Comment rédiger un brouillon de document : 15 étapes (avec des images)

Teneur

Si vous avez une excellente idée pour un nouveau produit, programme ou service, la rédaction d`un document conceptuel est un moyen d`obtenir un financement pour cela. Les documents conceptuels décrivent l`objectif et les résultats attendus du projet et sont remis aux sponsors potentiels. Pour réussir, vous devez utiliser un langage clair et passionné et qui exprime pourquoi votre projet est important et qui en bénéficiera. Plus important encore, vous devez montrer au sponsor que les objectifs de votre projet correspondent aux types d`initiatives qu`il souhaite soutenir.

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Partie 1 sur 3: Fixer l`objectif

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 1

1. Attirer l`attention du lecteur. Les documents de concept sont destinés à persuader les sponsors, à les convaincre de financer ou de reprendre votre idée. Cela signifie qu`il est crucial de les « attraper » dès le début.

Par exemple, vous pouvez commencer votre article par une statistique accrocheuse liée à votre projet : « Plus de 5 millions de livres de nourriture peuvent être jetées chaque année à cause d`un seul insecte commun : les rats."
Donner à votre projet de document un titre descriptif, tel que « Verrouillez la boîte à rats : contrôle sans cruauté et mains libres des rongeurs », est un autre excellent moyen d`attirer l`attention.

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 2

2. Expliquez pourquoi vous approchez ce sponsor. Après avoir capté l`attention de votre lecteur, l`introduction de votre document conceptuel doit décrire comment vos objectifs et la mission du sponsor se rejoignent. Cela montre au parrain que vous avez fait vos devoirs et que vous avez de sérieuses intentions.

Essayez quelque chose comme : « La Fondation Savco est impliquée depuis longtemps dans le financement de projets qui promeuvent des communautés saines. Nous avons développé la boîte Lock the rat comme un moyen simple et rentable de réduire la morbidité et les coûts d`assainissement dans les municipalités et nous recherchons votre soutien pour ce projet."

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 3

3. Décrivez le problème sur lequel votre projet se concentre. La partie suivante d`un projet de document consacrera quelques phrases ou de courts paragraphes à l`objectif spécifique de votre projet. Décrivez le problème que vous souhaitez résoudre et illustrez comment vous savez qu`il existe.

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 4

4. Donner le contexte du problème pour expliquer pourquoi il est important. Montrez en quoi votre projet est lié à l`actualité, aux questions ou aux problèmes. Les statistiques et autres données numériques peuvent vous aider à vous convaincre de l`importance de votre problème. Certains lecteurs peuvent également être émus par des narrations ou des histoires personnelles, alors pensez à les utiliser aussi.

Par exemple, votre projet de document peut contenir une déclaration telle que : « Les rats sont un ravageur, mais aussi un facteur important de maladies telles que la rage et la peste bubonique. Aux États-Unis, les municipalités dépensent plus de 20 millions de dollars par an pour lutter contre ces problèmes."

Incluez des références pour vérifier les données que vous mentionnez.

Partie 2 sur 3: Expliquer comment fonctionne votre concept

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 5

1. Partagez les bases de votre méthode. Même si vos lecteurs sont convaincus que vous avez identifié un problème important, ils veulent quand même savoir que vous avez une idée de la façon de le résoudre ou de l`enquêter. Passez un peu de temps dans le document décrivant les méthodes que vous utiliserez.

Par exemple, votre projet pourrait impliquer la construction d`un prototype d`appareil pour piéger les rats sans cruauté.
Vos méthodes peuvent également inclure des activités. Par exemple, vous pourriez proposer des programmes de publicité pour éduquer les communautés sur les problèmes de rats, ou envoyer des chercheurs pour étudier l`étendue du problème dans diverses communautés.

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 6

2. Insistez sur ce qui rend vos méthodes uniques. N`oubliez pas que les sponsors peuvent avoir besoin d`examiner plusieurs demandes de financement. Pour assurer le succès du vôtre, expliquez ce qui rend votre projet spécial. Posez-vous la question : « Qu`est-ce que mon projet qui n`a jamais été fait auparavant ??"

Essayez d`utiliser des déclarations telles que : « Alors que les ministères précédents ont expliqué les infestations de rats par le biais d`affiches, de campagnes à la radio et à la télévision, ils n`ont pas encore utilisé les médias sociaux comme moyen de se connecter avec les membres de la communauté. Notre projet saute dans ce trou."

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 7

3. Ajouter une chronologie. On ne peut pas s`attendre à ce qu`un donateur ou une fondation veuille financer un projet sur une durée indéterminée. Une partie de votre projet de document doit expliquer le calendrier suggéré pour l`exécution de votre projet.

Par exemple : « Février 2018 : signer un bail pour un espace de travail. Fin février 2018 : achat de matériel pour le prototype `Lock the rat box`. Mars 2018 : Réaliser les tests exploratoires du prototype."

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 8

4. Donnez des exemples concrets de la façon dont vous évaluerez votre projet. Les sponsors veulent financer des projets susceptibles de réussir, et une partie de votre travail dans le document conceptuel consiste à expliquer comment les résultats de votre projet seront mesurés. Par exemple, si vous développez un produit, ce succès peut être mesuré en unités produites et/ou vendues.

D`autres outils d`évaluation peuvent être des enquêtes pour mesurer la satisfaction des clients, l`implication de la communauté ou d`autres mesures.

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 9

5. Déterminer un budget prévisionnel. Les sponsors seront intéressés par un aperçu général du coût prévu de votre projet. Cela explique le besoin de financement et aide le sponsor à déterminer si la taille du projet est appropriée. Un projet de document est une proposition préliminaire, donc tous les détails ne doivent pas être déterminés, mais fournissent des informations de base sur les coûts qui peuvent inclure des éléments tels que :

Personnel, y compris les assistants

Matériel et fournitures

Voyager

Conseillers dont vous pourriez avoir besoin

Espace (location par exemple)

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 10

6. Terminez par un résumé du projet. Terminez par un court paragraphe à la fin de votre document, réitérant l`objectif de votre projet, votre plan de base et ce dont vous avez besoin. Concentrez-vous sur l`essentiel dont vous voulez que le sponsor se souvienne.

Partie3 sur 3: Réviser la conception

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 11

1. Gardez-le court et soigné. Les brouillons sont généralement des documents courts de 3 à 5 pages avec un double interligne. Les sponsors peuvent avoir de nombreuses demandes de lecture et un projet de document trop long et mal formaté peut être immédiatement rejeté.

Si l`application nécessite un certain format, veuillez suivre exactement les instructions.
Dans d`autres cas, vous devez taper votre document dans une police standard à une taille lisible (12 points c`est bien), numéroter vos pages et utiliser des marges raisonnables (1,5 centimètre tout autour c`est bien).

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 12

2. Vérifiez que la langue de votre projet de document est orientée vers l`action. Les sponsors recherchent des projets bien pensés et réalisables. Ne couvrez pas ou ne faites rien d`autre qui montre que vous n`avez pas une confiance absolue dans votre projet.

Par exemple, évitez les déclarations telles que « Nous pensons que notre produit, Lock the rat box, peut potentiellement aider les municipalités à au moins contrôler les infestations de rats."

Une déclaration plus forte serait : « Verrouiller la boîte à rats limitera et, dans de nombreux cas, éliminera complètement les infestations de rats »."

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 13

3. Utilisez des mots que votre lecteur comprendra. Par exemple, si vous écrivez à une fondation scientifique pour un financement, il peut être approprié d`utiliser une terminologie technique. Cependant, si vous écrivez à une organisation communautaire générale pour financer le même projet, vous devrez probablement affiner le jargon scientifique et expliquer des concepts importants pour que le lecteur moyen comprenne.

Si vous écrivez pour un public général et non expert, demandez à une personne sans rapport avec votre projet de lire votre brouillon et de vous dire s`il y a des parties qu`elle ne comprend pas.

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 14

4. Inclure les coordonnées. Assurez-vous que le parrain sait comment vous joindre par courrier, e-mail et téléphone. Même si vous mettez ces informations ailleurs dans votre demande de projet, c`est une bonne idée de les mettre dans votre projet de document afin que le sponsor n`ait pas à les rechercher.

Image intitulée Rédiger un document conceptuel Étape 15

5. Lisez attentivement votre conception finale. Un projet de document qui serait autrement solide mais qui est criblé d`erreurs, de fautes de frappe et de mise en forme jettera une mauvaise lumière sur votre projet. Montrez aux sponsors que vous êtes prudent, réfléchi et reconnaissant en peaufinant votre design final avant de le remettre.

Demandez à quelqu`un qui n`a jamais lu votre brouillon de réviser votre brouillon final avant de le soumettre. Il a plus de chance de trouver des erreurs.