PowerPoint fait partie de Microsoft Office et est utilisé pour créer des diaporamas et combiner du texte et des images dans des présentations attrayantes et motivantes. Cependant, les compétences pour faire de très bonnes présentations sont souvent sous-estimées. Si vous pensez que vos présentations pourraient utiliser un peu plus, lisez ci-dessous pour quelques idées utiles sur la façon de transformer des présentations raisonnables en performances étonnantes.
Pas
Méthode1 sur 3:Écrire le texte de la présentation
1. Que voulez-vous enseigner à votre public. Avant de commencer, il est important de savoir quel est le message le plus important que vous souhaitez transmettre. Cela devrait être l`idée de base reconnaissable qui est soutenue par toutes les autres informations que vous fournissez. Si vous préparez une présentation académique, vous pouvez la comparer avec une thèse ou une thèse. Si la présentation est plus axée sur les affaires, elle décrira le service ou le produit que vous proposez ou défendez.
2. Oubliez les informations inutiles. Une fois que vous savez quel est le cœur de votre argument, prenez toutes les données de votre présentation et réduisez-les à l`essentiel. Ne conservez que les données dont vous pensez que votre public ne peut vraiment pas se passer. Cela empêche votre présentation de devenir trop longue ou de secouer.
3. Planifier la structure. Maintenant que vous savez quelles informations vous incluez dans la présentation, vous pouvez commencer à tout structurer. Essayez d`abord de rédiger autant de discours et de diapositives que possible sur papier. Concevez non seulement votre discours, mais aussi vos diapositives.
La structure d`une présentation académique doit être structurée de la même manière qu`une thèse ; présenter d`abord la proposition principale, la soutenir par des preuves et terminer par une conclusion.
Pour les présentations commerciales, Guy Kawasaki (un conseiller en affaires respecté et un gourou du marketing) suggère la structure standard suivante :
Le problème
Votre solution
modèle d`affaires
Magie/Technologie sous-jacente
Marketing et ventes
Ligue
Équipe
Projections et jalons
Statut et calendrier
Résumé et appel à l`action
CONSEIL D`EXPERT
Maureen Taylor
Consultante en communication d`entrepriseMaureen Taylor est PDG et fondatrice de SNP Communications, une société de conseil en communication d`entreprise basée dans la région de la baie de San Francisco. Depuis plus de 25 ans, elle aide les dirigeants, les fondateurs d`entreprises et les innovateurs de tous les secteurs à se perfectionner et à bien communiquer.
Maureen Taylor Conseillère en communication d`entreprise
Utilisez vos diapositives pour souligner ce que vous dites. Maureen Taylor, fondatrice et PDG de SNP Communications : "Le PowerPoint est un en plus de votre présentation. Lorsqu`une diapositive apparaît, puis dites au lecteur ce qu`il voit. Par exemple : « Vous voyez ici un graphique montrant les profits et les pertes.Cela donne au public le temps de traiter les nouvelles informations avant de leur dire sa signification. Avant de cliquer sur la diapositive suivante, faites un transition. Par exemple, dites : « D`accord, parlons maintenant du nombre d`employés qu`il faudra pour faire de cet effort un succès.` Ensuite, vous cliquez et dites-leur à nouveau ce qu`ils voient."
Méthode 2 sur 3: Utilisation du format
1. Rationalisez le texte. En utilisant des diapositives PowerPoint, vous souhaitez améliorer la qualité de votre présentation, c`est plus qu`un simple ajout. La meilleure façon de le faire est de vous assurer que vos diapositives ne répètent pas simplement ce que vous dites. Vous n`êtes pas censé lire les diapositives. En principe, les présentations PowerPoint doivent contenir le moins de texte possible. Devoir lire le texte à haute voix distraira le public, même inconsciemment, de votre histoire. Dans cet esprit, réduisez le texte au minimum et présentez-le d`une manière facile à lire, comme une liste à puces.
2. Distribuer des documents. Donc, s`il n`est pas possible de mettre toutes les données sur vos diapositives, comment allez-vous donner à votre public toutes ces informations qui ne rentrent pas dans votre présentation ?? Documents! Créez un document de 1 à 2 pages pour tout le monde dans le public ou pour vous saisir, décomposé de la même manière que vos diapositives ou les différentes parties de votre présentation. Ici, vous pouvez mettre ces informations supplémentaires, ou les points clés, que vous avez inclus dans votre présentation.
3. Utiliser des images informatives. Les graphiques sont ce qui rend une présentation PowerPoint vraiment intéressante. Il vous permet de fournir au public une nouvelle façon de regarder les informations que vous leur fournissez. Ils peuvent clarifier des données difficiles à mettre en mots, comme des graphiques et des tableaux. Mais assurez-vous qu`ils ajoutent vraiment à votre présentation et ne sont pas seulement une distraction.
4. Supprimez les sons et les images inutiles de votre présentation. Avec ce qui précède à l`esprit, il est important de supprimer les images et le son redondants de votre présentation. Les exemples incluent les transitions animées, les images clipart, les effets sonores et les modèles ou arrière-plans désordonnés. Cela rend les présentations PowerPoint ennuyeuses, datées et inutilisables. Ils distraient le public et n`ajoutent rien à la présentation. Ils rendent encore plus difficile pour le public d`absorber les informations fournies.
Méthode 3 sur 3: Perfectionnez votre présentation
1. entraine toi. Passer beaucoup de temps à pratiquer avant de prononcer le discours. Assurez-vous que votre discours correspond aux diapositives. Assurez-vous également de savoir comment chronométrer un discours, surtout si vous laissez la présentation se dérouler automatiquement afin de ne pas avoir à arrêter de parler pour passer à la diapositive suivante et retrouver votre concentration.
2. Présenter comme si PowerPoint n`existait pas. Ne pas utiliser les diapositives comme une béquille. Ils existent pour ajouter à votre discours, pas pour le soutenir. Si vous parvenez à garder votre présentation comme s`il n`y avait pas de diapositives, juste en étant divertissant et enthousiaste, le public sera captivé et n`oubliera pas la présentation pour les années à venir.
3. Aller au cœur. Ne vous éloignez pas. Ne mentionnez pas les informations dont vous n`avez pas besoin. Dites au public ce qu`il doit savoir et ne prenez pas plus de temps que nécessaire pour y arriver. N`oubliez pas que les présentations ne doivent pas durer plus de 20 minutes. Si vous êtes enseignant et que vous avez besoin de remplir le temps, interrompez la présentation avec des devoirs et d`autres activités. Écouter une présentation qui dure plus de 20 minutes fera perdre leur attention aux gens, ce que vous ne voulez pas qu`il se produise.
4. Soyez inspirant. Cherchez des façons d`inspirer votre public. Vous voulez que le public se lie émotionnellement avec le matériel que vous présentez. Cela les rend plus impliqués dans l`information et aidera également à conserver l`information plus précisément et plus longtemps. Soyez enthousiaste à propos de ce que vous présentez et assurez-vous que le public comprend pourquoi c`est important.
Il ne suffit pas de montrer pourquoi l`information est importante pour quelqu`un d`autre ; vous devez le rendre important pour le public. Assurez-vous qu`ils comprennent pourquoi cela devrait les intéresser. Par exemple, n`enseignez pas l`histoire en vous attendant à ce que vos élèves soient intéressés. Vous devrez leur montrer que l`histoire sous-tend les choses qui se passent maintenant et a un effet sur leur vie. Rechercher des parallèles et des similitudes directes pour lier ce qui est proposé au public.
Des astuces
Regardez les masters PowerPoint pour savoir quelles méthodes sont efficaces et lesquelles ne le sont pas. Steve Jobs était connu pour être un excellent orateur. Les conférences TED sont également d`excellents exemples de présentations PowerPoint bien conçues.
Chaque nouveau package de bureau est livré avec de nombreuses nouvelles fonctionnalités, de superbes graphismes et animations. Évitez le piège de les utiliser tous et de démontrer votre soi-disant habileté à faire un PPT. Concentrez-vous sur le contenu et laissez le PPT vous aider avec la présentation.
N`oubliez pas la règle 10/20/30 - pas plus de 10 diapositives, pas plus de 20 minutes et la taille de la police pas moins de 30 points.
N`utilisez pas l`image de quelqu`un d`autre à moins d`être sûr d`avoir la permission de le faire.
Si vous utilisez une image de Flickr Creative Commons, assurez-vous de nommer le propriétaire de l`image (vous pouvez mettre une page entière de crédits à la fin de votre présentation).
Mises en garde
C`est en forgeant qu`on devient forgeron. Terminez votre présentation et lisez-la à haute voix. Continuez à pratiquer jusqu`à ce que vous le mémorisiez.
Ne lisez jamais vos diapositives, mais utilisez-les comme rappel.
Même si vous sautez une diapositive ou un sujet, ne le recherchez pas pendant le discours. Continuez votre présentation et juste avant la fin, indiquez que vous avez délibérément enregistré un ajout important au texte pour la fin, puis revenez à la diapositive que vous avez manquée pour combler les lacunes de votre histoire. Il ne devrait jamais sembler que vous êtes hors de contrôle.
Parfois, le projecteur que vous utilisez peut causer un problème. S`il vous plaît soyez patient et laissez le technicien de service régler ce problème. N`allez pas maudire ou vous inquiéter, des choses comme ça arrivent! Après cela, quand c`est fait, vous pouvez continuer là où vous vous êtes arrêté, en riant et éventuellement en plaisantant, ou recommencer si la réparation a pris beaucoup de temps.
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