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Quelque chose que votre ordre du jour devrait absolument inclure est une estimation du temps qui peut être réservé pour chaque point de discussion. Avoir un horaire approximatif à l`avance permet de ne pas laisser la réunion trop longue. Alors que certains des points de votre agenda peuvent durer un peu plus longtemps (et d`autres un peu plus court), avoir un calendrier permet de garder un œil dessus et d`intervenir si nécessaire beaucoup plus facilement. 
Les procès-verbaux des réunions précédentes peuvent être une source d`information importante pour vous en tant que président. Il s`agit d`un résumé des discussions qui ont eu lieu et des décisions prises lors des réunions précédentes, ce qui permet de rejoindre relativement facilement et rapidement. Vous pouvez même envoyer des comptes rendus de réunion importants aux participants via votre calendrier. 
Utilisez-vous une présentation électronique (comme PowerPoint, etc .).), prenez un moment pour vous familiariser avec la télécommande ou le sélecteur que vous utiliserez pour changer de diapositive. Vous préférez ne pas perdre de temps à manipuler des appareils alors que vous pourriez discuter de sujets importants. 
Plutôt que de lister vous-même les réunions précédentes, demandez à un secrétaire officiel ou à un archiviste de lire ces procès-verbaux pour donner au résumé un caractère formel. Vous pouvez également envisager de lire la correspondance ou les annonces importantes qui ont eu lieu depuis la dernière réunion. Notez que si vous distribuez des copies des notes/correspondance aux personnes présentes, il n`est généralement pas nécessaire de les lire à haute voix. 
Selon la culture et les règles au travail, votre entreprise ou organisation peut avoir des procédures spécifiques pour prendre une décision. prendre toutes les décisions. Notez que certaines choses sont tout simplement trop volumineuses pour être complétées dans la période entre deux réunions. Il ne faut pas forcément s`attarder sur l`avancée des projets à long terme qui ne sont pas encore prêts. je doit cependant, proposer des décisions sur des projets pour lesquels une action est actuellement requise. 
Cette étape est critique - c`est votre dernière chance de vous assurer que tout le monde quitte la réunion en sachant exactement quel est l`état du projet et ce que l`on attend d`eux. 
Notez qu`il n`est pas "nécessairement" est nécessaire pour planifier une nouvelle réunion si vous avez traité tous les points précédents et actuels au cours de la réunion en cours. Cependant, s`il y a suffisamment d`affaires inachevées pour justifier des discussions futures, ou si vous êtes en attente de développement de certains projets, c`est probablement une bonne idée. 
Assurez-vous que les décisions importantes sont enregistrées (si vous avez un preneur de notes ou un archiviste officiel, confiez-lui cette tâche). Si vous allez faire l`effort de poser les questions difficiles, vous voudrez vous assurer que les réponses sont bien suivies. 
Présider une réunion
Teneur
Le travail en entreprise, en particulier dans un environnement de bureau, nécessite un certain degré de collaboration. Les décisions importantes nécessitent souvent l`implication de plus d`une personne et les projets importants nécessitent souvent l`expertise de plusieurs personnes. Les réunions sont un moyen de rendre la collaboration plus structurée et organisée, mais sans but ni orientation, les réunions peuvent rapidement devenir trop longues et inefficaces. Savoir planifier, préparer et diriger une réunion avec vous dans le fauteuil peut faire la différence entre une réunion efficace ou une perte de temps.
Pas
Partie 1 sur 3: Préparation de la réunion
1. Discutez de la prochaine réunion avec vos participants. Lorsque vous apprenez que vous allez présider une réunion à venir, l`une des premières choses que vous devez faire est de passer du temps à parler aux personnes qui y assisteront (en particulier celles de rang supérieur ou les personnes importantes). Demandez-leur s`il y a quelque chose dont ils aimeraient particulièrement parler pendant la réunion. Prenez des notes de leurs réponses et utilisez-les comme ligne directrice lors de la rédaction des points à l`ordre du jour.
- Demander aux participants de quoi ils veulent discuter est une décision intelligente, non seulement parce que cela facilite l`élaboration des points à l`ordre du jour, mais aussi parce que cela les implique avant la réunion proprement dite. Les gens ont tendance à prêter plus d`attention et à assister à une réunion lorsqu`ils savent que des sujets sont discutés qui sont importants pour eux.
2. Rédigez l`ordre du jour de la réunion et distribuez-le. Un ordre du jour de réunion peut être un outil précieux pour le président, mais aussi pour les participants. Les ordres du jour contiennent des informations précieuses sur la réunion, telles que quand et où elle aura lieu et qui sera là. Plus important encore, ils donnent un aperçu de tous les sujets qui seront abordés, afin que chacun puisse bien se préparer. Envoyez les points de rendez-vous à tout le monde avant que la réunion n`ait lieu - plus la réunion est importante, plus vous devez l`envoyer tôt.
3. Rechercher les sujets de discussion et les réunions précédentes. Les personnes qui assistent à la réunion peuvent ne pas toutes avoir compris les sujets dont vous souhaitez discuter - certaines n`ont pas assisté aux réunions précédentes, tandis que d`autres ont simplement oublié. En tant que président, c`est une bonne idée de connaître l`historique jusqu`à présent d`un point de discussion particulier. Essayez de parler à des personnes qui ont assisté à des réunions précédentes pour en savoir plus sur toute question importante inachevée dont vous devriez discuter lors de votre réunion. Vous pouvez également demander à l`archiviste le procès-verbal pour vous aider à orienter la planification.
4. Assurez-vous de réserver une salle de réunion bien à l`avance. La veille de la réunion, vous devrez vérifier que la salle de réunion est propre, présentable et prête à accueillir les participants à la réunion. Vous devrez vous assurer que les parties technologiques de la réunion (telles que les présentations, les projecteurs, les écrans, etc.).) fonctionnent correctement et peuvent être utilisés immédiatement — la paperasserie technique peut faire perdre un temps précieux et retarder votre réunion.
Partie 2 sur 3: Présider la réunion
1. Indiquer que la réunion peut commencer. Lorsqu`il est temps d`ouvrir la réunion et que tous les participants (ou au moins tous les plus importants) sont présents, attirez l`attention de tout le monde dans la salle. Présentez-vous en tant que président et indiquez le but de la réunion. Indiquez clairement le calendrier prévu pour la réunion en informant tout le monde du temps que vous souhaitez y consacrer - cela peut être en retard ou plus tôt, mais fixer une heure de fin à l`avance comme limite aidera à garder la réunion sur la bonne voie. Si certains des participants ne se connaissent pas, prenez un moment pour vous présenter brièvement et indiquer leur rôle, et présentez les participants clés.
- Notez que certaines entreprises et organisations ont des procédures strictement réglementées pour l`ouverture et la tenue d`une réunion. La Fédération américaine des employés des États, des comtés et des municipalités (AFSCME) exploite un système appelé Robert`s Rules of Order, qui consiste à passer l`ordre en frappant avec un marteau et des règles très spécifiques pour introduire et adopter des motions.
2. Énumérez les points pertinents des réunions précédentes. Au début des réunions faisant partie d`un projet à long terme, il est important d`informer tous les participants de l`état actuel des choses en résumant brièvement les événements pertinents ou les décisions des réunions précédentes. Tout le monde n`en sait pas autant sur les points de discussion que vous, donc une mise à jour rapide de tous les participants sur l`état actuel du projet peut grandement contribuer à rendre votre réunion efficace et efficiente.
3. Donner aux participants clés la possibilité de faire un rapport sur l`état des lieux. Ensuite, demandez à des personnes ayant des connaissances pertinentes d`informer les participants des développements nouveaux ou récents survenus depuis la réunion précédente. Cela peut être presque n`importe quoi - par exemple, les nouveaux problèmes auxquels votre entreprise ou organisation est confrontée, les changements de main-d`œuvre, les développements de projets et les changements stratégiques peuvent être traités. Les participants voudront également être informés des résultats des actions spécifiques prises en réponse aux décisions prises lors de la réunion précédente.
4. Indiquez les affaires qui n`ont pas encore été réglées. S`il y a des problèmes non résolus ou des décisions qui n`ont pas été prises lors de la réunion précédente, essayez de les soulever avant de passer à d`autres problèmes. Plus les anciens problèmes sont avancés, moins un participant à la réunion se sentira responsable d`eux, alors essayez d`identifier les problèmes en suspens pendant la réunion. Habituellement, les sujets inachevés sont spécifiquement répertoriés comme "indécis" ou "soumis pour discussion future" dans les procès-verbaux des réunions précédentes.
5. Gérer tous les nouveaux cas. Ensuite, apportez le les nouvelles problèmes, préoccupations et points qui doivent être discutés. Il devrait s`agir de choses qui découlent naturellement des développements qui se sont produits entre les réunions précédentes et la présente. Essayez d`amener les participants à prendre des décisions concrètes et finales - plus il y a de points en suspens, plus vous aurez de questions inachevées à aborder lors de la prochaine réunion.
6. Résumer les conclusions de la réunion. Après avoir couvert toutes les questions passées et présentes, veuillez prendre un moment pour énumérer toutes les conclusions de la réunion pour toutes les personnes présentes. Décomposez les résultats de toutes les décisions et, si nécessaire, décrivez les actions spécifiques que les participants devront prendre avant la prochaine réunion.
sept. Terminez en posant les bases de la prochaine réunion. Enfin, dites à tout le monde à quoi s`attendre lors de la prochaine réunion et, si vous la préparez déjà, quand l`attendre et où. Cela aide à donner aux participants un sentiment de continuité d`un projet ou d`une décision majeur à l`autre, et leur donne un délai dans lequel accomplir ou développer les tâches qui leur sont assignées.
Partie 3 sur 3 : Diriger efficacement la réunion
1. Menez la discussion comme un guide, mais ne la dominez pas. L`un de vos rôles en tant que président d`une réunion est de vous assurer que la discussion se poursuit et est axée sur les tâches. Votre rôle est ne pas avoir une opinion sur chaque point individuel ou maintenir la discussion dans un ordre précis. Être flexible. Permettre aux autres participants de s`exprimer librement et d`ajouter de nouveaux points de discussion, même s`ils ne sont pas à l`ordre du jour. Vous constaterez peut-être que vous devez mettre fin subtilement à certains sujets pour que la discussion se déroule comme prévu, mais vous n`avez pas à vous sentir obligé de contrôler tous les aspects de la réunion. C`est, après tout, un processus de collaboration.
- Gardez un œil sur l`ordre du jour au fur et à mesure que la réunion avance. Si vous prenez du retard, vous devrez peut-être sauter certains points de discussion ou les programmer à une autre heure, en faveur du temps. N`ayez pas peur de le faire si les sujets qui bien à discuter sont très importants.
2. Encourager tous les participants à participer à la discussion. En tant que président de la réunion, il est de votre devoir d`assurer une réunion ouverte et productive. Si vous remarquez que certains participants qui ont des connaissances pertinentes ne s`impliquent pas dans la discussion, encouragez-les à commencer à parler. Vous n`avez pas besoin de leur demander ou de les défier directement - dites simplement quelque chose comme, "Je pense que l`expertise de Mme. Smith peut être utile ici " est un excellent moyen d`impliquer les membres les moins actifs de la réunion.
3. Assurez-vous que tout le monde comprend ce qui est discuté. Il peut être difficile de se rappeler que toutes les personnes présentes à la réunion n`ont pas la même expérience ou les mêmes connaissances sur un point de discussion particulier. Pour vous assurer que tous les participants à la réunion ont utilisé leur temps à bon escient, vous pouvez expliquer brièvement et de manière simplifiée certains sujets ou problèmes complexes. Les participants moins connaisseurs apprécieront sans aucun doute cette.
4. N`ignorez pas les questions difficiles ou étranges. Si elles ne sont pas contrôlées par un président compétent, les réunions peuvent devenir remarquablement improductives. Essayez de vous assurer que chaque point important de l`ordre du jour est couvert. Ne permettez pas aux participants de se blâmer les uns les autres ou de faire de vagues excuses pour des problèmes qui n`ont pas été résolus. Essayez d`établir ou d`obtenir des réponses sur des points dont personne ne veut parler. Bien que ce ne soit pas nécessairement ce que tous les participants voudront, ce genre de questions étranges peut être exactement celles qui nécessitent une réponse pour rendre la réunion aussi efficace que possible.
5. Gardez une trace de votre temps. Il y a une raison pour laquelle les réunions ont une mauvaise réputation - beaucoup de gens les considèrent comme une grave perte de temps. Pour éviter que la réunion ne soit en retard, utilisez le pouvoir dont vous disposez en tant que président pour maintenir la discussion. N`ayez pas peur de reporter certains points ou discussions sans importance à une date ultérieure, si la réunion prend plus de temps que prévu. Soyez prêt et disposé à ajuster l`horaire au fur et à mesure que vous vous rencontrez, pour vous assurer que le temps précieux de personne n`est gaspillé.
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