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Teneur

La façon dont vous réagissez à quelqu`un peut affecter la façon dont lui et les autres vous regardent. Heureusement, vous pouvez apprendre comment et quand réagir pour vous améliorer. Lorsque vous parlez à quelqu`un en personne, il est important que vous prêtiez attention à lui et permettez à la personne d`exprimer ses pensées avant de donner une réponse éclairée. Dans une conversation par SMS, vous devez suivre certaines règles tacites pour communiquer avec succès. L`e-mail est un moyen plus formel de communiquer avec l`étiquette professionnelle que vous devez suivre afin de transmettre des informations efficacement et de répondre de manière appropriée.

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Méthode 1 sur 3: Répondre aux messages texte

1. Utilisez un langage simple lorsque vous envoyez des SMS. Les e-mails, les lettres et même les conversations en face à face peuvent prendre une structure beaucoup plus formelle. En raison de la nature courte et limitée des messages texte, un langage plus détendue est souvent plus approprié et donne à la conversation une touche plus personnelle.

Par exemple, vous pouvez utiliser « t » au lieu de « it » pour économiser de l`espace, saisir un message plus rapidement et transmettre un ton détendu.
Les règles de ponctuation sont souvent beaucoup plus souples dans les SMS. Par exemple, le strict respect de l`utilisation des virgules peut donner l`impression que la conversation est artificielle et formelle.
Ne présumez pas toujours qu`une conversation par SMS peut être aussi décontractée, mais si l`autre personne utilise un langage décontracté, vous pouvez répondre de la même manière, pour la mettre à l`aise.

2. Posez des questions ouvertes pour maintenir une conversation. Si vous souhaitez poursuivre la conversation par SMS, poser des questions ouvertes peut aider l`autre personne à en dire plus et à lui demander son opinion sur quelque chose. Poser des questions qui suffisent avec un court oui ou non peut éteindre une conversation.

Par exemple, si vous parlez à quelqu`un d`un sujet commercial, vous pourriez lui demander quelque chose comme : « Que pensez-vous du nouveau projet ??`

Si vous voulez mieux comprendre ce que quelqu`un pense à propos d`un sujet, essayez d`envoyer un texto comme : « Je suis d`accord avec vous, mais pourquoi pensez-vous qu`ils le sont ??`

3. Veuillez ne pas envoyer de réponses courtes ou d`un seul mot. Les SMS doivent être relativement courts, mais des réponses courtes ou abruptes peuvent vous mettre en colère contre l`autre personne. Si vous répondez au message d`une autre personne, donnez-lui une vraie réponse d`au moins une ou deux phrases.

Parfois, il est parfaitement acceptable de répondre par « ok » lorsque cela a du sens dans le contexte. Mais évitez un seul « k » comme réponse car cela peut sembler brusque et grossier.

Astuce: Si vous donnez généralement des réponses courtes, il peut être judicieux de continuer à le faire.

4. Utilisez la ponctuation et les émoticônes pour transmettre un ton. La nature impersonnelle des messages texte permet aux gens d`interpréter un ton ou une émotion à travers des abréviations. Vous pouvez transmettre votre message clairement en incluant des signes de ponctuation et des émoticônes si votre message semble ambigu.

Par exemple, vous pouvez répondre par « J`ai compris, merci. :)` pour que le message ne vous fasse pas sentir en colère ou brusque.

Parfois, un point à la fin d`un mot ou d`une phrase peut vous frustrer. Par exemple, il peut sembler beaucoup plus relaxant de dire « Non, ce ne sera pas le cas » que de dire « Non. Ce n`est pas.`

5. Relisez le message avant de l`envoyer. Avant d`appuyer sur envoyer, prenez un moment pour examiner le message. Vérifiez les fautes de frappe et assurez-vous de transmettre les informations correctement et d`utiliser le bon ton.

Une fois que vous avez envoyé un message, vous ne pouvez pas le reprendre! Il est donc préférable de vérifier votre texte à l`avance.

6. Ne pas envoyer plusieurs messages d`affilée. Plusieurs notifications et une série de messages texte peuvent ennuyer et frustrer le destinataire. Envoyez un commentaire contenant tout ce que vous vouliez dire, au lieu d`envoyer plusieurs messages courts.

Vous pouvez ajouter un autre message si vous avez oublié de mentionner quelque chose ou si vous souhaitez clarifier quelque chose.

Si quelqu`un ne répond pas à deux messages d`affilée, il se peut qu`il ne veuille pas vous parler ou s`éloigner du téléphone. Quoi qu`il en soit, donnez à l`autre le temps et l`espace pour répondre.

sept. Demander à appeler si la conversation devient trop compliquée pour un SMS. Les SMS sont censés être courts et directs. Si un message texte est trop limité pour exprimer adéquatement vos pensées, demandez à la personne de vous appeler afin que vous puissiez élaborer sur le sujet ou en discuter pleinement.

Essayez d`envoyer un texto comme « Ce serait plus facile à expliquer par téléphone ». Appelez-moi quand vous avez le temps, merci!`

Méthode 2 sur 3: Parler à quelqu`un en personne

1. Écoutez attentivement quand quelqu`un vous parle. Lorsque quelqu`un vous parle, établissez un contact visuel avec lui et faites attention à ce qu`il vous dit. Cela montre que vous écoutez et comprenez ce que l`autre personne essaie de dire.

Concentrez-vous entièrement sur l`orateur pour qu`il se sente à l`aise.
Penchez-vous en avant ou demandez à la personne de continuer à parler dans un endroit plus calme si vous avez du mal à entendre ce qui est dit.

2. Faites attention aux indices non verbaux. Le langage corporel peut en dire autant que les mots. Quand quelqu`un vous parle, faites attention à son langage corporel pour avoir une meilleure idée de la façon de répondre.

Par exemple, si quelqu`un continue de regarder autour de lui ou se tortille sur ses pieds, il peut être nerveux ou effrayé. Vous pouvez alors demander si la personne va bien, au lieu de répondre à ce qu`elle dit.

Écoutez aussi comment quelque chose est dit. Si quelqu`un parle fort ou agressivement, alors cette personne peut réagir avec colère ou agressivité à la conversation. Vous devrez peut-être adopter une approche différente lorsque vous répondez pour éviter d`aggraver la situation.

3. Évitez de planifier votre réponse pendant que quelqu`un parle. Si vous êtes tellement excité ou impatient de répondre avant que quelqu`un ait fini de parler, il le remarquera et peut devenir en colère ou ennuyé. Attendez que l`autre personne ait fini de parler et que vous ayez entendu tout ce qu`elle voulait dire avant de commencer à planifier votre réponse.

Il est très impoli d`interrompre quelqu`un avec vos propres pensées pendant qu`il parle.

Astuce: Écoutez quelqu`un parler et notez mentalement les principaux points auxquels vous avez l`intention de répondre, mais continuez à prêter attention au reste de son histoire afin que vous puissiez trouver une réponse intelligente ou fluide.

4. Attendez que l`autre personne ait fini de parler avant de dire quelque chose. Si vous parlez à quelqu`un, laissez-le finir son histoire avant de répondre. De cette façon, vous aurez tous les faits et informations que la personne voulait transmettre, afin que vous puissiez donner une réponse éclairée et réfléchie.

Parfois, les gens ajoutent une information supplémentaire après avoir terminé leur réflexion. Par exemple, ils pourraient dire quelque chose comme « Oh, attends, j`ai oublié de dire quelque chose ». Puis laissez-les finir ce qu`ils voulaient dire.

5. Réfléchissez à votre réaction pour pouvoir la transmettre avec confiance. Avant de répondre, prenez un moment pour réfléchir à toutes les informations qui vous ont été données. Si vous donnez une réponse qui n`est pas réfléchie, cela peut montrer à la personne que vous n`écoutez pas vraiment ce qu`elle a dit.

Prendre un moment pour réfléchir à votre réponse vous permet également de donner une réponse intelligente.

6. Posez des questions si vous avez besoin d`éclaircissements ou de plus d`informations. Si vous ne pouviez pas tout à fait entendre ou comprendre ce que quelqu`un a dit, essayez de ne pas répondre avec une interprétation partielle ou incorrecte. Demandez plutôt ce que l`autre a dit ou veut dire, pour pouvoir donner une vraie réponse.

Si vous n`êtes pas sûr de ce que fait quelqu`un ou si vous voulez lui permettre d`expliquer ce qu`il veut vraiment dire avant de répondre, posez une question ouverte du type : « Qu`entendez-vous par là ? »?`

Il n`est jamais mal de demander à quelqu`un de répéter quelque chose si vous n`avez pas bien compris ce qui a été dit.

sept. Parlez directement et clairement lorsque vous répondez. Après avoir réfléchi à ce qui vous a été dit et à la façon dont vous voulez répondre, parlez clairement et avec assurance. N`utilisez pas un langage vague ou contradictoire pour essayer de paraître plus intelligent ou plus intelligent. Les gens apprécient la sincérité, alors donnez-leur une réponse sincère qui leur montre que vous êtes intéressé et que vous comprenez la personne.

Assurez-vous qu`ils fassent attention afin de ne pas avoir à vous répéter.

Faites attention à savoir si quelqu`un d`autre veut dire quelque chose et donnez-lui l`espace pour le faire.

Demandez également à la personne de répondre à ce que vous avez dit. Ne vous éloignez pas ou ne mettez pas fin à la conversation juste après avoir eu l`occasion de parler.

8. Soyez conscient que quelqu`un n`est pas d`accord avec vous. Même si vous avez réfléchi à ce que vous vouliez dire, il y a toujours la possibilité que quelqu`un ne soit pas d`accord avec vous. C`est bon! Soyez juste prêt à ce que quelqu`un conteste ou dénigre vos propos.

Gardez votre sang-froid et ne perdez pas votre sang-froid si quelqu`un essaie de vous provoquer.

Laisser quelqu`un exprimer ses croyances et ses opinions. N`essayez pas de forcer qui que ce soit à accepter votre opinion.

Méthode 3 sur 3: Répondre par e-mail

1. Répondre à un e-mail sous 48h. Il est important que vous répondiez à un e-mail en temps opportun par courtoisie et professionnalisme. Vous n`êtes pas obligé de répondre immédiatement, mais vous le faites dans les deux jours.

Même si l`e-mail n`a rien à voir avec vous ou a été envoyé de manière incorrecte, il est préférable de répondre à l`expéditeur (hors délai) afin qu`il sache que vous n`êtes pas la bonne personne.

2. Utilisez un message d`accueil professionnel dans une réponse par e-mail. Les e-mails sont souvent plus formels qu`un SMS ou un appel téléphonique. Commencez votre e-mail par un "Bonjour" ou un "Salut" avant le nom de la personne pour ouvrir correctement l`e-mail.

Si la personne à qui vous répondez préfère un message d`accueil particulier ou demande à être appelée par son nom, faites-le. Par exemple, si la personne préfère que vous utilisiez la version abrégée de son nom, comme « Rob » au lieu de « Robert », faites-le.

3. Utilisez les points d`exclamation avec parcimonie. Votre réponse à votre e-mail doit être correcte en termes de grammaire, d`orthographe et de ponctuation. Cependant, abuser du point d`exclamation peut vous faire paraître hypocrite ou surexcité. Évitez de l`utiliser sauf si cela est approprié.

Un point d`exclamation est un bon moyen de féliciter quelqu`un ou de transmettre de l`enthousiasme, mais si vous les utilisez trop, ils perdent leur effet.

4. Évitez les polices étranges dans un e-mail. Conservez votre choix de police dans une police classique pour donner à votre e-mail un aspect professionnel. N`utilisez pas de polices multicolores ou une police comme Comic Sans lors de l`envoi d`un e-mail.

Un choix classique est d`utiliser un Arial 10 ou 12 points ou Times New Roman.

5. Faites attention à qui d`autre vous envoyez l`e-mail en tant que CC (une copie). Il peut souvent être utile de copier l`e-mail à d`autres personnes en même temps afin de pouvoir les inclure dans une discussion. Un CC inutile à un superviseur ou à un collègue peut vraiment bouleverser ou bouleverser la personne à qui vous répondez en premier lieu.

S`il est nécessaire d`inclure quelqu`un d`autre dans la chaîne e-mail, vous pouvez utiliser l`option `copie cachée` ou `Cci`, afin que les destinataires ne sachent pas qui d`autre a reçu un e-mail.

6. Décidez à qui répondre dans un e-mail de groupe. Si la bonne réponse est de répondre à tout le monde dans le message de groupe, veuillez choisir "Répondre à tous" lors de la soumission de votre réponse. Mais si vous avez besoin de demander ou d`expliquer un sujet ou un problème spécifique à une personne, répondez directement à cette personne.

S`il y a un grand groupe de personnes dans la chaîne de courrier électronique mais que vous n`avez besoin de répondre qu`à quelques-unes, choisissez simplement ces personnes auxquelles répondre.

sept. N`envoyez pas d`e-mail juste pour vous remercier, sauf si cela est nécessaire. Pas besoin d`e-mails courts qui ne contribuent pas à une conversation. À moins que l`expéditeur ne vous demande de confirmer que vous avez reçu et compris un e-mail, l`envoi d`un e-mail de « Merci » est inutile et ennuyeux.

Astuce: Si l`expéditeur vous envoie un accusé de réception, veuillez confirmer que vous avez reçu l`e-mail en cliquant sur l`option pour lui envoyer un accusé de réception.

8. Relisez votre e-mail et vérifiez l`e-mail du destinataire avant l`envoi. Une faute d`orthographe ou de grammaire peut donner un aspect non professionnel à votre e-mail. Veuillez prendre un moment pour lire votre commentaire avant de cliquer sur envoyer. Vérifiez l`orthographe et la grammaire et assurez-vous d`envoyer le message à la bonne personne.

Ne comptez pas aveuglément sur le correcteur orthographique pour tout corriger!

Lisez votre e-mail à haute voix avant de l`envoyer afin d`entendre son son.

Les programmes de messagerie remplissent souvent automatiquement les adresses e-mail lorsque vous tapez dans la barre d`adresse des destinataires, ce qui peut entraîner l`envoi accidentel d`un e-mail à la mauvaise personne.