Instructions gratuites étape par étape 
Date et l`heure. Ceux-ci peuvent être regroupés ou dans leurs propres sections séparées. lieu. Si votre entreprise a plusieurs emplacements, vous pouvez écrire l`adresse, mais s`il n`y a qu`un seul emplacement, vous pouvez nommer la salle où vous vous réunissez (par ex. Salle de réunion #3). Participants. Les titres de poste sont généralement facultatifs mais pas obligatoires. Personnes spéciales présentes. Il peut s`agir d`invités spéciaux, de conférenciers ou d`animateurs de réunions. 
Par exemple, si nous voulons rédiger une déclaration d`objectifs pour une réunion budgétaire, nous pouvons utiliser ceci : "Objectif: Décrire les principaux objectifs budgétaires pour l`exercice 2014-2015 et discuter des mesures d`économie à long terme. De plus, le directeur O & O Marcus Feldman présentant les résultats d`un récent sondage sur la concurrence." Si vous avez déjà écrit dans un contexte scientifique, voyez l`énoncé des objectifs comme le résumé de la réunion. Vous dites en gros, en gros, ce qui doit être discuté lors de la réunion, sans entrer dans les détails. 
Indiquez chaque période avec Soit l`heure de début et de fin prévue, ou le temps que vous voulez que chaque partie prenne. Choisissez un système ou l`autre et soyez cohérent - mélanger les choses ne semble pas professionnel. En d`autres termes, vous souhaitez marquer chaque période avec l`heure de début et de fin de ce sujet de conversation, ou vous écrivez simplement combien de temps vous voulez qu`il dure. Par exemple, un exemple de règle pourrait être "14h00 - 14h05: Introductions et présentation" ou "5 minutes: Introductions et présentation". Cependant, vous devez éviter de basculer entre les deux systèmes. 
Pour éviter des problèmes d`horaire embarrassants, contactez les invités à l`avance pour savoir de combien de temps chacun aura besoin pour son sujet de conversation. 
Si vous atteignez la fin de votre réunion et que personne n`a de questions ou de commentaires supplémentaires, vous pouvez toujours mettre fin à la réunion plus tôt. Beaucoup de vos participants vous remercieront probablement pour cela! 
De plus, vous pouvez vérifier qu`il n`y a pas d`erreurs dans votre calendrier, vous temps économisez et vous visage parce que passer du temps à expliquer un ordre du jour plein d`erreurs peut gâcher votre réunion et être embarrassant pour vous, surtout si des personnes importantes sont présentes. 
Cependant, les réunions ne se déroulent souvent pas comme prévu, alors soyez prêt à compenser si une partie de votre réunion prend plus de temps que vous ne le souhaiteriez. Soyez flexible en discutant autant que possible dans le temps limité dont vous disposez pour votre réunion. Par exemple, si une partie de votre réunion est en retard, vous pouvez raccourcir la discussion pour d`autres parties de votre réunion, ou omettre complètement des parties relativement peu importantes de la réunion pour vous assurer qu`elle se termine à l`heure. 
Commencer tôt vous donne également l`avantage de pouvoir recevoir des commentaires sur l`ordre du jour de votre réunion. Partager une ébauche de votre calendrier avec des collègues ou des superviseurs et leur demander leur avis peut vous aider à corriger les défauts et à ajouter des détails manquants qui n`existaient pas auparavant. Si vous attendez la dernière seconde pour rédiger votre calendrier, vous n`aurez peut-être pas le temps de demander ces commentaires. Bien que vous puissiez vous en sortir avec la rédaction d`ordres du jour pour une réunion régulière et quotidienne la veille de la réunion, la préparation d`une réunion importante peut prendre des semaines. 
Selon l`importance de la réunion, vous voudrez probablement donner l`ordre du jour aux participants au moins une heure ou deux avant la réunion. Pour les grandes réunions importantes, il peut être nécessaire d`envoyer l`ordre du jour un jour ou plus à l`avance. Étant donné que les gens sont souvent occupés ou oublieux, il est judicieux d`apporter quelques copies supplémentaires de l`ordre du jour à la réunion au cas où quelqu`un oublierait le leur.
Préparer l'ordre du jour d'une réunion
Teneur
Une réunion ordonnée nécessite un ordre du jour bien rédigé. Assurez-vous que votre réunion ne devienne pas aussi fastidieuse et efficace que de nombreuses réunions semblent l`être. En vous en tenant à un ordre du jour détaillé mais flexible, vous pouvez garder votre réunion rationalisée et ciblée afin que vous atteigniez tous vos objectifs de réunion dans les plus brefs délais. Que vous souhaitiez rédiger votre propre calendrier, utiliser un modèle ou tirer le meilleur parti de celui que vous possédez déjà, consultez l`étape 1 ci-dessous pour commencer!
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Partie 1 sur 2: Écrire un calendrier
Créer un calendrier à partir de zéro
1. Commencez par donner un titre à votre calendrier. De la littérature la plus fine à la feuille de calcul la plus sèche, presque tous les documents importants ont besoin d`un titre, et les ordres du jour des réunions ne font pas exception. Votre titre doit dire au lecteur deux choses : premièrement, qu`il ou elle lit un ordre du jour, et deuxièmement, le sujet de la réunion. Une fois que vous avez pris votre décision, mettez votre titre en haut de votre document vierge. Le titre n`a pas besoin d`être fleuri ou compliqué - dans un contexte commercial, les titres simples et directs sont généralement les meilleurs.
- Résistez à l`envie d`utiliser des polices séparées ou de grande taille pour votre titre. Dans la plupart des cas, vous voudrez utiliser une police simple et décente comme Times New Roman ou Calibri, et faire en sorte que votre titre ait la même taille que le reste des lettres du document (ou juste un peu plus grand). N`oubliez pas que le but de votre titre est d`informer les lecteurs de ce qu`ils regardent, pas nécessairement de les amuser ou de les distraire.
2. découper "Qui?", "vrai?" et "Quand?" ajouter des données à l`en-tête. Après le titre, les ordres du jour des réunions ont généralement un en-tête qui peut varier en détail selon le degré de formalité de votre lieu de travail. Cet en-tête correspond généralement à une ligne sous le titre. Habituellement dans l`en-tête, vous mettez brièvement des informations factuelles sur la réunion qui n`ont rien à voir avec le sujet à discuter. Ceci afin que les personnes qui ne sont pas présentes à la réunion sachent quand et où elle a eu lieu, et qui était présent. Vous trouverez ci-dessous quelques éléments que vous pouvez ajouter ; quelles que soient les données que vous choisissez, assurez-vous d`étiqueter clairement chaque information (la mise en gras du texte de l`étiquette fonctionne bien ici) :
3. Rédigez une courte déclaration avec des objectifs. Les réunions qui n`ont pas d`objectif clairement défini risquent de perdre un temps précieux car les participants décident de quoi parler. Sautez une ligne après votre en-tête et utilisez du texte en gras ou souligné pour indiquer votre section d`objectifs avec un titre comme "Objectif" ou "But", suivi de deux points ou d`une nouvelle ligne. Ensuite, vous décrivez, en quelques phrases succinctes et spirituelles, les points à discuter avant la réunion. Essayez d`écrire environ 1 à 4 phrases ici.
4. Rédigez un aperçu des principaux points de la réunion. Les horaires aident à lutter contre la tendance des réunions d`affaires à durer trop longtemps. Sautez une ligne après votre énoncé des objectifs, donnez à votre emploi du temps un titre en gras ou souligné et commencez à créer des heures (qui doivent correspondre aux principaux points de discussion) dans votre emploi du temps. Pour qu`il soit facile à lire, donnez à chaque période sa propre ligne.
5. Prévoyez du temps dans le programme pour les invités spéciaux. Lorsque des invités viennent à votre réunion pour discuter de sujets importants, vous voudrez réserver du temps à la réunion pour ces personnes. Donnez à chaque invité sa propre période de temps, même s`ils ont plus d`un sujet de conversation. De cette façon, chacun peut organiser ses propres sujets comme il le souhaite.
6. Prévoyez du temps supplémentaire à la fin de la réunion pour un sondage. Pendant ce temps, les gens peuvent demander des explications sur des sujets déroutants, exprimer leurs propres opinions, suggérer des sujets pour de futures réunions et faire d`autres commentaires. Vous pouvez rendre cette question explicite en l`incluant comme dernier élément de votre emploi du temps, ou vous pouvez la soulever vous-même après le dernier point de la réunion.
sept. Vous pouvez donner un aperçu des sujets de conversation si vous le souhaitez. Habituellement, le calendrier est la part du lion de l`ordre du jour de la réunion - la partie que les gens regardent pour guider la discussion. Cependant, bien qu`il ne soit pas essentiel de faire cet effort supplémentaire, fournir un aperçu supplémentaire des points clés peut être très utile pour les participants distraits. Un aperçu rappelle aux participants l`organisation des idées présentées lors de la réunion et aide les personnes qui ont du mal à suivre chaque sujet mentionné. Vous trouverez ci-dessous un exemple du type d`aperçu que vous souhaitez probablement utiliser :
- je. Éléments budgétaires prioritaires
- une. Budget voyage des employés
- B. Tarifs concessionnaires
- je. Négocier un meilleur accord?
- C. Frais de lobbying
- II. Mesures pour améliorer le chiffre d`affaires
- une. Ententes de services alternatifs
- je. Présentation des options aux clients
- je. Demander des commentaires
- B. Réinvestissement dans la technologie mobile
- ...et ainsi de suite.
8. Vérifiez l`ordre du jour pour les erreurs avant de le distribuer. Étant donné que certains participants comptent beaucoup sur l`ordre du jour de la réunion, c`est une très bonne idée de vérifier s`il y a des erreurs avant de le distribuer. Faire cela n`est pas seulement une faveur pour les personnes présentes - cela reflète également positivement votre attention aux détails et la valeur que vous accordez à votre poste.
Utiliser un modèle de calendrier
- Bien que chaque traitement de texte soit légèrement différent, la plupart avec la capacité de modèle vous permettront de naviguer vers les modèles via la barre de menu en haut de la fenêtre du programme.
- Si votre traitement de texte peut utiliser des modèles, mais n`a pas de modèles appropriés pour les ordres du jour des réunions, vous pouvez en télécharger un sur le site Web du créateur du programme. Par exemple, des modèles pour Microsoft Word sont disponibles sur Office.microsoft.com, tandis que vous pouvez trouver des modèles pour Pages pour Mac dans l`App Store d`Apple.
- Enregistrer des modèles Word — Ce site professionnel propose de nombreux modèles de qualité pour Microsoft Word.
- Modèles Word en ligne - Une autre bonne ressource pour les modèles Word. Cependant, cette page ne propose que quelques choix.
- iWorkCommunity — un bon modèle de calendrier pour les pages. Cependant, ce modèle est destiné aux anciennes versions de Pages (avant `09).
- L`App Store propose également des tonnes de modèles pour les pages. Malheureusement, tous ne sont pas disponibles gratuitement.
- Ne laissez aucun champ vide. Rien n`a l`air plus amateur que, disons, une ligne dans un emploi du temps qui dit seul "Écrivez ici". Si pour une raison quelconque il y a des parties du modèle que vous ne voulez pas remplir, supprimez-les au lieu de les laisser vides.
- Par exemple, si vous pensez qu`un modèle particulier a fière allure, mais que son en-tête est si long qu`il est gênant, n`hésitez pas à supprimer les sections inutiles de l`en-tête comme bon vous semble, tant que vous le faites d`une manière qui ne le fait pas. ruiner la mise en page du document ou rendre le calendrier moche.
1. Utilisez un modèle fourni avec votre traitement de texte. De nombreux programmes de traitement de texte, tels que Microsoft Office, Pages pour Mac, etc., ont des modèles standard pour une variété de documents personnels et professionnels, y compris les ordres du jour des réunions. Avec ces modèles, vous pouvez créer un document d`aspect professionnel étonnamment rapidement et facilement. Habituellement, ces types de modèles sont organisés en sections logiques avec une mise en page esthétique - il vous suffit de taper les données pertinentes dans les espaces correspondants, et vous êtes prêt à partir!
2. Vous pouvez également télécharger un modèle à partir d`une source externe. Si votre traitement de texte n`est pas fourni avec des modèles de calendrier par défaut et que vous ne pouvez pas les obtenir sur le site officiel, ne vous inquiétez pas, de nombreux modèles gratuits sont disponibles en ligne. Une simple recherche sur votre moteur de recherche préféré par exemple "modèle d`ordre du jour de réunion" vous donnera des dizaines de résultats pertinents. Cependant, comme tous ces résultats ne proviennent pas de sources officielles et fiables, il est important de faire une distinction lors du choix des modèles à utiliser. Vous trouverez ci-dessous quelques sites externes que vous voudrez peut-être visiter :
3. Remplissez les champs de votre modèle. Une fois que vous avez trouvé un modèle approprié dans votre traitement de texte ou téléchargé un modèle que vous aimez, tout ce que vous avez à faire est de remplir le modèle avec les informations requises. La plupart des modèles auront des zones clairement marquées pour saisir les noms, les heures, les sujets de conversation, les titres de section, etc. Remplissez tous les champs pertinents pour compléter votre agenda, et vérifiez votre travail pour les erreurs par la suite. Aussi utiles que puissent être les modèles de calendrier, ils ne vous protégeront pas des erreurs d`orthographe, de grammaire et de faits.
4. Apportez de petits changements pour adapter votre calendrier à vos besoins. Les modèles de calendrier de réunion peuvent être très utiles, mais il n`y a aucune raison pour que vous vous en teniez exactement au style et à la mise en page du calendrier par défaut. N`hésitez pas à apporter des modifications au contenu et au style du modèle comme bon vous semble pour vous assurer que votre ordre du jour répond aux normes que votre entreprise a définies pour vous et aux normes que vous avez définies pour la réunion.
Partie2 sur 2: Meilleures pratiques pour l`utilisation d`un calendrier
1. Sélectionnez d`abord les sujets les plus importants. Lors de la planification des réunions, il est généralement recommandé de mettre le sujet le plus important en premier dans le calendrier. Cela permet d`obtenir deux choses. D`abord, cela permet à chacun d`aborder ces sujets importants lorsqu`ils sont au plus point et pas encore fatigués au début de la réunion. Deuxièmement, si la réunion se termine plus tôt ou si certains participants doivent partir avant la fin, cela garantit que les sujets importants ont déjà été discutés.
- Les réunions ne se déroulent pas toujours comme prévu. Si des sujets mineurs et sans importance sont abandonnés à la fin d`une réunion, vous pourrez peut-être les résoudre vous-même ou planifier une autre réunion plus tard. Cependant, si vous ne parvenez pas à couvrir les principaux sujets de conversation, votre réunion n`a pas atteint certains de ses objectifs, ce qui peut être à la fois frustrant et embarrassant pour vous. Mettre les sujets les plus importants en haut de votre emploi du temps empêche la plupart du temps ce problème.
2. Respectez votre emploi du temps, mais soyez flexible. Lors de la planification et de la conduite d`une réunion, l`un des plus grands dangers est que cela prend plus de temps que prévu. Les employés ont généralement un Ne pas aimer des réunions trop longues, et à juste titre, car elles peuvent être vraiment ennuyeuses, et empêcher les gens de faire du vrai travail à la place. Pour vous assurer que votre réunion respecte l`horaire, gardez un œil sur l`horloge et si vous en avez l`occasion, continuez poliment en disant quelque chose comme : "nous devons vraiment passer au sujet suivant si nous voulons sortir d`ici à temps."
3. Commencez à rédiger votre ordre du jour bien avant la réunion. Bien que les calendriers ne soient pas nécessairement aussi importants que d`autres types de documents commerciaux (tels que des rapports, des feuilles de calcul de données, des diapositives de présentation, etc.), vous voulez toujours que votre agenda soit aussi professionnel et élégant que possible, surtout si vous le partagez avec vos collègues pendant la réunion. Pour vous assurer d`avoir suffisamment de temps pour produire un document de qualité, commencez à rédiger votre agenda le plus tôt possible.
4. Partager l`ordre du jour avec les participants avant la réunion. Pour vous assurer que tout le monde se présente à la réunion en pleine connaissance du sujet à discuter, vous voudrez partager l`ordre du jour avec tout le monde à l`avance. Selon la culture d`entreprise dans laquelle vous travaillez, cela peut signifier imprimer plusieurs exemplaires et les remettre en personne, ou simplement envoyer le calendrier par e-mail en pièce jointe. Quelle que soit la manière dont vous distribuez votre calendrier, assurez-vous qu`il est exempt d`erreurs techniques avant de l`envoyer.
Des astuces
- Si quelqu`un est dans l`impossibilité d`assister à la réunion, envisagez une "Absence annoncée" section en haut de l`ordre du jour, ou laissez de la place pour cela et annoncez-le simplement pendant la réunion.
- Un excellent outil pour un productif réunion utilise "DARV": Objectifs, Calendrier, Rôles & Responsabilités. Votre réunion doit d`abord être un objectif avoir. Si vous organisez simplement une réunion pour fournir des informations, ne perdez pas le temps des gens en réunion. Envoyez-leur une newsletter. L`objectif doit avoir une composante active et, si possible, un produit à mettre en valeur : "Déterminer les objectifs trimestriels de l`équipe". L`ordre du jour est une liste de sujets que vous abordez pour atteindre cet objectif, avec une limite de temps pour vous garder sur la bonne voie. Par exemple "1. Vérifier l`état des buts du dernier quart (15 minutes), 2. Demandez autour de vous des suggestions d`objectifs (20 minutes), 3. Choisissez les 5 meilleurs buts (10 minutes), etc." Pour les rôles et les responsabilités, vous déterminez qui dirige la réunion, qui rédige le procès-verbal et qui attribue les points d`action résultant de la réunion.
- Si votre entreprise a un formulaire spécial pour les calendriers, utilisez ce formulaire comme modèle. Pour certains endroits il est indispensable de s`en tenir à la formule.
- Selon ce que vos collègues préfèrent, il peut être utile de fixer une date limite pour que les gens proposent des idées pour l`ordre du jour. Nommez une date et une heure de clôture et respectez-les. Faites de la place pour les ajouts lorsqu`ils enrichissent le calendrier ou lorsque des événements remplacent votre calendrier d`origine.
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