Instructions gratuites étape par étape 
Selon la situation, votre lettre peut donner lieu à des négociations. Dans ce cas, il est plus pratique de demander initialement plus de temps supplémentaire que nécessaire. Cela crée un espace pour négocier. Si la personne à qui vous demandez un sursis n`est pas disposée à vous accorder autant de temps que vous l`avez demandé, vous pouvez alors faire un compromis et vous retrouver avec un sursis réalisable pour vous. Estimez votre rythme en fonction de ce que vous avez déjà fait et de ce qu`il vous reste à faire. Par exemple, si vous travaillez sur un projet depuis trois mois, vous devriez être en mesure d`estimer raisonnablement combien il vous reste à faire et combien de temps cela prendra. Soyez conscient des restrictions qui s`appliquent au destinataire. Il se peut bien que la personne à qui vous demandez un report doive également respecter des délais qui sont entravés par votre report. Par exemple, les professeurs d`un collège ou d`une université doivent souvent remettre les notes avant une certaine date, et ils ajustent la date limite des thèses en conséquence. 
Une bonne raison pourrait être que vous voulez travailler de manière approfondie et minutieuse. Par exemple, si vous travaillez sur un projet qui a un impact sur la sécurité d`autrui, il peut être utile de l`indiquer lors d`une demande de report. Si vous avez plusieurs raisons de demander un report, choisissez la plus importante et concentrez-vous sur celle-ci. Par exemple, si vous souhaitez plus de temps pour répondre à une offre d`emploi, indiquez que vous avez besoin de plus de temps pour déterminer quels seront les frais de déménagement pour vous (le cas échéant) plutôt que de dire que vous attendez une offre d`un autre employeur. 
Par exemple, si votre grand-père décède deux jours avant la remise de votre thèse, indiquez que vous demandez un report en raison de « circonstances familiales » au lieu des « circonstances » plus vagues. Vous pouvez même indiquer que votre grand-père est décédé et combien de temps vous êtes absent en conséquence. Assurez-vous que vos documents sont en ordre avant de soumettre la demande de report. Surtout si votre demande est adressée au gouvernement ou à une autre institution officielle, il est bon d`indiquer quelles actions et demandes vous avez prises jusqu`à présent. Si vous pouvez montrer que vous avez suivi les bonnes étapes jusqu`à présent, cela ne fonctionnera qu`à votre avantage. 
Même si vous connaissez le destinataire, choisissez une salutation formelle. Donc pas `Bonjour Erik` ou quelque chose comme ça. Essayez d`adresser votre lettre à une personne en particulier. Si vous envoyez la lettre à une autorité et que vous ne savez vraiment pas quelle personne au sein de cette autorité doit envoyer la lettre, choisissez « Cher Monsieur/Madame ». 
Par exemple, vous pouvez commencer votre lettre par : « Je m`appelle Tom de Vries et j`assiste à votre cours d`histoire moderne le mardi matin.” En conséquence, votre professeur sait immédiatement qui vous êtes et n`a pas à le découvrir. 
Après le contenu de votre lettre elle-même, le salut de clôture suit. Le plus courant est " Cordialement ". Dans des situations très formelles, vous pouvez choisir "Fidèlement vôtre" à la place. Toutes les autres options, telles que « Salutations » ou « Salutations » sont trop informelles. Si vous avez besoin d`une réponse avant une certaine date, veuillez l`indiquer dans le dernier paragraphe. Par exemple, écrivez : « . Choisissez votre formulation avec soin ; essaie de ne pas être trop arrogant. 
Si vous envoyez la lettre par la poste, assurez-vous que la lettre est imprimée sur une imprimante de bonne qualité. S`il y a des taches ou des lignes d`encre dessus, imprimez à nouveau la lettre. 
Le destinataire peut voir quand vous avez envoyé l`e-mail. Soyez conscient de cela, surtout si vous avez le don d`envoyer des e-mails la nuit. Gardez votre e-mail formel. Soyez aussi formel dans votre e-mail que vous le seriez dans une lettre. Cela signifie également que vous envoyez des e-mails à partir d`une adresse e-mail d`apparence professionnelle. Évitez une adresse avec des chiffres et des caractères spéciaux. Si nécessaire, créez une nouvelle adresse e-mail professionnelle. quelque chose comme "tom"[email protected]` va bien. Ne faxez pas votre lettre sauf demande expresse du destinataire. Si vous faxez votre lettre, conservez la confirmation d`expédition que le télécopieur imprime après l`envoi de votre lettre. 
Demander un report par courrier
Teneur
Parfois, il se passe quelque chose qui vous fait demander un délai. Par exemple, lors de votre programme d`études lorsque vous avez besoin de plus de temps pour votre thèse, ou lorsque vous risquez de manquer des délais pour un projet au travail. Il est alors important de rédiger une lettre de manière correcte et efficace dans laquelle vous demandez un report. Réfléchissez bien à ce que vous allez demander exactement. De combien de retard avez-vous besoin et pourquoi? Puis composez et envoyez un courrier formel avec demande d`accusé de réception.
Pas
Méthode 1 sur 3: Préparez le contenu de votre lettre
1. Écrivez la lettre dès que possible. Commencez à rédiger la lettre dès que vous savez que vous avez besoin d`un sursis. Cela donne au destinataire autant de temps que possible pour prendre une décision concernant votre situation. Vous montrez également que vous êtes préparé, même si vous demandez un ajustement du planning.
2. Déterminez le temps supplémentaire dont vous avez besoin. Tenir compte de toutes les circonstances et soumettre une demande réaliste. Si vous demandez trop peu de temps supplémentaire, vous devrez peut-être demander à nouveau une prolongation. Si vous demandez un report une deuxième fois, cela donne l`impression que vous n`avez aucune vue d`ensemble. Alors évitez ça; surestimez plutôt le temps supplémentaire dont vous avez besoin.
3. Soyez conscient des règles. Veuillez vérifier la date limite actuelle avant de demander une modification de la date limite. Vous ne voulez pas donner l`impression que vous n`avez pas la vue d`ensemble en montrant que vous ne savez pas exactement ce qu`on attend de vous lorsque vous demandez un report.
4. Donnez une bonne raison pour laquelle vous demandez un report. Habituellement, une date limite est là pour une raison, donc si vous demandez un report, vous devez avoir une bonne raison pour cela. Réfléchissez bien à cette bonne raison et mettez-la honnêtement sur papier. Ne mentez pas et n`exagérez pas ; ça ne va pas t`aider.
5. Veuillez inclure les détails pertinents dans le cadre de votre demande. En donnant des détails, votre lettre paraît plus crédible et professionnelle. Ceci est particulièrement important si vous adressez votre lettre à une agence gouvernementale ou à un autre organisme dont vous n`avez jamais rencontré les personnes.
6. Choisissez une lettre positive. Personne ne veut lire une lettre qui ne fait que harceler. Décrivez succinctement les événements négatifs, en vous concentrant sur la solution positive que vous proposez. Par exemple, si vous pensez que l`offre de salaire est trop basse, vous pouvez écrire : « J`ai besoin de plus de temps pour considérer votre offre. Cependant, je pense qu`avec un salaire plus élevé, je serais en mesure de mieux remplir le poste."
sept. Lisez entièrement votre lettre avant de l`envoyer. Veuillez prendre le temps de lire votre lettre dans son intégralité. Méfiez-vous des fautes d`orthographe ou des phrases qui ne coulent pas correctement. Utilisez le vérificateur de grammaire et d`orthographe sur votre ordinateur. Si possible, demandez à quelqu`un d`autre de lire la lettre avant de l`envoyer. Prenez vraiment le temps pour cela ; avec des fautes d`orthographe, votre lettre est mal soignée et cela n`aide pas votre demande.
Méthode 2 sur 3: Suivre les conventions officielles
1. Utilisez le bon ordre dans le titre. Vous commencez par votre nom et votre adresse en haut à gauche. Puis une ligne vierge puis le nom et l`adresse de la personne à qui vous adressez la lettre, également à gauche. Puis une autre ligne vierge puis la date à laquelle vous envoyez la lettre (également à gauche). Si vous avez une référence de correspondance précédente, mettez-la sous la date (encore une fois avec une ligne vide entre les deux). Puis une autre ligne vierge et ensuite le sujet de votre lettre.
- Si vous envoyez votre demande par email, vous pouvez sauter tout cela et commencer par la salutation. Vous mettez le sujet et l`attribut (s`il y en a un) dans la ligne d`objet de votre email. Par exemple, si vous envoyez un email à votre professeur, vous pouvez mettre dans la ligne d`objet : `Tom de Vries Numéro d`étudiant 042142242 Demande de report de thèse`.
2. Utilisez une salutation complète et correcte. Commencez par « Cher », puis « Monsieur » ou « Madame », puis le nom de famille. Au lieu de « monsieur » ou « madame », vous pouvez parfois également utiliser le titre de quelqu`un. Par exemple `Cher Professeur De Wilde`.
3. Utiliser correctement les paragraphes. Habituellement, trois paragraphes suffisent. Le premier paragraphe est l`ouverture et se compose d`une ou deux phrases. Dans le deuxième paragraphe, expliquez quelle est votre demande, en deux à quatre phrases. Le troisième paragraphe est la clôture et se compose d`une à deux phrases.
4. Faites attention au paragraphe de clôture. Ne sous-estimez pas l`importance d`un bon résumé. Répétez votre demande en une phrase et donnez une ouverture de contact. Par exemple, terminez par : « Si vous avez des questions sur ma demande, je serais ravi d`avoir de vos nouvelles."
5. Ajoutez votre nom et votre signature. Après le salut de fermeture suit une virgule. En dessous, laissez trois à quatre lignes vides. Votre nom sera ci-dessous. Vous utilisez l`espace vide au-dessus de votre nom pour mettre votre signature. Si vous postez la lettre, vous omettez les lignes blanches. Dans ce cas, votre nom sera directement sous le message de clôture.
Méthode 3 sur 3: Envoyer la lettre au destinataire
1. Faites une copie de votre lettre. Une fois votre lettre terminée, faites une copie de votre lettre. Si vous envoyez votre lettre par la poste, faites une copie de la version signée. Si vous n`avez pas de photocopieur, vous pouvez prendre une photo de la lettre signée et la sauvegarder. Si vous envoyez la lettre par la poste à une date ultérieure à celle indiquée sur la lettre, notez-le sur votre copie de la lettre. Conservez la copie pour vos propres dossiers.
2. Envoyer la lettre par courrier ordinaire. Déposez votre courrier au bureau de poste ou dans une boîte aux lettres ou point postal de l`entreprise postale de votre choix. Si vous voulez être sûr que votre courrier est bien arrivé, choisissez la livraison avec accusé de réception. Vous payez un supplément pour cela.
3. Envoyer la lettre par email. C`est souvent le meilleur moyen de soumettre votre demande, car il prend le moins d`efforts et est très fiable. Avant d`envoyer l`e-mail, vérifiez l`adresse e-mail du destinataire et incluez une ligne d`objet claire.
4. Bel. Si votre report est très urgent, ou si vous avez besoin d`un report peu de temps avant la date limite, il peut être préférable d`appeler la personne à qui vous demandez un report plutôt que d`envoyer un courrier électronique ou une lettre. Si vous appelez au lieu d`écrire, utilisez toujours un ton formel et expliquez de manière structurée pourquoi vous demandez un délai. Prenez des notes à l`avance et gardez-les à portée de main lorsque vous appelez.
Des astuces
- Essayez de garder votre lettre sur une page. Avec une lettre plus longue, vous risquez de vous enliser dans trop de détails et de perdre le lecteur.
- Vérifiez si le destinataire envoie normalement un accusé de réception. C`est souvent le cas des institutions gouvernementales, par exemple. Si vous ne recevez pas d`accusé de réception alors que vous auriez dû, il y a de fortes chances que votre demande ne soit pas arrivée.
Mises en garde
- Soyez réaliste dans tous les engagements que vous prenez. Si vous promettez de faire un travail supplémentaire, gardez cela à l`esprit lorsque vous proposez le nouveau délai. Vous voulez éviter que dans le temps supplémentaire dont vous disposez, vous ne soyez occupé qu`avec ce travail supplémentaire afin que vous n`atteigniez toujours pas votre travail d`origine à la fin.
- Assurez-vous que la demande de report est ponctuelle. Assurez-vous de bien faire le travail avant la nouvelle date limite. Vous ne voulez pas avoir à demander une deuxième fois.
- Vérifiez si vous avez inclus toutes les pièces jointes avec votre demande. Il peut être nécessaire, notamment pour les agences gouvernementales, d`inclure certaines pièces jointes à votre lettre. Avant d`envoyer la lettre, vérifiez si les pièces jointes sont complètes.
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