Instructions gratuites étape par étape 
Par exemple, si votre projet consiste à produire et à expédier 1000 T-shirts pour 1000 euros, vous pourriez être inquiet si vous n`en avez fait que 300 mais avez déjà dépensé 500 euros. Vous pouvez également voir que vous avez deux jours d`avance sur l`horaire et commenter cela. 
Par exemple, si votre entreprise de t-shirts est en avance sur son calendrier et son budget, vous pourriez y voir une raison d`accélérer la production et d`équilibrer les choses. 
Essayez de vous assurer que votre responsable voit toutes les informations dans les premières minutes de lecture du rapport. Par exemple, vous pouvez immédiatement commencer votre rapport avec quelque chose de direct comme : « Parker Transport est actuellement en avance sur le calendrier. Nous avons dépensé 50% du budget et produit 30% du produit. En accélérant la production, nous pouvons réduire les coûts." Si les managers sont satisfaits de ce qu`ils voient au début, ils en savent peut-être déjà assez. S`il y a quelque chose dans le résumé qui indique un problème, ils peuvent rapidement passer de là aux informations pertinentes plus loin dans le rapport. 
Par exemple, n`écrivez pas quelque chose comme « Nos directeurs de production, Frank et Sandra, ont fait du bon travail. Frank est toujours là très tôt et Sandra est toujours la dernière à partir, pour s`assurer que nous avons tout produit à temps." Au lieu de cela, insistez sur les dates clés : « Nous avons 20 % d`avance sur le calendrier car les chefs de production (Frank et Sandra) ont prolongé le temps de production de deux heures par jour." 
Si votre manager veut voir la grande histoire, vous pouvez nommer un chapitre « Résultats », un autre chapitre « Défis » et un troisième « Solutions ». Pour un manager qui aime voir les choses par ordre chronologique, essayez un chapitre « Progrès de cette semaine » suivi de « Prochaines étapes ». 
Si votre manager ou votre entreprise demande spécifiquement un rapport entièrement écrit, vous devez bien entendu vous conformer à ce souhait. 
Par exemple, évitez des phrases comme « les soldes d`août se passent bien, le meilleur mois à ce jour, grâce aux efforts vraiment exceptionnels de Marie et Sam." Vous pouvez dire la même chose en beaucoup plus court : « les ventes d`août sont les meilleures à ce jour, grâce au travail acharné de Marie et Sam." 
Si votre responsable souhaite recevoir des rapports moins souvent, vous faites bien sûr ce qu`on vous demande.
Rédiger un rapport d'état
Un rapport de situation peut sembler une corvée, mais l`écrire peut en fait être une excellente occasion de communiquer avec la direction. Quel que soit le projet sur lequel vous travaillez, vous devez vous concentrer sur la fourniture de détails spécifiques décrivant le budget et l`avancement du projet. Mettez les informations les plus importantes dans un résumé au début. Ensuite, faites un suivi avec les principaux détails décrivant le projet en termes de résultats et de défis. Gardez les choses courtes mais informatives et la direction est heureuse.
Pas
Partie 1 sur 2 : Configuration de votre rapport
1. Concentrez-vous sur les coûts et les délais. Quel que soit le projet sur lequel vous travaillez, les managers veulent savoir comment les choses se passent en termes de budget et d`avancement. Configurez votre rapport en collectant des informations sur la façon dont le projet se porte financièrement. De plus, faites quelques commentaires pour savoir si le projet est dans les temps ou non.
2. Soyez honnête à propos des problèmes. Si vous savez qu`il y a des problèmes de coût et d`avancement du projet, ne les cachez pas. Cela ne fera que conduire à de plus gros problèmes plus tard. Au lieu de cela, pensez à la façon dont ces problèmes sont liés à des choses qui vont bien.
3. Apporter des solutions aux problèmes. Une partie du but d`un rapport d`état est d`aider le gestionnaire à décider des prochaines étapes. Vous pouvez aider en suggérant des solutions à certains problèmes qui vous frappent. Au fur et à mesure que vous créez le rapport, prenez des notes sur la pertinence de vos solutions en termes de coûts et de progrès.
Partie 2 sur 2: Tout assembler
1. Donnez un titre au rapport. Commencez votre rapport écrit avec un bref résumé, le titre et la date. Étant donné que les rapports d`état doivent être courts, ils ne doivent pas nécessairement figurer sur une page de titre distincte. Si vous soumettez le rapport par e-mail, un sujet clair suffira pour que votre responsable sache de quoi parle l`e-mail.
- Quelque chose comme "Août 2017 Parker Transport Report" est bien.
- Fournissez toujours des données afin que la période sur laquelle vous faites un rapport soit claire.
- Si votre entreprise utilise des formats spécifiques pour les rapports, assurez-vous de les utiliser également.
2. Commencez par un résumé. Les gestionnaires sont occupés et ont besoin de voir les informations les plus importantes immédiatement. Quelques lignes au début du rapport entrent dans le vif du sujet, expliquant brièvement comment le projet avance en termes de budget et d`avancement.
3. Fournissez les détails les plus pertinents. Dressez la liste des résultats les plus importants à ce jour, en vous concentrant sur les jalons et les données clés. Informez votre manager en termes de résultats plutôt que d`activités.
4. Organiser les faits. Ici, vous pouvez adapter le rapport au style de votre responsable. Si vous connaissez la façon de travailler de votre responsable, vous pouvez adapter le rapport en conséquence. Si vous n`êtes pas sûr, concentrez-vous sur un résumé court et direct dans un style que vous connaissez bien.
5. Utiliser des balles. Les gestionnaires doivent recevoir les informations dont ils ont besoin rapidement et d`une manière facile à lire. Les paragraphes sont trop longs à lire et masquent des informations clés. Mais avec les listes à puces, il est facile de parcourir le rapport.
6. Ajouter des éléments visuels au besoin. Certains gestionnaires trouvent utile d`ajouter des repères visuels pour expliquer comment se déroule un projet. Par exemple, vous pouvez mettre un feu vert à côté d`une puce de coût si cela se passe bien, mais un feu orange à côté d`un sur les progrès si vous prenez un peu de retard.
sept. Examinez votre rapport et modifiez-le au besoin avant de le soumettre à votre gestionnaire. Les fautes d`orthographe et les phrases manquantes ne sont jamais bonnes, même dans un rapport de situation court et relativement informel. Ne vous fiez pas uniquement aux vérificateurs d`orthographe et de grammaire électroniques. Pour garder le rapport court et direct, regardez ce qui peut encore être fait (comme les adverbes et les adjectifs inutiles).
8. Signaler au moins une fois par mois, sauf si vous avez d`autres instructions. Votre entreprise peut vous demander de fournir des rapports d`état selon un calendrier, par exemple hebdomadaire ou bihebdomadaire. Un rapport au moins une fois par mois est généralement bon pour tenir votre responsable informé. Contactez-le si vous n`êtes pas sûr de la date à laquelle les rapports d`état devraient être en.
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