Instructions gratuites étape par étape 
Pensez à trois choses que vous voulez qu`il se produise à la suite de l`événement. Ceux-ci peuvent être des objectifs financiers, des objectifs sociaux et des objectifs personnels. Vous êtes en contrôle. 
Assurez-vous de tenir les membres de votre équipe informés de vos projets. Si les autres savent quel est l`objectif, ils peuvent mieux vous aider et ils seront plus motivés à travailler avec vous vers votre objectif. Si vous ne pouvez pas recruter de bénévoles, engagez des personnes. Le lieu où vous organisez votre événement peut probablement vous y aider. 
Cherchez des moyens de réduire vos coûts. Par exemple, un emplacement moins cher, ou s`occuper de la décoration vous-même. Une simple réunion bien organisée laisse plus d`impression qu`une fête grandiose qui s`avère être un échec. 
Prenez le calendrier et réfléchissez à qui est votre public. Ciblez-vous les mamans et les papas au foyer? Alors un matin en semaine est un bon choix. Ciblez-vous les étudiants? Choisissez ensuite un endroit facilement accessible en train ou à vélo. Certains emplacements doivent être réservés longtemps à l`avance. Une fois que vous savez où vous souhaitez organiser votre événement, contactez cet endroit et demandez s`ils sont disponibles à la date que vous souhaitez. Organisez cela dès que possible ; les emplacements populaires sont des mois complets à l`avance. 
Il est important de parcourir toute la liste avec l`équipe et de voir ce qui vous manque encore. Quels problèmes pratiques pouvez-vous rencontrer et comment pouvez-vous les résoudre à l`avance? 
Réfléchissez à d`autres moyens de promouvoir votre événement. E-mail? Prospectus? Média social? Réfléchissez à la façon dont vous pouvez encourager les gens à venir à votre événement et comment vous pouvez les y garder pendant l`événement. 
Créer un calendrier pour chaque activité. Quand l`activité commence et se termine, qui est nécessaire à quel moment, de quels attributs avez-vous besoin et quand pour quelle activité. De cette façon, votre aperçu des activités se transforme progressivement en un script complet. 
Révisez la planification en détail avec votre équipe et vos bénévoles. Est-ce que tout va bien? Où y a-t-il encore des goulots d`étranglement dans la planification et comment les résolvez-vous ensemble? Assurez-vous qu`il n`y a pas de problèmes au sein de l`équipe. Vous n`avez pas besoin d`être les meilleurs amis les uns des autres, mais assurez-vous que les gens peuvent bien travailler ensemble. 
Il est important que les visiteurs de l`événement se sentent les bienvenus. Disposer d`un comité d`accueil d`une ou deux personnes qui accueillent tout le monde à l`entrée et peuvent répondre aux questions des visiteurs. 
Les médias sociaux qu`il est bon d`utiliser dépendent de votre public cible. Snapchat et Weibo pour les jeunes, Instagram pour les jeunes plus âgés, Twitter pour les trentenaires et quarantenaires, LinkedIn pour les travailleurs (principalement plus instruits). 
Assurez-vous de conserver tous les reçus et factures. Tu vas avoir besoin d`eux tous. Plus vous gardez une trace claire de cela depuis le début, plus il est facile par la suite de retrouver certaines factures et de faire la comptabilité. 
Pensez à qui est votre groupe cible et choisissez les médias qui correspondent. Ci-dessus, nous avons déjà parlé de divers médias sociaux. Il en va de même pour les médias papier : découvrez quels journaux ou magazines votre groupe cible lit et faites-y de la publicité. 
Prends ton temps pour ça. N`arrêtez pas de penser à des choses jusqu`à ce que vous ayez trouvé au moins cinq choses auxquelles vous n`aviez pas pensé auparavant. Stylos, trousses de premiers soins, rallonges, tableaux à feuilles mobiles, porte-manteaux, etc. 
Commandez de la nourriture et des boissons à temps, ou faites-les préparer sur place (n`oubliez pas le café - et le lait, le sucre, les édulcorants, les cuillères et les biscuits). S`il y a de la nourriture pour les visiteurs lors de votre événement (collations ou repas), assurez-vous de prendre en compte les exigences alimentaires (végétarien par exemple, mais le sans gluten est également populaire de nos jours). Vérifiez s`il y a suffisamment de tables, chaises, microphones, projecteurs, podiums, etc. Prévoir du matériel supplémentaire si nécessaire. 
Supposons que le traiteur ne soit pas présent à l`heure convenue. Que faites-vous alors? Vous allez à votre liste super pratique sur votre téléphone et les appelez. Oh, ils pensaient que tu viendrais chercher toi-même ces 100 kilos de viande de barbecue? Oh pourquoi pas. Tu donnes l`adresse à Tim, il saute dans la voiture et s`arrange. Une crise a été évitée. Et pour la prochaine fois vous savez que vous devez arranger un autre traiteur, ou au moins conclure des accords plus clairs. 
Parlez à votre contact local. Ils connaissent l`emplacement mieux que quiconque. Y a-t-il des choses que vous devriez prendre en compte ?? Volume de la musique ou une heure de fermeture prescrite par exemple? 
Même si plus personne n`a de questions, tu vérifies si tout le monde sait quoi faire. Vérifiez si la collaboration se passe toujours bien et corrigez-la si ce n`est pas le cas. 
Appelez ou envoyez un message aux invités VIP pour leur rappeler qu`ils sont attendus. Vous remarquerez que certains d`entre eux l`avaient déjà oublié. 
Vérifiez si vous avez suffisamment de bénévoles. Peu importe la fidélité de votre équipe, quelqu`un peut toujours tomber malade. Organiser le remplacement si nécessaire. 
Vous pouvez le faire pour tous les visiteurs, ou juste pour les principaux invités et vos bénévoles. 
Si vous voulez vraiment être super organisé, vous pouvez créer un script pour tous les intervenants et bénévoles. Vous y mettez les informations pertinentes pour les intervenants ou les bénévoles. Pour les volontaires, cela peut être, par exemple, un aperçu quand quel équipement est nécessaire où, ou un protocole de nettoyage. 
Si les membres de votre équipe ont des objets à la maison qu`ils doivent emporter avec eux, rappelez-leur cela. Ce serait dommage si vous n`appreniez que lors de l`événement que le 12.000 gobelets en papier pour le café sont encore quelque part dans un grenier. 
Une banderole à l`entrée permet d`indiquer clairement aux visiteurs où aller. Assurez-vous également que le parking est bien indiqué. Créer un bureau d`accueil. Assurez-vous qu`il est clair pour les conférenciers et les visiteurs où ils peuvent signaler. Ci-dessus, nous avons déjà parlé d`un comité d`accueil ; assurez-vous qu`un ou plusieurs membres de votre équipe sont prêts à accueillir les visiteurs. Allumez la musique. Surtout si c`est un peu calme au début, la musique permet d`éviter les silences gênants. 
Si vous voulez faire encore mieux, faites appel à un photographe professionnel. Vous avez déjà assez à faire, et peu importe la qualité de votre iPhone ou de votre Samsung, un photographe professionnel prend des photos encore meilleures. 
Vous pouvez également donner à vos visiteurs un lien vers un sondage en ligne avec lequel ils peuvent donner leur avis. Si vos participants vous disent ce qu`ils ont aimé de l`événement et ce qu`ils n`ont pas aimé, vous pouvez organiser un événement encore meilleur la prochaine fois. 
Vérifiez que vos visiteurs n`ont rien oublié. Si des objets de valeur sont laissés sur place, veuillez informer le site que vous les emportez avec vous afin que vous puissiez les rendre lorsque le propriétaire se présentera. Si quelque chose a été endommagé pendant l`événement, veuillez en informer votre personne de contact sur place. Ils le découvriront de toute façon, et alors tu ferais mieux d`être ouvert à ce sujet tout de suite. Nettoyer au mieux les déchets. Dans tous les cas, assurez-vous que tous les déchets sont dans des poubelles ou des sacs poubelles. L`emplacement peut alors éliminer les déchets. 
Remerciez tous les membres de l`équipe, en particulier les sponsors et les bénévoles. Cela n`aurait pas été possible sans eux. Compléter la comptabilité. Faites-le dès que possible. Plus tôt vous en finirez, mieux ce sera. Organisez une fête de remerciement pour vos bénévoles et commanditaires. Vous voulez qu`ils se sentent appréciés et vous voulez qu`ils sachent à quel point ils sont importants. Restitution du matériel loué. Envoyez un message aux invités VIP à quel point vous appréciez leur présence. Publier les meilleures photos sur le site de l`événement. 
Si vous obtenez des commentaires, agissez en conséquence. Si vous n`obtenez pas de commentaires des participants, demandez aux membres de votre équipe ce qu`ils ont pensé de l`événement et de la collaboration. Déterminez ce que vous pouvez faire vous-même, ce que les membres de votre équipe peuvent faire et ce pour quoi vous avez besoin de l`aide des autres. Que vous puissiez embaucher d`autres personnes dépend de l`importance dont vous avez besoin de leur aide et de votre budget. Le sourire. Regarder heureux fait des merveilles. Vous vous sentez mieux et les membres de votre équipe font un effort supplémentaire. Rendez les membres de votre équipe responsables des éléments suivants : commanditaires visiteurs Invités VIP et conférenciers Création de logo, slogan, site internet Prix, certificats, sacs visiteurs, cadeaux d`adieu Transport, restauration, localisation Presse et promotion Si d`autres proposent leur aide (mains, objets ou argent), répondez immédiatement et remerciez-les sincèrement. Points à garder à l`esprit lors du choix d`un emplacement et de la négociation du prix : Capacité Options de nourriture et de boissons Horaires (quand l`événement peut commencer, y a-t-il une heure de fin fixe, vous pouvez configurer les choses la veille) Lumière (surtout important si votre événement a lieu la nuit) Quels équipements sont présents (micros, écrans de projection, amplificateurs, etc.) Mobilier (tables, chaises, nappes) La musique est-elle autorisée Accessibilité Disponibilité d`espaces supplémentaires pour l`organisation, vestiaires, etc Coûts totaux La planification est nécessaire. Vous discutez du planning et le déterminez avec votre équipe. s`y tenir. Pendant l`événement, confiez aux membres de l`équipe la responsabilité de : Coordination générale Réception des intervenants Nourriture et boisson Activités sur scène Président du jour / présentation Équipements (son, lumière, ordinateurs, etc.) La photographie Accueil des visiteurs Parking Sécurité Points à garder à l`esprit lors de la fixation d`une date : Vos invités les plus importants sont-ils disponibles à cette date Quel type de journée fonctionne bien pour votre groupe cible S`il y a un problème, ne blâmez pas les autres - résolvez-le. Si vous organisez un très gros événement, assurez-vous d`avoir la sécurité et des secouristes présents.
Organiser un événement
Teneur
Organiser un événement est un travail énorme. Il y a beaucoup à regarder. Vous pouvez éviter beaucoup de stress si vous planifiez bien. Une bonne préparation commence des mois à l`avance. À quoi devez-vous penser pour être la paix elle-même le jour J? Vous trouverez ci-dessous des conseils utiles avec lesquels vous pouvez tout organiser dans les moindres détails.
Pas
Partie 1 sur 4: Commencez à planifier des mois à l`avance
1. Déterminer le but de l`événement. Si vous savez quel est l`objectif, cela donne une bonne poignée pour concevoir votre événement. Vous souhaitez transférer des connaissances sur un thème spécifique? Vous souhaitez recruter des donateurs pour une bonne cause? Ou tout simplement organiser une grande fête? Essayez de rendre l`objectif aussi concret que possible : que voulez-vous accomplir et pourquoi.
- Le but est votre mission. Votre chemin vers le succès. Si vous savez exactement ce que vous voulez, c`est beaucoup plus facile d`y parvenir.
2. Remplissez votre objectif. Qu`est-ce que vous voulez atteindre exactement? Nous n`entendons pas par là combien de personnes vous souhaitez venir, ou si l`événement a lieu du tout, mais ce que vous voulez réaliser avec votre événement. Par exemple, si vous souhaitez recruter des donateurs pour une bonne cause, êtes-vous satisfait si vous avez 5 nouveaux donateurs, ou 50, ou 500? Ou voulez-vous que les gens soient convaincus d`une certaine idée? Ou que des mois plus tard, les gens aiment toujours les vidéos de votre fête sur Facebook?
3. Recruter des bénévoles. Organiser un événement ne se fait pas seul. Vous avez besoin de membres d`équipe avec des compétences différentes. Des personnes qui peuvent vous aider à établir un scénario et un budget, qui peuvent faire des invitations et des affiches, mais aussi des personnes qui sont présentes le jour même, par exemple pour accueillir les invités et faire le ménage après. Votre équipe vous aide à faire le travail. Si possible, assurez-vous de rassembler autour de vous des personnes que vous connaissez et en qui vous avez confiance.
4.Mettre en place un budget. Votre budget doit inclure toutes les dépenses et revenus possibles. Vous incluez également l`argent du parrainage dans ce. Si vous ne définissez pas de budget, vous vous retrouverez avec une pile de reçus et un compte bancaire vide. Soyez réaliste dès le premier instant. Cela évite les mauvaises surprises.
5. Fixer une date et un lieu. C`est la chose la plus importante lors de l`organisation de votre événement. En plus de votre thème, la date et le lieu sont déterminants pour le choix des personnes de venir ou non. Vous souhaitez choisir une date à laquelle beaucoup de personnes peuvent se rendre, et un lieu facilement accessible et attractif pour votre groupe cible. Gardez également à l`esprit que l`emplacement doit être abordable pour vous.
6. Pensez à la logistique. La logistique de tout. De combien d`espace de stationnement avez-vous besoin et combien est-il disponible? L`emplacement est-il accessible aux personnes handicapées ?? Combien d`espaces utilisables l`emplacement a-t-il? De quel type d`équipement avez-vous besoin? De quels articles supplémentaires avez-vous besoin (eau pour les haut-parleurs, plaques signalétiques, dossiers, etc.) et pour lesquels devez-vous payer un supplément? De combien de personnes avez-vous besoin pour que tout se passe bien?
sept. Pensez à la commercialisation. Pensez à une affiche qui mentionne la date et l`heure de l`événement, le lieu, le ou les invités principaux, le nom de l`événement et le thème de l`événement. Vous n`avez pas besoin de concevoir une affiche finale à ce stade, mais il est bon de créer un concept à l`avance pour voir à quel point il sera cool et de l`utiliser comme base pour d`autres supports promotionnels.
8. Organisez-vous. Pouvez-vous encore voir la forêt pour les arbres? Respirez profondément et ouvrez Excel. Faites une première planification des activités pendant votre événement. Quelles activités allez-vous organiser et comment s`intègrent-elles toutes dans cette journée. Créez différents onglets pour organiser vos pensées. Plus l`Excel devient plein, plus il devient clair dans votre tête.
Partie 2 sur 4: Organisez l`événement deux semaines à l`avance
1. Assurez-vous que tout est arrangé. Au moins deux semaines à l`avance, la date, le lieu, l`invité principal, les bénévoles pendant l`événement et le nom de l`événement doivent être confirmés. Assurez-vous que toutes ces choses importantes sont confirmées en noir et blanc.
2. Rassemblez votre équipe. Discutez du budget final et du programme quotidien avec votre équipe. S`il y a des questions sur le budget ou la planification, c`est le moment de les poser. Tout le monde sait-il ce qu`on attend de lui ??
3. Déléguer le travail à plusieurs personnes et demander à une personne expérimentée de le coordonner. S`il s`agit d`un très grand événement, vous aurez besoin de plusieurs coordinateurs avec une personne gardant la vue d`ensemble.
4. Assurez-vous que les informations sur votre événement sur Internet sont à jour. Vous êtes probablement sur Facebook et Instagram avec votre événement, mais il existe d`autres sites Web où vous pouvez annoncer votre événement. Par exemple, Meetup et Nearify. Si vous souhaitez vendre des billets en ligne, il existe plusieurs sites Web sur lesquels vous pouvez organiser cela, tels que les billets GO.
5. Recueillir des sponsors. Organiser un événement coûte cher. Vous ne voulez pas tout payer vous-même. Si vous facturez un droit d`entrée, vous pouvez récupérer une partie de vos dépenses, mais les sponsors peuvent également contribuer financièrement (ou une pierre). Par exemple, en échange d`une contribution financière, vous pourriez mentionner le nom des sponsors sur l`affiche ou votre site internet, mais vous pourriez également donner aux sponsors la possibilité de faire distribuer leur propre matériel promotionnel lors de l`événement.
6. Faites la promotion de votre événement. Nous avons déjà mentionné l`affiche. De plus, vous pouvez penser à des dépliants, des publicités dans les journaux locaux, des communiqués de presse, etc. Assurez-vous que les gens sachent quel grand événement vous organisez. Vous voulez être complet dans les informations pratiques dont les gens ont besoin. Fournissez suffisamment d`informations sur le contenu de votre événement pour rendre les gens curieux.
sept. Rassemblez les fournitures pour votre événement. Selon votre événement, il s`agit notamment des prix que vous souhaitez offrir, des stylos et des blocs-notes, des cadeaux que vous offrez aux conférenciers et aux bénévoles en guise de remerciement, etc. N`oubliez pas les choses évidentes, telles que les tables et les chaises, les nappes, le matériel de sonorisation et les panneaux de signalisation.
8. Soyez prêt à tout. Assurez-vous que des photos et des vidéos sont prises. Assurez-vous qu`il y a un moyen de transport pour les haut-parleurs. Assurez-vous qu`il y a de la nourriture pour l`équipe de nettoyage. Cochez ce que vous avez déjà arrangé pour savoir ce qu`il vous reste à organiser.
9. Créer une liste de coordonnées. Collectez les numéros de téléphone, adresses et adresses e-mail des membres de votre équipe. Faites également une liste avec les coordonnées des conférenciers et autres invités, et de tous les fournisseurs. Si quelqu`un ne se présente pas ou est en retard, cette liste vous évitera beaucoup de recherches pour le bon numéro de téléphone.
dix. Rendez-vous sur place avec les membres de votre équipe. Assurez-vous de savoir où se trouvent les places de stationnement, les toilettes, les vestiaires, les entrées et les sorties de secours. Voir également quels magasins sont à proximité et où vous pouvez obtenir une baguette supplémentaire à la dernière minute si nécessaire. Assurez-vous de connaître l`emplacement et les environs immédiats comme la poche de votre main.
Partie 3 sur 4: Pointer le i est un jour à l`avance
1. Reste calme. Tu peux le faire. Il est extrêmement important de rester calme et de ne pas rebondir. Vous avez eu des mois de préparation ; tout est réglé. Ça va aller. Plus vous êtes calme, plus votre équipe est calme et plus l`événement se déroule en douceur.
- Vraiment tu peux le faire. tu as tout arrangé. Vous avez identifié tous les problèmes possibles, et si quelque chose ne va pas, vous savez quoi faire.
2. Faites une dernière vérification avec votre équipe. Assurez-vous que tous les membres de votre équipe savent comment se rendre sur place, quelle entrée prendre et à quelle heure s`y rendre. Vous ne voulez pas recevoir d`appels de membres de l`équipe perdus cinq minutes avant le début.
3. Vérifiez toutes les invitations et les réponses à celles-ci. Assurez-vous que votre liste d`invités est complète; traiter les dernières connexions et déconnexions. Veuillez noter que tous ceux qui s`inscrivent n`assisteront pas réellement. Selon le type d`événement, il se peut que 30% des inscrits annulent encore.
4. Allez sur place et vérifiez si tout va bien. Les espaces sont-ils propres et disponibles ?? Est-ce que tous les équipements sont connectés et fonctionnent?
5. Préparer les sacs des visiteurs. Si vous prévoyez de donner un sac à tout le monde à l`arrivée, assurez-vous de l`avoir rempli à l`avance. Par exemple avec une bouteille d`eau, un bloc-notes, un stylo, un dépliant et des informations dont les visiteurs ont besoin comme l`horaire des différentes activités. Vous pouvez également mettre un petit souvenir dans les sacs. Cela montre que c`est un événement bien pensé et organisé. Avec un tel cadeau, les visiteurs se sentent appréciés.
6. Imprimer le script. Le script sur votre téléphone est utile, mais un script papier vous aide à garder une meilleure vue d`ensemble, surtout s`il y a beaucoup de pages. Le script contient toutes les informations nécessaires. De minute en minute, le déroulement de votre événement est enregistré.
sept. Faites une liste de contrôle des choses à apporter sur le site. La liste de contrôle comprend au moins votre téléphone, la liste des coordonnées et le scénario. Faites une liste de contrôle, vérifiez la liste, vérifiez à nouveau la liste et apportez tout ce dont vous avez besoin avec vous.
Partie4 sur 4: Faire en sorte que l`événement se déroule sans heurts le jour
1. être là à l`heure. Vérifier que tout le monde est présent et que tout le matériel fonctionne. Est-ce que quelqu`un a encore des questions? Si vous avez le temps, faites le tour du café et faites un discours d`encouragement. Votre équipe peut le faire. tu peux le faire.
- Assurez-vous que les membres de votre équipe sont reconnaissables, par exemple grâce à un badge de couleur. Les visiteurs savent alors qui contacter s`ils ont des questions.
2. Préparez la tenue. À l`intérieur et à l`extérieur. Voulez-vous des ballons sur la boîte aux lettres? Lanternes dans les toilettes? Affiches sur les portes et dans les couloirs? Si vous avez plusieurs pièces, assurez-vous d`avoir une bonne signalisation.
3. Assurez-vous que votre équipe sait ce qui se passe. Si un orateur est en retard, assurez-vous que la personne en charge de cette activité organise quelque chose pour que les visiteurs ne se sentent pas perdus. Si une pause dure plus longtemps que prévu, assurez-vous que votre équipe sait que le programme doit être ajusté. Il arrive toujours des choses qui vous obligent à dévier de votre emploi du temps. Assurez-vous de communiquer à ce sujet avec votre équipe afin que tout le monde sache que les choses vont être différentes et comment cela sera résolu.
4. prendre des photos. Bien sûr, vous voulez aussi avoir quelque chose à retenir de cette belle journée avec. De plus, la plupart des gens aiment se faire prendre en photo. Prenez également de belles photos des bannières des sponsors, de l`entrée et des photos d`ensemble avec des groupes de personnes. Qui sait, vous pouvez utiliser ces photos comme matériel promotionnel pour votre prochain événement.
5. Offrez un cadeau d`adieu à vos visiteurs. Lorsque vos participants rentrent chez eux après un événement réussi, offrez-leur un souvenir si vous ne l`avez pas déjà fait à l`arrivée. Un dépliant annonçant un prochain événement est également bon à distribuer.
6. nettoyer. Même si l`emplacement est responsable du nettoyage, assurez-vous de le laisser bien rangé. Retirez également toutes les affiches, ballons et autres décorations. Répartissez le travail entre les membres de votre équipe ; De nombreuses mains font un travail léger.
sept. Gérer toutes les choses qui doivent être faites après l`événement. Selon le type d`événement, il peut s`agir de rien du tout, ou d`une longue liste de remerciements à distribuer et de reçus à traiter. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer:
8. Recueillir les commentaires des visiteurs, des bénévoles et des conférenciers. Qu`est-ce qu`ils pensaient aller bien, quoi de moins bien? Quoi de mieux la prochaine fois? Qu`auriez-vous fait différemment? Ce qui a bien fonctionné et ce qui n`a pas fonctionné? Souhaitez-vous organiser à nouveau un tel événement? Qu`as-tu appris?
Des astuces
- Les différentes activités impliquées dans l`organisation d`un événement sont à l`image des différentes fonctions dans une entreprise. Faire la comptabilité est le service financier, la publicité est le service marketing, rédiger des communiqués de presse et approcher les médias locaux est le service des relations publiques, et ainsi de suite.
- Documents et équipement à préparer :
- Budget
- Horaire (planning de chaque activité pendant l`événement)
- Invitations
- Liste des invités
- scénario
- Parole
- Liste des orateurs
- Aperçu des coordonnées
- Liste de contrôle des choses à apporter
- Liste de contrôle des choses à faire
- communiqué de presse
Mises en garde
- Ne panique pas. Vous avez tout bien organisé et préparé. Quelque chose ne va pas? Gardez votre sang-froid et résolvez-le.
- Pendant l`événement, les choses peuvent devenir encombrées et des tensions peuvent s`installer entre les membres de votre équipe. Restez calme, gardez une vue d`ensemble et assurez-vous que les membres de votre équipe prennent des pauses à temps.
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