Comment rédiger une lettre de réponse

Teneur

Une lettre de réponse est une réponse à une lettre posant une question ou demandant des informations. Il s`agit principalement, par exemple, d`annonces commerciales. Pour rédiger une lettre de réponse parfaite, examinez d`abord attentivement la lettre originale et déterminez ce que l`auteur de la lettre attend de vous. Retrouvez ensuite toutes les informations complémentaires dont vous avez besoin pour répondre à la demande. Écrivez une lettre polie et claire qui aborde la question ou le problème de la lettre originale. Gardez le ton amical et informatif pour vous assurer que votre destinataire est satisfait de votre réponse.

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Méthode 1 sur 3: Parcourir la lettre originale

Image intitulée Écrire une lettre de réponse Étape 1

1. Déterminer ce qui a été demandé dans la lettre originale. Une lettre de réponse doit adresser ce que la lettre originale voulait savoir. Lisez attentivement la lettre originale. Découvrez ce dont l`écrivain a besoin et comment fournir les informations nécessaires.

Parfois, il n`est pas si facile de déterminer ce qui est demandé dans une lettre, surtout si la lettre n`est pas clairement écrite. Consultez la lettre pour savoir ce que l`auteur original a besoin de vous.
Si nécessaire, prenez des notes sur la lettre pour déterminer de quoi il s`agit. Écrivez ce que la lettre demande et comment vous pourriez y répondre.

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2. Découvrez quelles informations sont demandées dans la lettre si vous ne les connaissez pas déjà. Si la lettre que vous avez reçue demande des informations, vous ne le savez peut-être pas par cœur. Faites ce que vous pouvez pour savoir comment répondre à la question de l`auteur avant de répondre à la lettre.

Par exemple, la lettre peut poser des questions sur l`état d`une demande. Si vous n`êtes pas impliqué dans le processus d`embauche, veuillez appeler le responsable du recrutement pour vérifier l`état de la candidature avant de répondre.

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3. Transférez la lettre à quelqu`un d`autre si vous n`êtes pas qualifié pour répondre. Parfois, surtout dans les affaires, les gens envoient des lettres à l`adresse générale ou à la personne de contact. Si vous recevez une lettre à laquelle vous savez que quelqu`un d`autre peut mieux répondre, transmettez-la-lui pour qu`il y réponde. Cela garantit que le destinataire reçoit la réponse la plus précise possible.

Si la personne à qui vous avez remis la lettre met un certain temps à répondre, il est recommandé de répondre à l`auteur d`origine que vous avez transmis la lettre à une personne plus qualifiée pour répondre à la lettre. Cela permet à l`auteur de savoir que son message a été reçu et que quelqu`un y travaille.

Méthode 2 sur 3: Formuler la réponse

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1. Adressez la lettre à la personne qui a demandé les renseignements. Toujours ouvrir avec une salutation polie telle que "Cher", suivie du nom de la personne. Saluez la personne directement, plutôt qu`une salutation générique telle que "Au destinataire". Cette dernière est impersonnelle et apparaît comme si la demande était traitée par un ordinateur. Au lieu de cela, il est plus personnel de saluer la personne par son nom et de montrer que le soin a été apporté à la rédaction de cette réponse.

Si vous ne connaissez pas personnellement la personne, veuillez utiliser les titres Monsieur ou Madame suivis du nom de famille de la personne. Si la personne a un certain titre, comme les Drs., alors utilise-le.
Si vous connaissez la personne ou ne savez pas quel est son sexe, utilisez son prénom.
En règle générale, commencez la lettre par le même nom et le même titre que ceux avec lesquels la personne a signé sa lettre. Par exemple : si la lettre est signée « Drs. une. Janssen`, commencez votre réponse par `Chers Drs. une. Janssen`.

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2. Indiquez que vous répondez à la lettre originale. Faites savoir au lecteur dans votre première phrase que vous répondez à sa lettre. Cela indique au lecteur que sa lettre a été reçue et traitée, et quel est le but de votre lettre.

Une ouverture simple comme « Je vous écris en réponse à votre lettre du 13 juin » est parfaite pour une lettre de réponse.

Si vous n`êtes pas la personne d`origine à qui le destinataire a écrit la lettre, veuillez indiquer qui vous a envoyé la lettre. Par exemple, écrivez : "Notre représentante du service client, Michelle Harris, m`a transmis votre lettre.`

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3. Répondez à la question de la personne aussi directement que possible. Aller au cœur de la lettre après l`ouverture. Répondez à chaque question ou préoccupation dans la lettre originale de la personne aussi complètement que possible. Assurez-vous de toucher chaque point pour que la personne soit satisfaite de votre réponse.

Indiquez ce que la lettre originale demandait, puis répondez à la question. Par exemple : « Dans votre lettre, vous avez demandé qui est la personne de contact pour les questions des médias. Cette personne est Janet Walters. Son adresse e-mail et son numéro de téléphone sont les suivants.`

Pour les questions plus longues, utilisez une liste numérotée pour répondre à chaque question. Ceci est plus facile à lire et montre que chaque question a été couverte.

Soyez audacieux, mais soyez bref. Quelques phrases par question devraient suffire pour répondre à la question initiale de la personne.

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4. Veuillez indiquer clairement si vous ne pouvez pas accéder à la demande de la personne. Parfois, vous ne pouvez pas répondre à la demande d`une personne. Soyez direct à ce sujet. N`utilisez pas de réponse interminable pour adoucir le coup. Le destinataire appréciera une réponse claire et directe à sa question. N`oubliez pas d`être toujours poli et de vous excuser en faisant cela afin de ne pas offenser le destinataire.

Utilisez toujours un ton compréhensif lorsque vous refusez une demande, mais donnez également une réponse ferme. Par exemple, dites : « Malheureusement, je ne peux pas répondre à cette demande. Nous n`avons pas les informations dont vous avez besoin, et je ne peux pas dire quand nous pourrions les avoir.`

Si vous pouvez répondre à la question avec plus d`informations, demandez une réponse à la personne. Dites quelque chose comme : « J`aimerais répondre à votre question, mais j`ai d`abord besoin d`en savoir plus sur votre situation. Si cela vous convient, veuillez répondre avec la date de votre demande et le nom de la personne que vous avez contactée, je vous répondrai dans les plus brefs délais.`

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5. Remerciez la personne d`avoir écrit. Que vous ayez pu ou non répondre à la demande de la personne, soyez toujours courtois et remerciez la personne pour sa lettre. Cela montre que vous appréciez leur attention et continuez à entretenir une relation positive avec l`auteur de la lettre.

Certaines personnes préfèrent ouvrir leur lettre par un remerciement. Le placement exact n`est pas si important, tant que vous remerciez la personne à un moment donné.

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6. Signez la lettre avec votre nom et votre titre. Fermez la lettre avec une fermeture formelle telle que " Cordialement ", suivie de votre nom. Si vous travaillez pour une entreprise, écrivez votre poste sous votre nom.

Si vous écrivez à la main ou imprimez la lettre, veuillez laisser un espace pour votre signature après avoir imprimé votre nom. Lorsque vous envoyez un e-mail, il suffit de mentionner votre nom.

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sept. Relisez la lettre pour vous assurer que vous avez répondu à la question de la personne. Votre destinataire sera frustré s`il obtient une réponse qui ne répond pas à ses questions. Si vous ne satisfaites pas la personne, cela pourrait rendre un client mécontent, ou créer plus de travail pour vous car vous devrez répondre à une autre question plus tard. Assurez-vous que le destinataire est satisfait en répondant le plus complètement possible à sa question. Vérifiez votre lettre et assurez-vous que tout ce qui est dans la lettre originale est adressé. S`il manque quelque chose, ajoutez-le avant d`envoyer la lettre.

Il est également sage de faire lire la lettre par un ami ou un collègue. Ils peuvent essayer de se mettre à la place du destinataire et indiquer s`ils seraient satisfaits de la réponse.

Méthode 3 sur 3: Utiliser un ton professionnel

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1. Utilisez le typeformat d`une lettre commerciale. Considérez toutes les lettres de réponse comme une communication commerciale formelle. Ecrire de manière professionnelle et selon une lettre commerciale normale, pour donner le bon ton.

En haut à gauche, écrivez votre nom, titre, entreprise (le cas échéant) et adresse. Ci-dessous vous écrivez la date. Enfin, écrivez le nom complet et l`adresse de la personne à qui vous répondez.
Pour les lettres dactylographiées, utilisez des marges de 2,5 cm sur le pourtour. Conservez un interligne simple dans le texte et deux interlignes entre les paragraphes.
Lors de la saisie de la lettre, utilisez une police de 12 points et un paramètre de texte par défaut. Si vous écrivez la lettre à la main, assurez-vous d`écrire lisiblement.

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2. Faire en sorte que le destinataire se sente satisfait de sa demande. Ceci est particulièrement important si vous dirigez une entreprise ou un service. Les gens devraient toujours sentir que vous appréciez leur temps et leurs pensées. Remerciez-les pour leur demande et utilisez toujours un ton chaleureux et cordial lorsque vous écrivez.

Un simple « Merci d`avoir écrit, nous apprécions avoir de vos nouvelles » peut faire une grande différence dans le ton de votre lettre. Faites des phrases comme celle-ci une habitude dans vos lettres.

Ne donnez jamais l`impression que vous êtes ennuyé par la personne que vous écrivez. Il vaut mieux exagérer avec gentillesse que de faire croire à quelqu`un que vous êtes en colère ou irrité.

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3. Gardez la lettre courte afin que votre destinataire puisse la lire rapidement. Respectez l`heure de votre destinataire. Ne vous attendez pas à ce qu`ils lisent une lettre de trois pages alors qu`un paragraphe peut très bien répondre à la question. Veuillez répondre le mieux possible à la préoccupation dans la lettre originale, puis envoyez la lettre. N`ajoutez pas de passages supplémentaires qui n`ont pas besoin d`être dans la lettre.

Ceci est particulièrement important si vous dirigez une entreprise ou si vous répondez à une demande de service client. Votre client peut devenir frustré s`il doit passer du temps à lire une longue lettre qui aurait pu être deux fois moins longue.

Bien sûr, ne soyez pas si bref que vous n`avez pas répondu à la question de la personne. Si quelque chose a besoin de beaucoup d`explications, donnez-lui. Mais ne soyez pas long sur le fond et ne donnez pas plus d`informations que nécessaire.

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4. Écrivez clairement pour que le destinataire comprenne votre réponse. N`utilisez pas de phrases longues ou de termes compliqués. Écrivez dans un langage simple et direct qui ne confondra pas votre lecteur. Les phrases plus courtes sont les meilleures à cette fin.

Une bonne règle de base est d`imaginer votre lecteur en train de lire la lettre rapidement. Sera-t-il alors en mesure de voir tous les points importants que vous avez soulevés? Sinon, améliorez votre langage et rendez-le plus clair.

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5. Évitez le jargon et les termes techniques que le lecteur pourrait ne pas comprendre. Cela a à voir avec l`écriture claire. Sauf si vous êtes sûr que la personne à qui vous écrivez est un professionnel qui comprendra les termes techniques, omettez-les de votre lettre. Remplacez les termes techniques par des mots alternatifs qu`un non-spécialiste peut comprendre.

Modifiez votre lettre en vous demandant : « Est-ce que quelqu`un qui ne fait pas mon travail saura de quoi je parle ? »?` Sinon, changez votre langue pour que les gens ordinaires puissent comprendre. C`est un bon moyen de supprimer le jargon de votre écriture.

Image intitulée Écrire une lettre de réponse Étape 16

6. Relisez votre lettre. Les fautes de frappe et autres erreurs rendent votre écriture non professionnelle. Lisez toujours votre lettre et corrigez tout problème d`orthographe, de grammaire, de structure et de flux de texte. Quelques minutes de travail supplémentaire peuvent rendre votre lettre beaucoup plus professionnelle.

Ne vous fiez pas uniquement à la vérification orthographique pour trouver vos erreurs. Ces programmes ne détectent généralement pas les erreurs de grammaire. Lisez la lettre mot à mot pour trouver vos erreurs.

S`il s`agit d`une lettre importante, par exemple adressée à un partenaire commercial, demandez à quelqu`un d`autre de la lire également. Un regard neuf peut repérer les erreurs que vous avez négligées.