Instructions gratuites étape par étape 
La plupart des applications de traitement de texte vous permettent de choisir parmi plusieurs tailles de lettres standard. Choisissez le format pour une lettre commerciale formelle et non le format destiné à une lettre personnelle ou informelle. Choisissez une police traditionnelle et facile à lire, telle que Times New Roman ou Helvetica. Habituellement, dans le corps de la lettre, il est choisi de laisser deux lignes ouvertes entre les paragraphes, sans retrait. Si vous choisissez de mettre en retrait au début de chaque paragraphe, il n`est pas nécessaire de laisser deux lignes entre les paragraphes. 
Il est dans l`intention que vous incluiez également des coordonnées supplémentaires dans la lettre, telles qu`un numéro de téléphone ou une adresse e-mail où vous pouvez être contacté directement. Si vous utilisez un papier à en-tête contenant déjà vos coordonnées, il n`est en principe pas nécessaire d`inclure à nouveau votre nom et votre adresse. Seulement si vous utilisez des articles de papeterie faisant référence à votre employeur dans son ensemble et non à vous personnellement, vous devrez également ajouter vos propres données. Il devrait y avoir une ligne pour la date sous l`adresse. Selon le modèle que vous utilisez, il peut également y avoir une ligne d`objet. Comme sujet vous pouvez simplement remplir : `Objet : Lettre de recommandation pour` suivi du nom du candidat. Dans la plupart des cas, vous voudrez adresser la lettre à une personne spécifique. Si la lettre doit être lue par plus d`une personne, adressez-la simplement au « Comité de sélection » ou au « Comité d`admission ». Si possible, parlez au candidat pour savoir qui est le mieux à qui adresser la lettre. 
L`apparence de la lettre donne une impression à la fois du candidat et de vous-même. Il est donc préférable de s`assurer que la lettre a l`air aussi professionnelle que possible. Du papier blanc de bonne qualité est parfait. N`utilisez jamais de papier copie bon marché. Vous pouvez certainement trouver de la bonne papeterie dans n`importe quel magasin de papeterie ou dans l`une des meilleures maisons d`eau. 
Veuillez noter que normalement votre lettre ne doit pas faire plus d`une page. Une lettre de recommandation académique peut contenir jusqu`à deux pages. Cela vous donnera de la place pour environ trois courts paragraphes dans le corps de votre lettre. L`espace étant le critère le plus important, vous devrez écrire de manière efficace pour que chaque mot compte. Parfois, il peut être judicieux de reparler au candidat pendant que vous travaillez sur la conception de la lettre. Renseignez-vous un peu plus sur l`emploi ou le programme d`études pour lequel il postule ou aimerait postuler, et quelles qualités ou compétences seront appréciées par la personne qui révisera la lettre. 
Le type de compétences ou de traits que vous incluez dans cette section dépendra à la fois de votre relation avec le candidat et de l`objet de votre lettre. Une soi-disant référence de caractère est destinée à mentionner des traits de caractère exclusifs dans la lettre, tandis qu`une référence d`emploi doit principalement se concentrer sur des compétences spécifiques que le candidat maîtrise et qui le rendent apte à l`emploi en question. Les lettres de recommandation académiques sont dans une certaine mesure une combinaison de ces deux types de lettres. En plus des compétences qui rendent le candidat apte à une formation ou à une étude spécifique, vous pouvez également ajouter des traits de caractère, tels que son intelligence ou le fait que le candidat soit de nature curieux. Cela devrait être la dernière phrase de votre premier paragraphe. Énumérez simplement les compétences ou les caractéristiques - vous en discuterez plus en détail dans le paragraphe suivant. Par exemple, vous pourriez écrire : « Sur la base de mon expérience, je peux dire que Jaap Jansen a l`endurance, les compétences organisationnelles et de communication pour être un ajout précieux à votre entreprise.` 
N`oubliez pas que l`espace est un critère important et que la lettre ne doit pas être trop longue. Mieux vaut donc essayer de trouver un exemple concret illustrant au moins deux, sinon les trois, des traits ou compétences que vous avez évoqués en introduction. Quelque chose de concret que vous avez observé chez le candidat et qui démontre les compétences ou les caractéristiques que vous avez mentionnées est le moyen le plus efficace de clarifier ce que vous voulez dire. Par exemple, vous pourriez écrire : « Jaap Jansen m`a montré qu`il est capable d`effectuer plusieurs tâches en même temps et d`effectuer un certain nombre d`actions différentes liées au montage ou à l`impression de boutons en même temps. Par exemple, il s`est une fois porté volontaire pour faire du travail supplémentaire alors qu`il prévoyait des retards de production en raison de la maladie de plusieurs autres employés. Il a régulièrement assumé des responsabilités supplémentaires et des heures supplémentaires, tout en jouant un rôle actif au sein de sa communauté et de sa famille.` 
Ce paragraphe ne doit pas dépasser deux ou trois phrases. En une phrase, vous pouvez résumer le cœur de la lettre et recommander le candidat. Vous pouvez également inclure une phrase reliant l`exemple du deuxième paragraphe à votre futur travail. Par exemple, vous pourriez écrire : « Depuis lors, lors de l`évaluation du travail de mes autres employés, je garde toujours à l`esprit le travail de Jaap Jansen. Avec son endurance, ses capacités d`organisation et de communication, Jaap serait un atout précieux pour votre entreprise.` 
Indiquez une manière spécifique dont le destinataire peut vous contacter, y compris les jours et les heures où vous êtes ou n`êtes pas disponible. Par exemple, vous pourriez écrire : « Si vous avez des questions ou si vous souhaitez discuter de mes expériences avec Jaap de manière plus complète, n`hésitez pas à m`appeler au (020) 123 45 67. Je suis généralement joignable sur ce numéro du lundi au vendredi de 09h00 à 17h00.` 
Après avoir soigneusement examiné la lettre et vous être assuré qu`elle est exempte d`erreurs, vous pouvez imprimer une copie sur votre papier à en-tête de logo ou sur du papier à en-tête blanc de bonne qualité. Signez la lettre à l`encre bleue ou noire. Faites une copie de la lettre signée pour vos propres archives. Faites également une copie pour les archives personnelles du candidat. Si vous envoyez la lettre de votre poste officiel en tant que superviseur du candidat, vous devrez peut-être faire une troisième copie pour les dossiers de l`entreprise. 
En particulier, si vous écrivez une lettre de recommandation académique ou une lettre de recommandation pour l`obtention d`une licence professionnelle, il peut y avoir des exigences supplémentaires pour l`envoi de la lettre. Parfois, vous pouvez simplement remettre la lettre au candidat et il ou elle la transmettra au destinataire, mais dans d`autres cas, vous devez l`envoyer directement au destinataire et le candidat n`est pas censé la remettre. Dans tous les cas, il est généralement préférable d`envoyer la lettre directement au destinataire plutôt que par l`intermédiaire du candidat. Ainsi, le destinataire final sait que le candidat n`a pas modifié le contenu de la lettre. Attention à la date limite de soumission. Bien sûr, vous voulez éviter que votre lettre ne soit en retard ou ne soit pas traitée. Cela donnerait une mauvaise impression au candidat ou l`empêcherait d`obtenir l`emploi de ses rêves ou d`être admis dans la formation qu`il souhaite.
Écrire une lettre de référence
Teneur
Si vous occupez un poste de direction, que ce soit dans une entreprise, une école ou une université, ou en tant que bénévole dans une association ou un organisme à but non lucratif, il peut parfois vous être demandé d`écrire une lettre de recommandation pour quelqu`un. Les gens ont souvent besoin d`une lettre de recommandation ou d`une référence pour postuler à un emploi ou pour postuler à une formation, un cours ou une étude en particulier. La lettre de recommandation que vous écrivez doit être formelle à la fois dans son format et dans son ton et doit mettre l`accent sur les qualités ou les compétences positives qui émergent du travail ou du comportement du candidat.
Pas
Partie 1 sur 3: Mise en forme d`une lettre de référence
1. Tapez votre lettre sur l`ordinateur à l`aide d`un programme de traitement de texte. Il peut sembler plus personnel d`écrire la lettre à la main, mais une lettre dactylographiée semble beaucoup plus professionnelle. Une lettre dactylographiée est également beaucoup plus facile à lire pour le destinataire.
- Utilisez plutôt un programme de traitement de texte spécial pour les lettres que le programme d`écriture normal sur votre ordinateur. Par exemple, vous ne trouverez pas toutes les options dont vous aurez besoin pour la mise en page de votre lettre dans les programmes de traitement de texte standards.
- Si le candidat vous demande d`envoyer la lettre par e-mail, vous devrez quand même taper séparément une lettre que vous pourrez signer à la main, afin de pouvoir ensuite envoyer la lettre signée en pièce jointe en PDF avec l`e-mail, au lieu de simplement taper la lettre dans l`e-mail lui-même.
2. Trouver le modèle d`une lettre commerciale. L`application de traitement de texte que vous utilisez dispose généralement de plusieurs modèles qui vous permettent de choisir facilement le bon format pour votre lettre. Le modèle de lettre commerciale classique a généralement des marges fixes et d`autres paramètres prédéfinis afin que vous n`ayez pas à tout configurer manuellement.
3. Entrez le nom et l`adresse. En haut de la première page de la lettre, entrez votre nom et votre adresse ; pour être précis en haut à droite de la page. Vous mettez le nom et l`adresse du destinataire à gauche sur la même page.
4. Si vous l`avez, utilisez du papier à en-tête. Si votre employeur a une papeterie spéciale, ou si vous avez votre propre papeterie personnelle, cela rendra la lettre beaucoup plus professionnelle. Dans les deux cas, assurez-vous d`imprimer la lettre sur du papier de bonne qualité.
5. Faire un premier brouillon. C`est généralement une bonne idée d`organiser vos réflexions sur le candidat avant d`écrire la lettre. Faites une liste des caractéristiques que vous souhaitez inclure dans la lettre, puis choisissez les points les plus forts.
Partie 2 sur 3: Faire un premier brouillon
1. Présentez-vous et le candidat. Il devrait y avoir une ligne sous l`objet de votre lettre qui commence par « Cher », suivi du nom de la personne qui recevra la lettre. Dans la phrase d`ouverture suivante, vous mentionnez votre nom, le nom du candidat et la raison de votre lettre.
- Expliquez votre relation avec le candidat et depuis combien de temps vous le connaissez. Si vous avez certaines qualifications qui rendent votre référence plus précieuse, alors vous devriez les mentionner aussi.
- Confirmer les détails pertinents à la candidature ou à la candidature du candidat. Si vous êtes son cadre dans le domaine professionnel, vous devrez indiquer le nom de l`entreprise et à la fois votre propre poste et le poste du candidat (le cas échéant), depuis combien de temps le candidat a travaillé pour l`entreprise et depuis combien de temps vous avez été son superviseur.
- Par exemple, vous pourriez écrire : « Je m`appelle Ben de Bie et je travaille comme chef de service à la Jeans Factory. J`écris cette lettre de recommandation pour Jaap Jansen, qui a travaillé sous ma direction à la Jeans Factory au cours des cinq dernières années.`
2. Ensuite, nommez au moins trois compétences ou qualités exceptionnellement bonnes que le candidat possède. Immédiatement après votre introduction, incluez une phrase qui répertorie les traits et/ou les compétences que vous décrirez plus en détail dans le corps de la lettre.
3. Donnez des exemples pour illustrer. Dans le deuxième paragraphe de votre lettre de recommandation, vous allez détailler chacune des compétences ou traits que vous avez énumérés à la fin du paragraphe d`introduction.
4. Écrivez votre paragraphe de clôture. Dans votre troisième et dernier paragraphe, vous pouvez terminer sur une note positive en réitérant et en résumant les compétences ou les traits que vous avez soulignés dans le corps de votre lettre. En outre, vous pouvez indiquer que vous pensez que le candidat est adapté pour le poste ou pour le programme d`études ou le programme d`études pour lequel il souhaite postuler ou a postulé pour.
5. Inviter à poser des questions de suivi. Dans la dernière phrase de votre lettre, il est préférable d`indiquer la manière la plus simple dont le destinataire peut vous contacter s`il a des questions ou souhaite discuter plus en détail des informations contenues dans la lettre avec vous.
Partie3 sur 3: Fermeture de la lettre de référence
1. Vérifiez bien votre lettre. Une lettre avec des fautes d`orthographe ou de grammaire et une mauvaise utilisation des signes de ponctuation donne non seulement une image négative du candidat, mais aussi de vous. Selon le type d`emploi, de cours ou d`éducation pour lequel le candidat a postulé, une lettre de recommandation mal révisée peut avoir un impact négatif sur.
- Le programme de traitement de texte que vous utilisez a probablement un vérificateur d`orthographe et/ou de grammaire, mais vous ne devriez jamais vous fier aveuglément à ces fonctionnalités.
- Imprimez un brouillon de votre lettre et lisez-le attentivement. La lecture de la lettre recto-verso révèle parfois des erreurs que vous avez peut-être négligées lorsque vous lisez simplement la lettre recto verso.
- Vous pouvez également lire la lettre à haute voix. Cela peut vous aider à repérer les erreurs grammaticales, ainsi que les phrases ou les structures étranges qui prêtent à confusion ou sont difficiles à lire. Si vous vous retrouvez à bégayer à certaines parties pendant que vous les lisez à haute voix, voyez si vous pouvez réécrire ces phrases pour les rendre plus faciles à lire.
2. Mettez votre signature sous la lettre. Vous devez fermer votre lettre avec une phrase de clôture officielle telle que "Cordialement", suivie d`un espace pour votre signature. En dessous vous devez taper votre nom complet, juste en dessous de l`endroit où vous allez mettre votre signature. Vous pouvez également mettre des coordonnées sous votre nom tapé, mais ce n`est pas forcément nécessaire.
3. Envoyer la lettre. Demandez au candidat comment envoyer la lettre au destinataire et suivez ces instructions. Si vous envoyez la lettre par courrier électronique, vous pouvez également envisager d`envoyer une copie imprimée de la lettre par la poste.
Mises en garde
- Restez positif et essayez de ne pas mentionner les faiblesses ou autres moins bonnes qualités que le candidat peut avoir.
- Si vous pensez ne pas pouvoir dire assez de choses positives sur le candidat, il vaut mieux ne pas accepter la demande d`écrire sa lettre de recommandation.
- N`oubliez jamais qu`en écrivant une lettre de recommandation, vous mettez en réalité votre propre réputation en jeu. Il vaut donc mieux ne pas le faire si vous n`avez pas une confiance totale en son adéquation à l`emploi pour lequel il postule.
- Ne pas indiquer dans la lettre le sexe, l`origine ou l`âge du candidat, si le candidat a un handicap, ou toute autre information liée à la situation physique ou culturelle du candidat. Ce sont des qualités que le destinataire de votre lettre ne doit pas prendre en compte lorsqu`il décide d`embaucher ou d`admettre le candidat.
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