Instructions gratuites étape par étape 
Plutôt de ne pas proposer d`allégations telles que, "Je pense que nous serions tous beaucoup plus heureux si nous pouvions porter des vêtements décontractés le vendredi." Il serait préférable de rechercher des études sur un éventuel meilleur moral au bureau lorsque les employés ont plus d`autonomie dans le choix de leurs vêtements, et de le mentionner dans votre mémo. 
Par exemple, essayez ce qui suit : "D`après nos constatations,..." ou "Les recherches de l`EPA montrent que...". 
Choisissez également une police simple, telle que Times New Roman. Ce n`est pas le moment de jouer avec des polices "amusantes" comme Comic Sans (on se moquera si vous choisissez celle-ci)!). 
Il n`est généralement pas nécessaire de mettre les paragraphes en retrait. 
En tant que proposition d`idée ou de solution. Par exemple, si vous pensez avoir une solution aux problèmes de planification des heures supplémentaires, vous pouvez écrire ces idées dans un mémo et les envoyer à vos superviseurs. Pour diviser les tâches. Par exemple, l`envoi d`un mémo peut être une méthode efficace pour attribuer des responsabilités pour une conférence à venir organisée par votre service. comme rapport. Vous pouvez également envoyer un mémo pour informer vos collègues d`un événement récent, fournir une mise à jour sur un projet, en tant que rapport d`avancement ou rapport sur les conclusions d`une enquête. 
Ils doivent être concis, clairs et faciles à lire par les personnes occupées. Il est donc important que les informations importantes ne soient pas négligées. En gardant le mémo concentré, votre message sera bien reçu et compris. 
Par exemple, vous rédigerez un type de mémo différent si vous souhaitez informer vos collègues des projets d`une fête surprise pour les personnes au bureau lors des anniversaires d`été, par rapport à ceux de votre superviseur sur les résultats de vos recherches de plusieurs mois. 
ON : Les noms et titres de toutes les personnes qui reçoivent votre mémo. DÉSACTIVÉ : indiquez votre nom complet et votre titre. DATE : veuillez fournir la date complète et correcte - n`oubliez pas d`inclure l`année. SUJET : Donnez une description brève mais précise de l`objet du mémo. Sachez qu`il est aussi d`usage d`indiquer le sujet avec "m.b.t.:" (une abréviation de en ce qui concerne) ou "Concerne:". 
C`est une mauvaise pratique commerciale d`envoyer votre mémo à tout le monde dans l`entreprise s`il ne concerne ou n`affecte que quelques personnes. Les gens sont rapidement submergés par le grand nombre de notes de service et peuvent commencer à les ignorer ou à ne pas les lire attentivement. 
Gardez cela à l`esprit lorsque vous remplissez les informations pour tout le monde sur la liste des destinataires : incluez les noms complets et les titres professionnels des personnes impliquées. 
Par exemple, ont-ils un doctorat ?? Si c`est le cas, c`est généralement une bonne idée de les appeler Dr. quel est leur titre? Par exemple, sont-ils un vice-président ou un doyen? Si c`est le cas, vous devez les adresser en tant que tels dans votre mémo. 
Par exemple: "Nouveau client" est assez vague, et si quelqu`un cherche dans ses propres fichiers il y a quelques semaines ou quelques jours, il aura du mal à trouver votre mémo. Quelque chose serait mieux, "Rapport d`avancement de la recherche sur l`élargissement de la clientèle". 
Ceci est conçu comme un moyen rapide et efficace de transmettre des informations importantes, et il doit être clair pour votre public qui recevra et ne recevra pas le mémo. 
Par exemple, "J`écris ceci parce que...". L`introduction doit fournir un bref aperçu de ce que les destinataires peuvent attendre du mémo. 
Soyez concis - quelques phrases ou un court paragraphe suffiront. 
Par exemple, vous pouvez choisir d`organiser les informations de base en fonction de l`importance du texte, ou si vous expliquez une procédure, décomposez les parties principales de votre mémo pour qu`elles correspondent aux différentes étapes du processus. 
Par exemple, vous pouvez inclure tous les paragraphes suivants lorsque vous écrivez à propos d`un déménagement de bureau à venir : "Nouvel emplacement pour notre siège social," "Importantes directives d`emballage de bureau", et "Calendrier pour l`achèvement du déménagement du bureau." 
Les paragraphes individuels ou les paragraphes de votre mémo doivent se concentrer sur une seule idée. 
Cette limite de pages par défaut s`applique à un document avec un espacement régulier des caractères et des lignes blanches entre les paragraphes. 
Cependant, si les informations que vous avez décrites étaient compliquées ou si vous avez envoyé un mémo plus long que d`habitude, il peut être utile pour vous de résumer brièvement les points clés. 
Quel est le but de la note? Voulez-vous que les destinataires fassent quelque chose? Doit-il répondre un certain jour? Si oui, veuillez l`indiquer clairement. Si aucune autre action n`est requise, écrivez une phrase de clôture simple, telle que "j`aimerais en discuter plus longuement" ou "Faites-moi savoir si vous avez des questions ou des commentaires". 
S`il est d`usage de signer formellement (par exemple, "Cordialement, Mme Smith"), faites-le vous-même. Même si vous sautez la signature, vous pouvez toujours inclure vos initiales à la fin du document. 
Vous devrez également vous référer aux pièces jointes dans le corps du mémo. Par exemple, si vous informez vos employés d`un déménagement de bureau à venir, vous pouvez écrire quelque chose comme ceci : "Nous visons à être prêts avec le déménagement à la fin de ce trimestre. Voir le tableau 1 ci-joint pour un horaire plus détaillé." 
Pensez à ne pas l`envoyer pendant un certain temps après la première relecture, si ce n`est pas urgent. Si vous révisez le mémo après une heure ou deux, vous remarquerez peut-être des erreurs que vous avez initialement négligées. Si le mémo contient des informations sensibles, examinez les politiques de l`entreprise pour voir qui peut réviser le mémo pour vous et donner l`approbation finale sur son contenu.
Écrire un mémo
Teneur
Un mémorandum - communément appelé mémo - est un document généralement utilisé pour la communication interne entre collègues ou employés d`un service. Ce wikiHow vous guide tout au long du processus de rédaction d`un mémo commercial.
Pas
Partie 1 sur 3 : Définition des options de langue et de formatage
1. Évitez le langage trop informel. En général, votre langage doit être clair et simple, mais pas trop corporatif. N`utilisez pas un ton de conversation trop banal dans votre mémo.
- Par exemple, évitez d`écrire des choses comme, "salut les gars! TGIF, ou pas? Peu importe, je voulais juste discuter d`une affaire importante."
- Au lieu de cela, il vaut mieux aller droit au but : "Ceci est le rapport d`avancement du projet Z".
2. Éviter le langage émotionnel. Il est également préférable de garder un ton neutre et d`éviter un langage chargé d`émotion. Faites de votre mieux pour citer des faits et des preuves à l`appui de vos affirmations.
3. Utiliser les instructions. Lorsque vous citez des preuves ou faites référence à une source, assurez-vous d`utiliser un langage qui permet au lecteur de savoir ce que vous faites.
4. Choisissez un style et une taille de police appropriés. Votre mémo doit être facile à lire, il est donc préférable d`éviter les polices extrêmement petites - 11 ou 12 points sont la norme.
5. Utiliser les marges par défaut pour votre mémo. Les marges de 1 pouce sont courantes pour les notes d`affaires, bien que certains programmes de traitement de texte aient des modèles de notes de crédit préformatés avec des marges légèrement plus larges (par exemple, 1,25 pouce).
6. Utilisez un interligne simple pour votre document. Les mémos d`entreprise ne sont généralement pas créés avec un double interligne 2. Pour réduire le nombre de pages, il est préférable d`utiliser un interligne simple, mais de laisser des lignes vides entre les paragraphes ou les paragraphes individuels.
Partie 2 sur 3: Préparation à la rédaction d`un mémo commercial
1. Vous vous demandez si le mémo doit être envoyé. Si vous devez informer plusieurs personnes de votre équipe d`un problème commercial important, l`envoi d`un mémo est une excellente idée. Vous pouvez même envoyer un mémo si vous communiquez avec une seule personne, par exemple, si vous souhaitez que la correspondance soit occultée.
- Cependant, dans certains cas, il peut être plus facile de simplement parler directement à la personne en question.
- Certaines informations peuvent également être trop sensibles pour être consignées dans un mémo.
2. Déterminez quel est votre objectif avec le mémo. En fonction de votre objectif spécifique, le contenu et l`organisation de votre mémo changeront. La plupart des mémos sont rédigés pour les raisons suivantes :
3. Limiter le sujet. Vous travaillez peut-être sur de nombreux projets en même temps et êtes tenté d`envoyer un mémo pour tenir vos collègues, supérieurs ou clients informés de tout ce sur quoi vous travaillez actuellement. Cependant, gardez à l`esprit que les notes d`entreprise doivent se concentrer sur un problème.
4. Pensez à votre public. Le contenu, le style et le ton de votre mémo dépendront du public visé, alors réfléchissez bien à qui recevra votre mémo.
Partie3 sur 3: Rédaction de votre mémo d`entreprise
1. Taguez votre mémo. Il existe de nombreux types de correspondance commerciale. La procédure standard pour une note de service consiste également à intituler le document en tant que tel.
- Par exemple : tapez `Mémo` ou `Mémorandum` en haut de la page.
- A vous de voir si vous voulez justifier le titre à gauche ou le centrer. Une bonne règle de base est d`utiliser les mémos d`entreprise que vous avez reçus comme exemple et de copier la mise en forme.
2. Écrivez le titre de votre mémo. La première partie de votre mémo doit contenir quatre informations importantes. Dans les étapes ultérieures, vous trouverez des informations plus détaillées sur chaque partie.
3. Préparez soigneusement votre liste de destinataires. Assurez-vous d`inclure toute personne qui a besoin d`être informée. Limitez la diffusion de votre mémo à ceux qui ont besoin de savoir.
4. Utilisez les noms et titres corrects pour les personnes de votre liste de destinataires. Même si vous tutoyez votre patron, il vaut mieux garder la correspondance écrite plus formelle. Par exemple, peut-être que vous l`appelez "Suzanne" lorsque vous vous rencontrez dans le hall, mais pour le bien de votre mémo, adressez-vous à elle comme "Mme Willems" ou "docteur. Willem".
5. Vérifiez les titres corrects des personnes auxquelles vous envoyez un mémo externe. Si vous envoyez un mémo à quelqu`un en dehors de votre bureau, il est également important de trouver le titre correct. Prenez le temps de rechercher leur profil; leurs informations personnelles sont susceptibles d`être répertoriées sur le site internet de leur entreprise.
6. Composez soigneusement la ligne d`objet. Votre ligne d`objet se veut courte, mais aussi claire et pas trop générale.
sept. Passer la salutation si nécessaire. C`est à vous de décider si vous voulez commencer un mémo avec une salutation, comme "Chère Mme Winters" ou "chers collègues". Cependant, gardez à l`esprit que ces salutations ne sont pas attendues dans un mémo professionnel.
8. Composez la première section d`introduction du mémo. Décrivez clairement votre objectif pour la rédaction et l`envoi du mémo.
9. Gardez l`introduction courte. Il n`est pas nécessaire de mettre tous les détails et/ou preuves dans le premier paragraphe de votre mémo.
dix. Décidez de l`organisation du cœur de votre mémo. Après l`introduction, un mémo commercial contient généralement deux à quatre paragraphes supplémentaires avant la fermeture. Le contenu et l`organisation varieront en fonction de votre sujet.
11. Décider s`il faut inclure des sous-titres et des titres. Votre mémo professionnel doit avoir des paragraphes clairs. Il est courant que les notes d`entreprise soient divisées en sections claires afin que les destinataires puissent facilement lire et assimiler les informations. Vous pouvez en outre les aider à comprendre les principaux points de votre mémo en ajoutant des titres par paragraphe.
12. Écrire des sous-titres spécifiques. Assurez-vous que le focus de chaque paragraphe est clair pour votre public.
13. Inclure des phrases thématiques dans chacun des paragraphes du corps du mémo. La première phrase de chaque paragraphe ou paragraphe doit indiquer clairement au public quel sera le point principal de ce paragraphe.
14. Pensez à utiliser des puces. Vous pouvez trouver utile d`utiliser des puces ou des listes pour mettre en évidence les points importants. Cela peut aider les lecteurs à se concentrer sur les points principaux et à lire le mémo plus rapidement et plus efficacement.
15. Restez concis. Un mémo professionnel type ne doit pas dépasser une à deux pages.
16. Décidez si vous avez besoin d`un paragraphe de résumé. En général, il n`est pas nécessaire de résumer ce que vous venez d`écrire dans votre mémo, surtout si vous avez réussi à le garder dans une page.
17. Ajouter un paragraphe ou un paragraphe de clôture. Même si vous pensez qu`il n`est pas nécessaire de résumer le mémo, vous devrez quand même fermer le texte. Pensez à ce qui suit :
18. Signez le mémo si vous voulez. Il n`est généralement pas nécessaire d`ajouter votre nom complet ou votre signature à la fin de votre mémo. Cependant, gardez à l`esprit qu`il est préférable de suivre l`exemple des collègues.
19. Commentez les pièces jointes. Si vous incluez des pièces jointes avec votre mémo, telles que des tableaux, des graphiques ou des rapports, veuillez les inclure à la fin de votre mémo. Par exemple, "annexe : tableau 1".
20. Lisez attentivement le mémo. Avant d`envoyer le mémo, veuillez relire attentivement le texte. Vérifiez que vos phrases sont grammaticalement correctes, qu`il n`y a pas d`erreurs d`orthographe ou de ponctuation et que le contenu est clair.
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