Instructions gratuites étape par étape 
Les différences linguistiques ou régionales peuvent causer des problèmes de communication. Lorsque les gens essaient d`utiliser le sarcasme ou l`humour dans un e-mail, cela est souvent interprété à tort comme de l`impolitesse. 
Vous pouvez alors répondre par : `Tous mes rapports sont terminés sauf celui dû demain. Besoin d`un brouillon pour un projet aujourd`hui?` Ne demandez pas d`explication sur ce qu`ils signifient et ne soyez pas brusque. Par exemple, ne demandez pas : « Qu`est-ce que cela signifie ??` ou `Qu`est-ce que tu veux dire par là ??` 
Dites : « J`ai repensé au projet et j`ai pensé qu`il serait plus facile de vous en parler en personne. Avez-vous un moment?` Vous pouvez également dire : « Votre e-mail suggère que les spécifications devraient être prêtes maintenant, mais la date limite telle qu`elle m`a été donnée indique que ce n`est que la semaine prochaine. ». Est-ce que je travaille avec le mauvais horaire?` 
Ne soyez pas franc dans votre réponse car cela peut sembler impoli. 
Après avoir écrit votre réponse, mettez-la de côté pendant environ une heure. Si vous savez que vous avez écrit par émotion, passez à une autre tâche jusqu`à ce que vous vous soyez un peu calmé. Ajoutez l`adresse e-mail en dernier pour éviter d`envoyer l`e-mail par erreur. 
Choisissez un sujet lié au travail sur lequel vous concentrer. 
Par exemple, si l`e-mail grossier demandait l`état d`un rapport, vous pourriez dire : « Merci d`avoir vérifié. J`ai reçu les nouvelles données ce matin, je mets donc à jour mon rapport. Le nouveau rapport sera disponible cet après-midi.` Cela permet de garder l`accent de la réponse sur le travail qui vous est assigné et l`avancement de votre projet, et non sur votre réponse à votre collègue grossier. 
N`accusez pas l`autre personne de comportement grossier. Gardez vos sentiments hors des e-mails. Avant d`appuyer sur envoyer, demandez-vous si vous vous défendez dans n`importe quelle partie de l`e-mail. 
Au moment de décider à qui signaler cela, pensez à la situation dans votre bureau. Par exemple, si votre manager a une bonne relation avec la personne incriminée, il est préférable de s`adresser au service RH. 
Signaler le ou les e-mails grossiers aux RH est le seul moyen de traiter le comportement de votre responsable envers vous, s`il continue. Vous devez créer un fichier à partir des e-mails.
Répondre aux e-mails grossiers
Teneur
Recevoir des e-mails grossiers au travail peut être difficile à gérer. Bien qu`il puisse être tentant de réagir durement lorsque vous sentez que quelqu`un est impoli avec vous, vous devrez conserver un comportement professionnel. Avant de répondre, que ce soit par e-mail ou en personne, prenez quelques instants pour respirer profondément, énoncez clairement l`intention de votre réponse et formulez ce que vous voulez dire.
Pas
Partie 1 sur 3 : Comprendre l`intention de l`expéditeur
1. Décidez si cela vaut votre temps et votre énergie. Il est tentant de répondre tout de suite, mais essayez d`abord de vous calmer en prenant quelques grandes respirations. Ensuite, demandez-vous si l`e-mail mérite vraiment votre attention. Même si vous pouvez vous sentir offensé, ne laissez pas cette personne vous dicter ce que vous ressentez ou comment se déroulera le reste de votre journée.
- Concentrez-vous sur ce qui vous convient.
- Demandez-vous : « Qu`est-ce que je veux accomplir avec ce? Que se passera-t-il si je confronte cette personne? Que se passera-t-il si je ne le fais pas?`
2. Éviter les suppositions. Nous communiquons de différentes manières, et l`écriture n`est pas la compétence la plus forte de tout le monde. Ce qu`une personne considère comme une déclaration directe et professionnelle peut sembler impoli ou impoli pour une autre. Ne présumez pas immédiatement que la personne le pense grossièrement.
3. Demandez à l`expéditeur pour plus d`informations. Répondez en demandant plus d`informations, en citant les commentaires spécifiques que vous souhaitez clarifier. Parfois, les messages grossiers sont simplement mal formulés. Par exemple, votre collègue vous a peut-être envoyé un message qui disait : « J`espère que vous avez le temps aujourd`hui de rédiger vos rapports ».`
4. Parlez à l`expéditeur. En parlant à la personne, vous pouvez mieux entendre le ton de ses mots. Rendez-vous sur son lieu de travail ou appelez la personne pour discuter du travail partagé ou des sujets liés à l`e-mail. Ensuite, demandez une explication sur les commentaires directs dans l`e-mail.
Partie 2 sur 3: Écrire une réponse
1. Ne pas répondre si aucune réponse n`est requise. Si l`e-mail ne nécessite pas de réponse, ne pas répondre est la meilleure option. Veuillez envisager de ne pas répondre si vous recevez des e-mails qui n`ont aucun sens et ne nécessitent pas votre attention.
- Par exemple, les collègues peuvent parfois faire des hypothèses sur vos habitudes de travail. Ne répondez pas à un e-mail du type « Ça doit être agréable d`avoir des déjeuners très longs » ou « Tout le monde sait que vos réunions ne durent pas vraiment tout l`après-midi ».Tant que votre manager connaît la vérité, vous pouvez rester à l`écart des drames au bureau.
2. Restez professionnel. Si une réponse est nécessaire, le ton doit être professionnel, même si l`expéditeur n`était pas professionnel. Lisez votre e-mail à haute voix avant de l`envoyer pour vous assurer qu`il semble professionnel et non grossier ou émotionnel.
3. Prenez votre temps pour rédiger votre réponse. Votre réponse doit être calme et professionnelle, alors ne vous précipitez pas. La plupart des e-mails ne sont pas urgents, vous pouvez donc prendre toute la journée pour y répondre si vous le souhaitez.
4. Gardez votre message court et simple. N`essayez pas de répondre à tout, et ne donnez pas une longue défense personnelle. Si vous voulez écraser le comportement grossier, assurez-vous de garder l`e-mail concentré sur des sujets liés au travail.
5. Tenez-vous en aux faits et ne développez pas. Pour vous assurer que votre e-mail est professionnel, ne discutez que des faits. Les faits incluent des éléments spécifiques tels que le travail assigné et terminé, les dates d`échéance, les délais, les données et les sujets connexes.
6. Ne laissez pas les émotions traverser votre réponse. Il est tentant de répondre de manière défensive ou grossière à un e-mail abusif, mais cela ne fera qu`empirer la situation. Au lieu de cela, vous feriez mieux de vous comporter de manière professionnelle.
Partie3 sur 3 : Obtenir une assistance supplémentaire
1. Signaler un langage offensant ou une attaque personnelle. Si l`e-mail contient des menaces ou une attaque personnelle, vous devez alors en faire une copie et discuter du cas avec votre responsable et les RH. Assurez-vous que l`incident est documenté par votre lieu de travail et demandez une enquête.
- Dites-nous si vous pensez que le contenu de l`e-mail crée un environnement de travail hostile.
2. Dites quand la grossièreté se transforme en intimidation. Gardez une trace de chaque incident pour démontrer un modèle de comportement. Si vous recevez fréquemment des e-mails grossiers qui affectent votre environnement de travail, prenez note de ces e-mails avec votre responsable ou votre service RH. Apportez des copies des e-mails pour montrer ce que vous voulez dire.
3. Parlez aux RH si votre responsable vous envoie un e-mail grossier. Ce service, ou le superviseur de votre manager, peut vous aider si votre manager est l`expéditeur d`un e-mail grossier. Avant de signaler l`incident, vous devriez être en mesure d`expliquer pourquoi vous pensez que l`e-mail est impoli. Selon ce qui a été dit, vous pouvez être invité à remplir un rapport sur l`incident, être invité à rencontrer un médiateur ou être transféré dans un autre service.
Des astuces
- Si l`expéditeur est quelqu`un avec des antécédents d`e-mails grossiers, gardez cela à l`esprit lorsque vous abordez l`e-mail.
- Si vous voulez effacer votre colère, faites-le dans un e-mail ou un document Word vierge. De cette façon, vous pouvez le supprimer et ne pas appuyer accidentellement sur envoyer.
- Suggérez à votre lieu de travail d`organiser une session sur l`étiquette des e-mails. Si personne ne sait comment enseigner un tel cours, demandez à embaucher quelqu`un qui peut le faire ; cela pourrait aussi être un signe qu`une telle formation est nécessaire.
- Une façon de traiter avec un collègue qui envoie régulièrement des e-mails grossiers est de le mettre en copie conforme à votre patron ou à un autre collègue concerné chaque fois que vous répondez.
- L`envoi d`e-mails est difficile, même pour un professionnel, alors n`oubliez pas qu`il n`est pas toujours possible de transmettre correctement les émotions et l`intention via un e-mail.
Mises en garde
- Certaines personnes utilisent des bombes à retardement et peuvent diriger leur colère contre vous si vous réagissez brutalement. Restez poli et professionnel, et si vous avez des questions ou des préoccupations, parlez-en à votre patron ou au service des ressources humaines.
- Tout ce qui est diffamatoire, abusif, harcelant, diffamatoire, raciste ou insultant dans un e-mail peut être signalé. Le courrier électronique est considéré comme public dans la plupart des juridictions et peut exposer votre entreprise à des litiges juridiques. Une personne qui envoie de tels e-mails peut s`attendre à des mesures disciplinaires et même à un licenciement. Si vous craignez que l`e-mail contienne un contenu aussi offensant, veuillez en parler à votre patron ou aux RH pour obtenir des conseils supplémentaires, ou à votre représentant légal si vous ne souhaitez pas en discuter avec le lieu de travail.
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