Comment rédiger un rapport d'événement : 12 étapes (avec des images)

Teneur

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Des astuces
Nécessités

Vous devrez peut-être rédiger un rapport d`événement pour déterminer si un événement a réussi en comparant les résultats aux objectifs. C`est un moyen important pour les personnes ou les entreprises qui ont organisé des événements d`évaluer s`ils doivent faire des ajustements la prochaine fois. Il existe certaines façons de vous assurer que vous faites un rapport d`événement réussi. Ceci est important si vous envisagez d`organiser un autre événement!

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Partie 1 sur 3 : Préparer votre rapport d`événement

Image intitulée Rédiger une proposition de subvention Étape 10

1. Déterminer le style et la mise en page de la présentation pour chaque groupe cible. Les rapports d`événements se présentent sous forme papier, reliés ou agrafés, sous forme numérique, PDF pouvant être envoyé par courrier électronique, présentations PowerPoint, etc.

Assurez-vous que le rapport d`événement est divisé en sections claires. Vous devez évaluer comment les résultats de l`événement se sont comportés par rapport aux objectifs. Résumer les principaux résultats de l`événement.
Adaptez la couverture de l`événement aux besoins et aux intérêts de chaque sponsor et de votre public cible. Pensez aux objectifs des sponsors. Dans une certaine mesure, les sponsors sont le public cible principal d`un reportage d`événement. Ils veulent savoir si cela valait la peine de parrainer l`événement. Alors réfléchissez à ce qu`ils veulent savoir et quels sont leurs sujets d`actualité.
Faites également le rapport de l`événement de manière à ce qu`il corresponde à l`individualité de l`événement et des sponsors. Ne faites pas un simple rapport. Les autres publics cibles du rapport d`événement comprennent les cadres et les directeurs financiers.

Image intitulée Dites à votre meilleur ami que vous êtes déprimé Étape 3

2. Créez un processus pour garder une trace des informations dont vous avez besoin pendant l`événement. Tu ne devrais pas te fier uniquement à ta mémoire.

En gardant une trace des informations importantes avant, pendant et après l`événement, vous pouvez créer un rapport plus spécifique et finalement plus efficace. Cela vous permet également de le terminer plus tôt.

Gardez à l`esprit que la collecte de données est un processus continu pour lequel vous pouvez engager plusieurs personnes si nécessaire (y compris des stagiaires). L`essentiel est que vous n`avez pas à attendre la fin de l`événement pour faire le rapport.

3. Qu`il s`agisse des points principaux. L`un des problèmes avec les rapports d`événements est qu`ils ne font guère plus que ruminer l`ordre du jour ou se concentrer sur des déclarations réconfortantes et édifiantes. Ne faites pas cela. Au lieu de cela, mettez l`accent sur les points principaux avec une vision claire et analytique.

Choisissez quelques points saillants de l`événement à développer. Réfléchissez aux trois choses qui ont le mieux fonctionné et aux trois choses les plus surprenantes.

Évitez d`encombrer le rapport avec des détails banals, tels que le menu du déjeuner ou un résumé détaillé de l`intégralité de la présentation de l`orateur principal. Tu dois soulever des choses qui comptent.

Partie 2 sur 3 : apporter le bon contenu à votre rapport

Image intitulée Commencer une lettre Étape 7

1. Rédiger un résumé de gestion. Le rapport d`événement doit inclure un résumé de gestion qui est une version condensée du rapport complet et détaillé. Rappelez-vous que le résumé est comme une introduction.

Vous pouvez créer deux rapports : un résumé pour les personnes intéressées par les résultats de l`événement et un rapport plus détaillé et complet pour les personnes qui ont réellement contribué ou sponsorisé l`événement.
Dans le résumé, vous devez vous concentrer sur les principaux objectifs et résultats. Le résumé analytique doit être court - juste une ou deux pages. Il doit résumer les principaux points de l`événement, et il doit contenir une brève interprétation des données.

Image intitulée Obtenir un brevet Étape 10

2. Utilisez des visuels dans votre rapport d`événement. Il est souvent plus efficace d`utiliser un graphique pour montrer des statistiques, plutôt que de donner à vos lecteurs un tas de chiffres.

Si l`événement concernait un nouveau produit, vous pouvez en montrer une photo. Des photos de l`événement réel aident à illustrer le rapport. Essayez d`obtenir des photos des sponsors lors de l`événement que vous pouvez utiliser pour votre rapport. C`est une autre tâche qui ne peut pas attendre après l`événement.

Les échantillons, reproductions et autres échantillons sur place sont bons à utiliser. Indiquez le nombre de personnes qui ont reçu des coupons de parrainage, etc. Documenter la promotion sur site et hors site générée par l`événement, dans les médias, auprès du public cible et pour les sponsors.

Image intitulée Devenir membre du Congrès Étape 17

3. Documenter toute la promotion et la couverture médiatique. Vous souhaitez déterminer à quel point l`événement a été promu dans les médias, par rapport à ses objectifs.

En plus de la diffusion et de la portée, concentrez-vous sur les publicités imprimées et les articles présentant les noms des sponsors et leur promotion.

Documenter la publicité télévisée, la publicité gratuite, la portée, les coûts publicitaires et la couverture médiatique.

N`oubliez pas de documenter la couverture radio, les publicités dans les médias, les frais de publicité, les promotions, les rapports d`audit, etc.

Image intitulée Rédigez un discours pour vous présenter Étape 10

4. Faire une déclaration sur les objectifs de l`événement. Il est très important de lier les objectifs de l`événement aux résultats, alors assurez-vous d`inclure un rappel de la mission initiale de l`événement et des objectifs fixés.

Vous pouvez ajouter le programme de l`événement. Vous pouvez également discuter qui étaient les principaux participants de l`événement. Cependant, gardez ces parties courtes.

Assurez-vous de passer le plus de temps à enregistrer et à discuter des principaux résultats de l`événement et à les comparer aux résultats souhaités. Soyez réaliste et n`essayez pas de rendre les choses plus belles qu`elles ne le sont.

Image intitulée Demander une subvention à l`entrepreneuriat Étape 10

5. Ajouter des informations financières au rapport d`événement. Il est important de fournir une image détaillée du budget de l`événement et de ce qui a réellement été dépensé (ou éventuellement reçu). Assurez-vous d`inclure une comparaison des dépenses budgétées avec les dépenses réelles, en soulignant les choses qui ont bien fonctionné et les choses qui pourraient être améliorées.

Vous devez détailler tous les coûts, y compris les activités de marketing et de promotion, les frais de personnel et les frais de parrainage. C`est une bonne idée d`ajouter un budget détaillé. Les directeurs financiers et les cadres veulent voir des preuves pour étayer les conclusions.

Ajouter un calcul de la Gain ainsi que les frais, le parrainage et les pièces justificatives. Assurez-vous de comparer le bénéfice réalisé avec le bénéfice budgété. Comparé à quoi? C`est une bonne question à poser.

Image intitulée Demander une subvention à l`entrepreneuriat Étape 7

6. Ajouter des statistiques pertinentes pour les lecteurs. Vous ne devriez pas faire un rapport qui ne contient que des informations de bien-être. Le nombre de personnes qui ont participé est un nombre que vous devez mentionner. C`est une bonne idée de fournir des données mesurables.

D`autres statistiques et données pertinentes peuvent inclure le nombre de prospects et le nombre de visiteurs sur un stand spécifique. La mention des données rend le rapport plus crédible. Fournir des informations sur les participants/visiteurs. Indiquez les caractéristiques démographiques, le nombre de visiteurs et les résultats de la recherche des visiteurs (comme le comportement d`achat).

Rapport sur le nombre de personnes qui ont répondu aux campagnes des sponsors, et sur les dons caritatifs. Documenter l`impact économique et la participation des employés.

Image intitulée Succès dans le marketing de réseau Étape 16

sept. Fournir un élément qualitatif qui contextualise les données. Votre rapport doit contenir des statistiques, mais vous avez également besoin des déclarations des participants pour fournir des commentaires contextuels.

Recueillir des citations et des commentaires des participants à l`événement et des membres de l`équipe afin que l`évaluation du succès et des défauts de l`événement ne vienne pas uniquement de l`auteur qui rédige le rapport. C`est plus crédible alors.

Déterminez également si vous souhaitez ajouter des recherches externes. Donner une valeur à la promotion dans les médias est quelque chose qu`un tiers peut enquêter.

Évaluez l`emplacement et l`installation. Vous devriez passer du temps à évaluer l`efficacité du lieu et de l`installation du point de vue des autres. Discutez de la façon dont l`espace a été utilisé par la conférence, l`événement, etc.

Partie 3 sur 3 : Finaliser votre rapport d`événement

Image intitulée Préparez-vous pour l`université si vous

1.Compléter le rapport à temps. Essayez de rédiger et de publier le rapport assez rapidement après l`événement. Assurez-vous de le programmer dans votre calendrier pour que cela se produise. Certaines personnes suggèrent de publier un rapport d`événement dans les 30 jours, mais d`autres disent que vous pouvez le faire en quelques jours.

Quelle que soit la date limite, assurez-vous de la respecter. Peut-être que vous rédigez le rapport d`événement pour une agence embauchée par un client spécifique. Soyez attentif à toutes les demandes.
L`essentiel est que votre public cible attend un rapport complet et ponctuel. Alors prenez le temps de le faire correctement et correctement, mais n`attendez pas si longtemps que cela devienne obsolète.

Image intitulée Spot Fake News Sites Étape 8

2.Lire votre rapport d`événement. Assurez-vous que votre rapport d`événement a une grammaire appropriée et évitez l`orthographe, la ponctuation et autres fautes d`impression.

Assurez-vous que vos réponses ont de la profondeur. Une bonne règle d`or est la règle d`écriture `montre, ne dis pas.’ Cela signifie fournir des exemples spécifiques pour étayer les points généraux du rapport.

N`oubliez pas votre public cible et assurez-vous que votre style d`écriture est formel et professionnel. Un rapport d`événement n`est pas un document occasionnel ; c`est un document essentiel pour déterminer si l`événement en valait la peine, il doit donc faire autorité.

Des astuces

Prenez plus de photos que vous ne pensez en avoir besoin. Vous serez satisfait des options plus tard.
Lorsque vous voulez un devis de l`un des dirigeants et planificateurs, ne vous adressez pas à eux en premier. Ce sont eux qui restent le plus longtemps, alors demandez d`abord au public ; ce sont eux qui rentrent chez eux le plus vite. Ne harcelez pas un conférencier ou un superviseur lorsqu`il est occupé à autre chose ; ils seront disponibles pour des questions plus tard.
Lorsque vous collectez des citations, démarrez la conversation et continuez à poser des questions naturellement jusqu`à ce que vous trouviez la personne à qui vous souhaitez parler.
Recueillez plus de citations que vous pensez avoir besoin. Vous serez satisfait des options plus tard.
De bonnes photos montrent l`action de l`événement ou la réaction des gens à l`événement.
Essayez d`obtenir des photos de l`ensemble de l`événement, y compris le public et l`orateur sur une seule photo afin de montrer au lecteur à quel point il était grand.