. Indiquer la date limite du rapport et un plan d`action avec son contenu.
5. Expliquez les résultats ou les conclusions que vous présentez. Fournissez un aperçu de base de la recherche ou des évaluations que vous avez effectuées en rapport avec ce projet. Ensuite, discutez et interprétez vos observations et leur lien avec le sujet du rapport.
6. Donnez vos recommandations pour l`avenir. Vos recommandations doivent expliquer ce qui se passera à l`avenir. Expliquez ce que les solutions apporteront et comment elles se rapportent à vos conclusions. Après avoir rédigé votre explication, donnez vos recommandations sous forme de points d`action dans une liste numérotée. Énumérez vos recommandations de la plus importante à la moins importante.
sept. Discutez du processus et du raisonnement qui ont conduit à vos conclusions. Expliquez comment vous avez abordé le sujet, le problème ou le problème. Vérifiez vos observations puis expliquez comment elles mènent à vos recommandations. Séparez la discussion en différentes sections avec des titres qui indiquent au lecteur ce qu`il y a dans cette section.
8. Énumérez toutes les références que vous avez utilisées dans la préparation du rapport. Les références peuvent inclure des articles de magazines, des articles de presse, des interviews, des sondages, des questionnaires, des statistiques et d`autres informations connexes. Citez ces références à la fin du rapport et référez-vous à la page en tant que « Références ».
9. Fournir des pièces jointes à des documents tels que des sondages, des questionnaires ou des courriels. Tous les rapports de travail n`ont pas besoin de pièces jointes. Cependant, vous pouvez les inclure si vous souhaitez fournir aux lecteurs du matériel que vous avez référencé ou si vous souhaitez fournir des informations supplémentaires pour les aider à mieux comprendre le sujet ou vos observations. Étiquetez chaque pièce jointe avec une lettre distincte.
dix. Terminez une courte conclusion avec un résumé de vos observations ou progrès. Vous n`avez peut-être pas besoin de conclure, mais l`écrire peut être un bon résumé de vos efforts. Limitez votre conclusion à trois ou quatre phrases résumant les informations que vous avez présentées dans votre rapport.
Partie 3 sur 3 : Rendre le rapport efficace
1. Utilisez des titres clairs pour aider votre public à naviguer dans le rapport. Créez des titres directs et allez droit au but. Le lecteur doit savoir exactement ce que contient le rapport.
- Les titres pourraient être : Introduction, Tâches terminées, Objectifs pour le prochain trimestre, Obstacles et solutions, et Conclusion.
- Aligner les sections avec les informations du rapport.
- Dans un rapport d`étape, les lecteurs sont susceptibles d`être votre superviseur, l`équipe ou les clients.
2. Utilisez un langage simple et direct pour transmettre vos idées. Un rapport de travail ne doit pas contenir de mots difficiles et de phrases créatives. Vous avez juste besoin de faire passer votre message au lecteur. Exprimez vos idées avec les mots les plus simples possibles et précis.
3. Rédigez de manière concise pour que le rapport soit le plus court possible. Une écriture inutile fait perdre à la fois votre temps et celui des lecteurs. Ne soyez pas superficiel et passez directement aux affaires.
4. Exprimez vos idées dans un langage objectif et non émotionnel. Tenez-vous en aux faits et laissez le lecteur tirer ses propres conclusions sur la base d`une vision objective du sujet. Bien que vous puissiez faire des recommandations pour un problème, n`essayez pas d`évoquer les émotions des lecteurs pour les convaincre. Laisser le lecteur se forger ses propres idées et jugement sur la base d`une vision objective des faits.
5. Évitez d`utiliser l`argot, ainsi que le mot « je » dans la plupart des rapports. Il peut être approprié d`utiliser « je » dans un rapport d`avancement, lorsque vous écrivez à propos d`un projet sur lequel vous travaillez seul. Sinon, n`utilisez pas le mot « je » ou un autre argot dans votre rapport de travail. Cependant, vous pouvez utiliser « vous » lorsque vous ciblez une phrase.
6. Examinez votre rapport pour vous assurer qu`il ne contient aucune erreur. Les fautes de grammaire et d`orthographe minent le professionnalisme de votre rapport de travail. Il est essentiel que vous examiniez le rapport pour vous assurer que vous n`avez pas utilisé de fautes de frappe, de formulation incorrecte ou de mots mal utilisés. Il est préférable de vérifier le rapport au moins deux fois.
Des astuces
- Après avoir rédigé votre premier rapport de travail, vous pouvez l`utiliser comme modèle pour les futurs rapports.
- Vous avez probablement déjà un modèle de rapport de travail sur votre lieu de travail. Vérifiez auprès de votre superviseur si vous pouvez utiliser un modèle pour votre rapport.
- Si possible, basez votre format de rapport sur un rapport de travail existant de votre entreprise ou organisation. Vérifiez les fichiers dans votre bureau ou demandez à un collègue ou à un superviseur une copie d`un rapport existant.
Mises en garde
- Si vous utilisez un rapport existant comme exemple, ne copiez pas le libellé qu`il contient. Ceci est du plagiat et entraînera probablement des conséquences professionnelles.
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