Prévenir les problèmes de communication : 14 étapes (avec photos)

Teneur

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Des astuces

Une mauvaise communication peut être à la fois drôle et frustrante. Si vous voulez réduire les problèmes de communication, parlez clairement et ne présumez rien. Vérifiez auprès de la personne pour vous assurer que vous êtes compris. Lorsque vous communiquez par voie électronique, soyez clair, concis et informatif. Être un bon auditeur peut également aider à prévenir les problèmes de communication. Garder votre concentration sur vos conversations peut réduire le risque de mauvaise communication.

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Partie1 sur 3: Communiquez clairement

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 1

1. Réfléchis avant de parler.En réfléchissant d`abord à ce que vous allez dire pouvez-vous organiser vos pensées et vous préparer à dire quelque chose de significatif. Surtout si vous êtes sur le point d`avoir une conversation importante, assurez-vous que vos mots sont en ordre afin que vous puissiez dire ce que vous voulez dire.

N`oubliez pas que votre attitude et votre ton peuvent transmettre beaucoup de choses. Limitez votre attention au sujet et essayez de ne pas vous en éloigner.
Si vous avez du mal à dire ce que vous voulez dire, notez quelques points pour vous assurer de ne pas oublier ce que vous voulez dire.
Faites une pause consciente avant de parler. Nous avons souvent tendance à nous lancer tête baissée dans une conversation, mais en prenant délibérément des pauses et en prenant quelques instants pour organiser nos pensées avant de parler, notre communication est plus susceptible d`être claire et les spectateurs sont disposés à écouter.

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 2

2. attirer l`attention. Avoir l`attention d`une personne signifie s`assurer qu`elle écoute et comprend ce que vous dites. Établissez un contact visuel et assurez-vous que la personne écoute. Si l`autre personne est distraite ou occupée par autre chose, demandez son attention ou essayez une autre fois. Si l`autre personne semble distraite par quelque chose d`autre, demandez de l`attention en disant : « Je veux m`assurer que vous comprenez » ou « J`apprécierais toute votre attention ».

Si la personne semble distraite, dites que vous parlerez plus tard quand elle sera plus disponible.

Par exemple, si vous avez besoin de parler à quelqu`un mais qu`il est occupé par autre chose, dites-lui que vous avez besoin de parler et que vous voulez son attention.

Ne criez pas ou ne criez pas sur quelqu`un pour attirer l`attention - approchez-vous de cette personne et adressez-vous à elle personnellement dans la mesure du possible.

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 3

3. Vérifiez vos hypothèses. Vous pouvez supposer que tout le monde comprend ce que vous dites ou leur demandez de faire, mais juste pour être sûr, clarifiez tout ce dont la personne pourrait ne pas être sûre. Par exemple, si vous donnez des instructions, expliquez ce que la personne doit encore faire pour se préparer. Vous pouvez surestimer ou sous-estimer les connaissances ou les compétences de quelqu`un, il est donc préférable de demander.

Cela est particulièrement vrai lorsque vous parlez à quelqu`un d`une culture différente de la vôtre. Vous pouvez supposer qu`ils comprennent le jargon ou une autre langue, mais cela ne fait pas de mal de demander. Si quelqu`un a l`air confus, essayez de mieux expliquer.

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 4

4. Sois poli. Être poli dans la communication signifie être ouvert, honnête et amical. Vous ne dites rien qui puisse être passif-agressif, sarcastique ou blessant envers ou à propos de la personne à qui vous parlez. Concentrez-vous sur la gentillesse et dites ce que vous voulez dire d`une manière facile à comprendre. Si vous interrompez d`autres personnes, êtes impoli ou irrespectueux, vous ne communiquerez pas efficacement.

Le sarcasme peut être facilement mal compris. Bien que cela puisse être censé être drôle, cela peut toujours conduire à des malentendus si vous dites le contraire de ce que vous voulez vraiment dire. Les gens peuvent être confus au sujet de ce que vous voulez dire réellement. Le sarcasme peut aussi être involontairement méchant.

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 5

5. Vérifier la compréhension. Vérifiez si la personne vous a compris. Pour ce faire, demandez simplement : « Est-ce clair ??` ou : `Vous avez des questions ??` Cela donne à la personne la possibilité d`exprimer ses doutes ou ses problèmes.

Cela peut aider les gens à se sentir à l`aise de poser des questions ou de demander des éclaircissements.

Lorsque vous donnez des instructions, demandez à la personne de les répéter afin que vous sachiez qu`elle comprend.

Dans certains cas, il convient de fournir un bref résumé.

Par exemple : « Donc, pour être clair, nous allons d`abord nous attaquer au compte Ramaker, puis nous aurons une réunion rapide sur la façon de résoudre les problèmes de communication. ». Compris?`

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 6

6. Suivi. Vérifiez auprès de la personne avec qui vous communiquez pour vous assurer que vous avez communiqué clairement. Par exemple, si vous avez envoyé un e-mail, envoyez-en un autre en demandant : « Comment allez-vous ?? Avez-vous des questions?` Si vous avez parlé à quelqu`un, demandez-lui quelques jours plus tard :. CA va?`

Si vous pensez avoir mal communiqué, profitez de ce moment pour tout faire comprendre clairement et clarifier ce qui pourrait être déroutant.

Partie 2 sur 3: Être un bon auditeur

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 7

1. Comprendre le langage corporel. Une grande partie de la communication est non verbale. Faites-y attention; ça peut être très important. Maintenez un contact visuel et faites attention à tout changement dans votre propre contact visuel ou le contact visuel de l`autre personne. Faites attention à la posture et aux expressions faciales d`une personne et voyez s`il y a des contradictions. Si vous remarquez des différences, veuillez demander à nouveau ou demander des éclaircissements.

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 8

2. écoute attentivement. Accordez toute votre attention lorsque quelqu`un parle. Beaucoup de gens essaient de penser à quoi dire ensuite, mais restent engagés avec la personne qui parle. Les gens apprécient quand ils se sentent entendus et compris, et l`un des meilleurs moyens d`y parvenir est d`écouter activement. Tournez votre corps vers eux et penchez-vous vers eux. Ne vous laissez pas distraire (comme par les téléphones portables) et restez présent avec la personne.

Ne vous contentez pas d`écouter les mots que la personne dit, mais aussi les informations et la façon dont elle communique. Par exemple, la voix de la personne peut changer si elle parle de quelque chose d`émotif ou se sent mal à l`aise.

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 9

3. N`interromps pas les autres. Quand quelqu`un d`autre parle, faites de votre mieux pour ne pas l`interrompre. Laissez la personne terminer ses réflexions avant d`ajouter ou de dire quoi que ce soit d`autre. Cela montre que vous écoutez et que vous vous souciez de ce que la personne dit. Si vous avez tendance à interrompre souvent les gens, ils peuvent se sentir frustrés et ne pas dire tout ce qu`ils aimeraient dire.

Laisser quelqu`un finir son esprit signifie que vous écoutez pleinement et que vous ne faites pas attention à vos propres mots. De cette façon, la personne se sentira plus à l`aise de tout partager et de ne pas oublier quelque chose qu`elle voulait dire parce que la conversation a été détournée.

Image intitulée Ask Parents About Puberty Step 11

4. Poser des questions. Si quelque chose n`est pas clair ou si vous ne comprenez pas complètement quelque chose, assurez-vous de poser une question à ce sujet. Essayez de dire quelque chose comme : « Voudriez-vous clarifier ce que vous entendez par ___?` ou `Je ne suis pas sûr de comprendre ___. Pouvez-vous expliquer que?`

Si la personne parle toujours et que vous ne voulez pas l`interrompre, écrivez la question pour ne pas oublier de la poser.

Partie3 sur 3: Communication électronique

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 10

1. Organiser les informations. Si vous essayez de faire passer des informations, vous devez vous assurer que les informations parviennent efficacement à la personne. Par exemple, si vous planifiez un événement, vous devez fournir des détails importants : le lieu, l`heure et ce que les gens doivent apporter. Donnez des instructions claires ou des étapes à suivre et assurez-vous que les informations sont claires.

Avant d`envoyer l`information ou l`invitation, veuillez vérifier qu`elle contient toutes les informations nécessaires.

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 11

2. Utiliser moins de mots. Lorsque vous communiquez par SMS ou par e-mail, allez droit au but. Un long e-mail peut dérouter ce que vous voulez transmettre. Par exemple, si vous faites une demande, allez droit au but et faites votre demande. Vous pouvez dire pourquoi la demande doit être faite, mais ne continuez pas éternellement. Dites simplement ce dont vous avez besoin et terminez l`e-mail peu de temps après.

Si vous avez tendance à écrire de longs e-mails ou des textes, les gens vont probablement les feuilleter plutôt que de les lire attentivement. Si vous ne pouvez pas éviter vos longues lettres, pensez à mettre les choses les plus importantes en premier.

Gardez à l`esprit que les e-mails n`envoient pas de signaux sociaux tels que les expressions faciales et le ton de la voix. Par conséquent, utilisez un langage clair et évitez les sarcasmes.

Les emojis sont utiles dans les e-mails sociaux, mais pas dans la plupart des e-mails professionnels.

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 12

3. Concentrez-vous sur un sujet. Gardez le message aussi simple que possible. Ne divaguez pas ou n`entrez pas dans beaucoup de détails supplémentaires, et ne couvrez pas plusieurs sujets dans un seul e-mail. Il vaut mieux se concentrer sur un élément ou un sujet à la fois que sur plusieurs choses dans un seul e-mail. Si vous avez plusieurs choses à discuter, discutez-en une à la fois par courriel. De cette façon, la personne peut supprimer n`importe quel e-mail lorsqu`elle a terminé avec chaque sujet, sans oublier de faire ou de couvrir quoi que ce soit.

Si vous insistez pour traiter plusieurs sujets en même temps, fournissez une délimitation claire. Utilisez des puces ou organisez-les différemment pour aider à clarifier le contenu.

Image intitulée Éviter les erreurs de communication, étape 13

4. Allez droit au but. Bien qu`il soit bon de commencer vos e-mails par « Comment allez-vous ??` ou une autre gentillesse, ne passez pas trop de temps à parler de quelque chose qui n`a rien à voir avec ce que vous voulez transmettre. Concentrez-vous sur votre demande ou les informations que vous souhaitez partager avec la personne. Ne tournez pas autour du pot et ne faites pas une longue introduction. Au lieu de cela, allez au cœur de ce que vous voulez ou devez dire.

Des astuces

Assurez-vous de ne pas utiliser le sarcasme dans les chats, la messagerie instantanée ou les e-mails sans emojis. Le sarcasme n`est souvent pas bien communiqué par SMS, alors mieux vaut le faire en personne.