Instructions gratuites étape par étape 
Vous pouvez également écrire : « Veuillez confirmer votre présence : réunion RH 6/10 ». 
Il est important de mentionner également le sujet de la réunion pour leur donner une idée de ce à quoi s`attendre. 
Si la réunion n`est pas nécessaire, vous pouvez écrire : « réunion proposée le 6/10 sur les tactiques d`enquête efficaces. 
Cependant, vous pouvez utiliser des abréviations courantes et couramment utilisées telles que « RSVP », « HR » et « Wo ». 
Par exemple : « 6 octobre, 10 h 30 - 11 h 45 ». Si la réunion est en ligne, indiquez le fuseau horaire afin que les personnes de différents fuseaux horaires ne la manquent pas en raison d`un problème de communication. Par exemple, vous pourriez écrire : 6 octobre, 10h30 - 11h45 (UTC+1). 
Lorsque vous donnez des instructions, soyez aussi détaillé que possible. Par exemple : « Venez à la salle de réunion 592 dans le Timarengebouw (209 Hoofdstr.). La chambre 592 est située au 12e étage de l`immeuble, du côté sud de l`immeuble (à votre gauche après la sortie de l`ascenseur).` 
10h30 - 10h45 Mise à jour de l`état du projet 10h45 - 11h10 Comparez et sélectionnez les propositions appropriées 11h10 - 11h30 Brainstorming et objectifs de lancement 
Lisez votre e-mail à haute voix pour vous assurer que votre écriture est claire et concise avant de l`envoyer. 
Assurez-vous que c`est un moment où vous et les participants prévus êtes disponibles. Selon l`application de votre entreprise, vous devrez peut-être ajuster vos paramètres d`affichage pour afficher le calendrier de tout le monde (en plus du vôtre). 
S`il y a des personnes qui ne peuvent pas assister, leurs noms seront marqués. L`assistant affichera même les heures recommandées pour vous et les participants prévus. 
L`ajout de l`heure de fin prend en compte l`heure des autres participants afin qu`ils sachent à quoi s`attendre et planifient leur trajet ou leur travail autour de la réunion. 
Si vous ne voyez pas votre entrée sur l`écran de rendez-vous, revenez en arrière et répétez le processus jusqu`à ce qu`il apparaisse. 
Fournissez l`adresse du lieu, même si vous pensez qu`ils connaissent déjà. Cliquez sur « Envoyer » lorsque vous avez terminé.
Organiser une réunion par e-mail
Teneur
La mise en place d`une réunion nécessite que toutes les informations pertinentes soient communiquées de manière claire et concise. Vous devez faire savoir aux gens quand c`est, où c`est et ce qui doit être discuté. Il peut être utile d`ajouter quelques notes au cas où des travaux préparatoires ou des fournitures de réunion seraient nécessaires. Que vous utilisiez votre courrier électronique ou une application comme Outlook, assurez-vous d`inclure toutes les bases afin que vos invités connaissent tous les faits et sachent à quoi s`attendre.
Pas
Méthode 1 sur 3: Créez une ligne d`objet forte
1. Écrivez une ligne d`objet courte et pertinente avec la date et l`objet de la réunion. L`inclusion de ces détails garantit que les invités savent quand c`est et ce qui doit être discuté, sans même ouvrir l`e-mail. Par exemple, vous pourriez écrire : « Réunion 08/12 : nouvelles lignes directrices pour les rapports.`
Avertissement: Laisser de côté le sujet de la réunion est susceptible d`amener les personnes à répondre en demandant si cela est pertinent pour leur service ou si leur participation est obligatoire, alors assurez-vous d`inclure le sujet!
2. Demande de confirmation de présence dans la ligne d`objet. Si vous voulez savoir qui vient à la réunion, demandez une confirmation dans la ligne d`objet. De cette façon, ils savent répondre le plus rapidement possible, avant même d`ouvrir l`e-mail. Vous pourriez écrire : « Réunion RH du vendredi 6/10, s`il vous plaît z.s.m. confirmer.`
3. Faites-leur savoir dans la ligne d`objet s`il s`agit d`une réunion d`urgence. S`il s`agit d`un sujet urgent ou urgent qui justifie immédiatement une réunion, ajoutez un sentiment d`urgence à la ligne d`objet. Par exemple, vous pourriez écrire quelque chose du genre "Réunion d`urgence lundi 31/2" : Cybersécurité".
4. Indiquez si la présence est requise ou non. Si vous travaillez pour une grande entreprise, la présence de certaines personnes peut ne pas être requise à chaque réunion. Mentionnez le service concerné dans la ligne d`objet ou informez les destinataires s`ils doivent y assister. Par exemple, vous pourriez écrire : « Réunion marketing obligatoire 6/10 ».
5. Utilisez des mots complets dans votre ligne d`objet pour éviter toute confusion. Les abréviations peuvent sembler efficaces, mais elles ne sont pas aussi précises que les mots complets et peuvent prêter à confusion. Par exemple : « SEV » peut signifier « systèmes et traitement » ou « état et progrès », selon qui est ou n`est pas familier avec le jargon que vous utilisez.
Méthode 2 sur 3: Écrivez le corps de votre e-mail
1. Rédigez une brève introduction amicale et une courte note. Se présenter est nécessaire si vous travaillez pour une grande entreprise ou si vous ne connaissez pas encore tout le monde. Il est également important de mentionner dans cette courte introduction si des documents ou des fournitures doivent être remplis et/ou apportés à la réunion.
- Rendez votre introduction personnelle ou pertinente pour le travail. Par exemple : « Bonjour l`équipe, dans l`attente du lancement du nouveau programme la semaine prochaine!
Astuce: Rappeler aux destinataires quand effectuer des tâches ou apporter quelque chose à la réunion. Par exemple : « Pour rappel, apportez quatre copies papier des listes de vos contacts fournisseurs.`
2. Mentionnez la date et l`heure de la réunion sur une ligne distincte afin qu`elle se démarque. C`est une information essentielle pour que les gens assistent à la réunion, vous voulez donc qu`elle soit claire et se démarque du reste du texte. Gardez deux lignes vierges au-dessus et en dessous du texte et/ou mettez-le en gras.
3. Veuillez indiquer le lieu après la date et l`heure. Faites ressortir le lieu autant que la date et l`heure, surtout si vous vous réunissez dans un nouveau lieu, s`il est difficile à trouver ou si vous savez que certains destinataires ne connaissent pas la région. Pour les réunions virtuelles (via un forum en direct ou un chat vidéo), fournissez un lien vers le forum ou un appel vidéo pour un accès facile.
4. Partager le but de la réunion. Informez les destinataires du but de la réunion. Fournissez un bref ordre du jour de la réunion pour aider à identifier les tâches qui doivent être effectuées à l`avance. Vous pouvez simplement spécifier le sujet (comme « Mise à jour de la cybersécurité ») ou vous pouvez spécifier une chronologie :
5. Relisez votre e-mail pour les erreurs grammaticales et factuelles. Les choses les plus importantes à relire sont la date, l`heure et le lieu de la réunion, alors assurez-vous de l`avoir correct! Vous pouvez également relire votre introduction, votre ordre du jour ou toute autre note que vous pourriez avoir incluse pour vous assurer que vous avez couvert au moins les bases.
Méthode 3 sur 3: Utilisation d`Outlook ou d`une application de calendrier intégrée
1. Cliquez sur « Nouvelle réunion » sous l`onglet Accueil dans Outlook. Si votre entreprise utilise une base de données de communication avec un calendrier intégré, comme Outlook, utilisez-la pour configurer votre réunion. C`est généralement le moyen le plus courant de rester en contact avec les personnes avec qui vous travaillez.
- Si votre entreprise n`utilise pas Outlook ou similaire, vous pouvez utiliser votre messagerie professionnelle pour envoyer l`invitation.
2. Sélectionnez une heure et une date dans la fenêtre « Calendar Assistant ». Après avoir créé une nouvelle réunion, la fenêtre « Calendrier » apparaîtra. Cliquez sur « Calendar Assistant » et indiquez une heure et une date disponibles pour la réunion.
3. Ajoutez des participants en tapant leur nom ou en utilisant votre carnet d`adresses. Cliquez sur la barre de texte pour saisir manuellement les noms ou parcourez votre carnet d`adresses et sélectionnez leurs noms dans la liste. Utilisez la fonction "Calendrier Assistant" pour vérifier la disponibilité des autres personnes.
4. Définir l`heure de début et de fin de la réunion. Assurez-vous que la date de la réunion est la date que vous avez sélectionnée plus tôt, et cliquez sur le bouton du calendrier pour apporter des modifications. Utilisez ensuite les flèches vers le bas à droite des listes d`heures pour sélectionner l`heure de début et de fin correcte.
5. Cliquez sur « Rendez-vous » sous l`onglet « Rencontre » en haut de l`écran. En cliquant sur ce bouton, vous reviendrez à la fenêtre de rendez-vous générale et verrez la date prévue de la réunion. De là, vous pouvez ajouter un sujet, un emplacement et des notes.
6. Soyez précis lorsque vous saisissez le sujet, l`emplacement et les notes. Faites savoir aux destinataires en quelques mots le sujet de la réunion (par ex. `Prochain test du produit`). Soyez précis sur l`emplacement et donnez des directions s`il ne s`agit pas d`un lieu de rencontre typique ou s`il est difficile de s`y rendre. Inclure toutes les notes supplémentaires (telles que le travail de préparation) pertinentes pour la réunion.
Astuce: Évitez les sujets trop larges tels que le « brainstorming », car cela ne dit pas grand-chose aux gens sur le but de la réunion. Au lieu de cela, vous pourriez dire : « Réfléchissez aux vendeurs pour un nouveau produit ».
Des astuces
- Lors de la relecture de votre e-mail ou de votre invitation, soyez bref et agréable.
- Utilisez un style d`écriture amical et professionnel.
- Vérifiez la liste des destinataires pour vous assurer que tous ceux qui doivent y être sont invités.
- Tapez les adresses dans la ligne `cci` si vous souhaitez que les adresses des autres destinataires soient masquées des destinataires.
Mises en garde
- N`envoyez pas l`invitation ou l`e-mail sans date, heure et lieu. Cela frustrera probablement vos invités et vous obtiendrez beaucoup de questions demandant cette information.
- Ne capitalisez pas tout - cela semblera criard et très peu professionnel.
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