Instructions gratuites étape par étape 
Quelle est l`implication de vos lecteurs dans le projet? Comment le résultat du projet les affectera-t-il? (La connexion et l`effet sur le lecteur seront différents pour votre superviseur que pour le client, par exemple). Réfléchissez à la décision que vos lecteurs devront prendre après avoir lu le rapport d`étape (quel soutien, argent, temps qu`ils investissent, par exemple). Tenir compte des informations dont le lecteur a besoin pour superviser et participer efficacement au projet. Quels aspects techniques du projet le lecteur doit-il connaître. Le lecteur est-il familiarisé avec le jargon technique? 
Un rapport d`avancement peut être un bref rapport oral lors des réunions hebdomadaires ou mensuelles du personnel. Il peut s`agir d`e-mails périodiques à des collègues. Il peut s`agir de notes formelles ou informelles adressées aux régulateurs. Ils peuvent également être des rapports formels pour les clients ou les services gouvernementaux. 
Lorsqu`il s`agit d`une information pour un client ou une agence gouvernementale, ou un comité de thèse, il vaut mieux la garder formelle. Indépendamment de la formalité ou du caractère informel de votre ton, vous voulez que votre rapport soit clair, ciblé et honnête. 
Les ventilations peuvent également contribuer à la clarté, car elles permettent aux lecteurs ou à votre public de savoir à quoi s`attendre dans chaque paragraphe. S`il y a du matériel qui les intéresse particulièrement, ils peuvent y accéder directement. 
Le titre doit inclure la date de soumission du rapport, le nom et le poste du destinataire, le nom et le poste de l`auteur et le sujet du rapport. 
Inclure : l`objet du rapport, une introduction ou une mise à jour sur l`avancement du projet. 
Indiquez les tâches qui ont été achevées depuis le rapport précédent et celles qui sont toujours en attente. Discutez des problèmes que vous avez rencontrés, des problèmes qui doivent être résolus et des solutions possibles à ces problèmes et problèmes. Indiquez les changements qui ont été apportés et pourquoi ils devaient être apportés. Vous pouvez également signaler des éléments tels que des changements de personnel, des difficultés à obtenir du matériel, des dépassements de coûts, des retards ou des problèmes de sécurité ou de technologie. 
Indiquez clairement si la date limite du projet a été modifiée ou non. Ne donnez pas l`impression que les choses sont plus belles qu`elles ne le sont, mais n`alarmez pas inutilement les lecteurs ou ne promettez pas quelque chose que vous ne pouvez pas livrer. 
En fonction de votre audience, vous pouvez être limité à un nombre précis de pages. Une bonne règle de base est de le garder aussi court que possible, tout en vous assurant de fournir les bonnes informations. 
Créer un rapport d'avancement
Teneur
Les rapports d`avancement sont une partie importante de la gestion de projet, qu`il s`agisse d`une thèse ou d`un projet au travail. Vous devez les utiliser pour tenir vos superviseurs, collègues ou clients informés du projet sur lequel vous travaillez. Vous vous concentrerez sur ce que vous avez accompli et ce qui reste à faire.
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Partie 1 sur 3 : Commencer le processus
1. Déterminez quel est votre objectif de la proposition. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles quelqu`un pourrait vous demander de rédiger un rapport d`étape. Évidemment pour montrer quel genre de progrès vous avez fait avec un projet spécifique. Cependant, il existe différents types de propositions que vous devriez considérer.
- Un rapport d`étape pour un programme de recherche ou un projet est légèrement différent de celui d`un projet au travail. Dans le premier cas, vous devrez citer des informations plus souvent et dans une moindre mesure considérer des choses comme les coûts (mais pas toujours).
- Un rapport d`activité pour un client se lira un peu différemment de celui d`un superviseur au travail. Vous devriez considérer pourquoi vous écrivez ce rapport pour eux.
2. Soyez attentif à votre public. Lorsque vous connaissez l`objectif de votre rapport d`étape, vous devez réfléchir à ce que votre public devrait être en mesure de retirer du rapport. Bien que tous les rapports d`avancement aient des points communs, vous devez tenir compte des spécificités suivantes :
3. Décidez de la meilleure façon de communiquer avec votre public cible. Un rapport d`étape n`est pas seulement un document écrit que vous transmettez à votre superviseur ou à votre enseignant. Plusieurs formulaires peuvent être requis selon ce qui est nécessaire.
4. Renseignez-vous auprès de votre superviseur. À moins que vous n`ayez déjà rédigé ce type particulier de rapport d`avancement (auquel cas, pourquoi êtes-vous ici?), vous souhaiterez autant de conseils que possible de votre responsable. Existe-t-il peut-être un format spécifique utilisé dans votre entreprise, auquel cas vous devez vous assurer de suivre les règles.
5. Considérez votre ton. Tous les rapports d`avancement ne doivent pas être formels. En fait, les rapports internes aux collègues ou aux superviseurs ont souvent un ton plus informel. C`est pourquoi il est si important de discuter avec votre manager de l`intention.
Partie 2 sur 3: Rédiger votre rapport
1. Décidez comment vous voulez présenter le matériel. Au moment où vous commencez à rédiger le rapport ou le rapport, vous aurez déjà compris quel devrait être le ton et de quoi il s`agit. Vous devez maintenant déterminer les meilleures façons de présenter ces informations.
- Vous pouvez choisir de créer une liste à puces. C`est une manière très claire de présenter le matériel et facile pour un aperçu rapide, sans compromettre la fourniture d`informations. Cependant, il peut s`agir d`un moyen un peu moins formel de rédiger un rapport d`avancement, il peut donc être préférable de le conserver pour les notes de service aux cadres et les e-mails aux collègues.
- Vous pouvez également envisager d`ajouter des graphiques et/ou des tableaux. Cela peut être particulièrement utile si vous rédigez un rapport d`avancement pour un projet pour lequel vous essayez d`obtenir un financement, ou si vous voulez démontrer pourquoi vous méritez le financement qui vous a été accordé.
2. Considérez la division en paragraphes. Si vous voulez rédiger un rapport d`avancement réussi, il doit être aussi clair que possible. Diviser votre rapport en paragraphes est un excellent moyen de regrouper tous les documents pertinents.
3. Ecrire le titre. Il apparaît généralement en haut du texte, si vous utilisez une mise en page. Cela dépend encore une fois de ce que votre entreprise ou université préfère, alors assurez-vous de vérifier d`abord.
4. Rédiger l`introduction. La partie introductive s`intitule. Il se démarque souvent du reste du matériel car il est indiqué en italique. Il donne un bref aperçu du projet et contient un aperçu de l`état d`avancement. Vous indiquez les progrès réalisés et si certains objectifs ont été atteints.
5. Rédiger le cœur de la proposition. Le cœur de la proposition, qu`elle soit décomposée en paragraphes ou au-delà, n`est en réalité qu`une version plus détaillée de l`introduction. Pensez aux informations que vous avez données dans l`introduction et assurez-vous de les développer.
6. Indiquez quelle est la prochaine tâche pour votre projet. Bien que cela fasse toujours partie du corps principal du rapport, vous devez vous assurer que votre public comprend où vous voulez aller avec le projet. Assurez-vous de mentionner tout problème qui pourrait affecter la date limite, le budget ou la structure de gouvernance.
sept. Indiquez le nombre total d`heures travaillées sur le projet. Vous devrez montrer combien de travail vous et votre équipe (le cas échéant) avez investi dans le projet. Cela montrera au lecteur (qu`il s`agisse d`un cadre, d`un client ou d`une agence gouvernementale qui peut vous donner de l`argent) que vous avez travaillé dur.
Partie3 sur 3: Éviter les difficultés courantes
1. Ne sors pas du sujet. Tant que vous vous en tenez aux bases décrites ci-dessus, tout ira bien. Essayez d`éviter de dériver vers d`autres sujets qui ne sont qu`indirectement liés au projet, aussi intéressants soient-ils.
- Par exemple, si votre projet vise à relancer une organisation artistique locale à but non lucratif, il peut être tentant de se perdre dans un discours sur l`état déplorable de la finance de l`art, mais cela n`aidera pas vraiment à clarifier son fonctionnement.
2. Rester simple. Le but d`un rapport d`avancement est que vous pouvez indiquer clairement les progrès accomplis sans surcharger le lecteur de mots et d`idées. Il vous suffit de vous concentrer sur l`état d`avancement d`un projet en particulier, sur ce qui doit être travaillé et sur les changements à apporter.
3. Essayez de ne pas être vague. Vous devez vous assurer de fournir des détails précis sur l`avancement de votre projet. Par exemple : ne dites pas quelque chose comme « Nous progressons bien dans la mise en place de notre financement artistique », mais dites plutôt « Avec les deux subventions de 5 €.000 de ces différentes fondations, nous ne sommes que 2€.000 loin de notre objectif de 12 €.000.`
4. Utiliser un langage concis. Encore une fois, vous voulez que votre rapport soit clair et concis. Ce n`est pas l`intention de submerger les lecteurs avec un langage qui n`ajoutera rien au rapport. Par exemple, des expressions telles que « catastrophe totale » ou « réussite fracassante » sont trop émotionnelles et vagues pour être utiles aux clients ou aux dirigeants.
5. Citez vos sources. Toute information que vous utilisez provenant de sources externes, y compris les graphiques et les données, doit être correctement citée. Vous pouvez ajouter une page de ressources supplémentaires au rapport d`avancement.
Des astuces
- Essayez de suivre le style du manager. Ils peuvent avoir une préférence pour un certain type de rapports. Certains cadres veulent plus de listes, ou des listes à puces - d`autres veulent que les informations soient aussi concises que possible. D`autres veulent juste que vous soyez aussi minutieux que possible, peu importe le nombre de pages que cela prend.
- Soyez précis lorsque vous faites le rapport d`avancement, mais pas trop long.
Mises en garde
- Pour toujours être bien préparé pour faire un rapport d`avancement, c`est une bonne idée de conserver des enregistrements tout au long du projet afin qu`il soit facile de collecter toutes les informations.
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