Rédaction d'un plan de coaching

1. Prenez le temps de faire connaissance avant de commencer à travailler ensemble. C`est bien d`apprendre à se connaître lors de la première rencontre entre vous et le mentor ou le protégé et peut même aider à construire une relation positive. Prendre rendez-vous à une heure et un lieu précis. Passez ensuite environ 30 à 60 minutes à discuter de manière informelle. Posez-vous des questions pour établir des relations.

• Par exemple, demandez à votre mentor ou protégé d`où il vient, où il est allé à l`école, sur les activités de loisirs et les animaux de compagnie.

Astuce: Pour rendre la première réunion un peu plus formelle, organisez-la dans une salle de conférence au travail ou dans un espace de bureau, comme le bureau du mentor. Pour une première réunion plus détendue, il est préférable de se rencontrer quelque part en dehors du lieu de travail, par exemple dans un café ou un restaurant pour le déjeuner.

2. Discuter des résultats souhaités pour la relation. Lorsque vous commencez à travailler ensemble, planifiez une réunion pour établir les objectifs de base vers lesquels vous souhaitez travailler. Il peut s`agir d`objectifs généraux que vous préciserez plus tard, afin de déterminer les objectifs professionnels plus spécifiques du protégé. Certaines choses que le mentor et le protégé peuvent énumérer comme objectifs pour leur relation sont :

3. Déterminer les responsabilités de chacun. Une fois que vous avez établi des objectifs, déterminez ce que la relation implique en spécifiant ce dont chacun est individuellement responsable. Énoncer clairement ces responsabilités afin qu`il n`y ait pas de malentendu sur le rôle de chacun.

4. Indiquez à quelle fréquence vous vous rencontrerez. Essayez de vous rencontrer 3 à 4 fois au cours des six mois, ou plus souvent si vous le souhaitez. Des réunions plus fréquentes peuvent vous aider à faire de bons progrès, surtout au cours des 1 à 2 premières années de votre relation. D`autres éléments à considérer lors de la planification de vos réunions comprennent :

1. Notez les objectifs à long terme du protégé. Identifier l`objectif de carrière ultime ou principal du protégé aidera à créer des objectifs clairs vers lesquels travailler. Si vous êtes le protégé, discutez de vos objectifs de carrière avec votre mentor, puis indiquez votre objectif de carrière comme objectif principal du plan de mentorat. Si vous êtes le mentor, discutez des objectifs de carrière du protégé avec lui pour aider l`autre personne à développer des idées et les transformer en une déclaration définitive.

• Par exemple, vous pourriez écrire quelque chose comme « Mon objectif final est de devenir professeur titulaire et d`occuper un poste administratif, tel que doyen ou vice-président.`

2.Indiquer les objectifs à court terme (les 5 à 10 prochaines années de la carrière du protégé). Il peut s`agir de choses que le protégé aimerait réaliser au cours des 1, 2, 3, 5 ou même 10 prochaines années. Énumérez chaque objectif à court terme et le calendrier suggéré pour l`atteindre.

3. Faites une liste des compétences sur lesquelles le protégé veut travailler. Discuter des compétences qui sont importantes pour le succès du protégé dans le domaine choisi. Ensuite, dressez la liste de ces compétences et identifiez les façons dont le protégé peut les travailler.

4. Indiquer les événements de développement professionnel auxquels le protégé doit assister. Inclure dans le plan tous les ateliers, conférences ou autres événements de développement professionnel qui pourraient profiter au protégé. Indiquez également quand les événements auront lieu et quelles dates limites importantes le protégé doit connaître, comme une date limite pour soumettre un document de conférence.

5. Programmez des présentations de contacts qui peuvent bénéficier au protégé. Si vous êtes le mentor et que vous assistez à une réunion ou à un événement où votre protégé est également présent, présentez-le à d`autres professionnels. L`élargissement du cercle social professionnel du protégé est un objectif important pour favoriser son développement professionnel et aider à atteindre les objectifs fixés.

1. Évaluer le protégé tous les deux ans pour vérifier ses progrès. Des réunions d`avancement régulières aideront à assurer de bons progrès, alors planifiez ces vérifications. Si vous êtes le mentor, évaluez votre protégé une fois tous les six mois. Si vous êtes le protégé, proposez une évaluation tous les six mois en en discutant avec votre mentor et en l`intégrant à votre plan. Demandez au mentor et au protégé d`examiner le plan, les buts et les objectifs de mentorat pendant six mois pour voir ce que le protégé a réalisé ou vise à atteindre.

• Par exemple, si le protégé s`est fixé pour objectif de publier un article d`ici la fin de l`année, alors à la fin des six premiers mois de l`examen, il devrait y avoir des preuves tangibles que le protégé se dirige vers cet objectif, comme le fait qu`un article a été accepté par une revue scientifique ou a au moins soumis un article à une revue d`ici là.
• Si vous êtes le mentor, fournissez des encouragements et des commentaires sur les progrès du protégé. Vous pouvez le faire en prenant des notes sur ce qu`ils ont accompli et en mettant ces notes sous la forme d`une lettre.
• Si vous êtes le protégé, identifiez les objectifs que vous n`avez pas atteints et demandez conseil à votre mentor, surtout si vous avez des difficultés avec l`un de vos objectifs.

2. Apportez des ajustements au plan d`orientation et aux objectifs si nécessaire. Après avoir examiné le plan de mentorat ensemble, vous pouvez ajuster le plan selon vos besoins, par exemple en modifiant la date d`achèvement de l`objectif, en modifiant les objectifs ou en ajoutant de nouveaux objectifs. Utiliser les notes prises par le mentor lors de l`évaluation et toute préoccupation soulevée par le protégé pour ajuster le plan.

3. Examinez le plan ensemble et faites-le signer par les deux parties. Une fois que vous et votre mentor êtes satisfaits du plan nouveau ou révisé, vous pouvez tous les deux le signer pour le rendre officiel. Assurez-vous que vous êtes tous les deux d`accord avec les buts et autres objectifs décrits dans le plan, et apportez les modifications nécessaires avant de le signer.