Organiser une table ronde

1. Choisissez un sujet. Essayez de choisir un sujet qui intéresse pas mal de personnes afin de pouvoir constituer un panel composé de personnes d`horizons différents qui ont toutes des points de vue différents. Vous devez également vous assurer que le sujet n`est pas si vague ou général que la discussion ne porte en réalité sur rien.

• Si vous avez du mal à trouver un équilibre entre un sujet suffisamment large mais pas trop vague, rappelez-vous que le sujet n`a pas besoin d`être définitif. Parfois, une table ronde est principalement destinée à fournir des conseils ou des informations, auquel cas elle ne discute pas nécessairement d`idées contradictoires.

2. Offrir un groupe diversifié de participants. Un panel de trois ou cinq participants produit généralement les discussions les plus intéressantes. Recherchez des personnes bien informées provenant de divers horizons, par exemple, une personne « dans la rue » impliquée dans le sujet, une personne qui a de l`expérience avec le sujet grâce à son travail dans une entreprise ou une organisation à but non lucratif, et un expert qui a a étudié le sujet à un niveau scientifique. Assurez-vous également qu`il existe des différences d`âge, de sexe et d`origine ethnique au sein du panel, car les antécédents d`une personne peuvent grandement influencer la façon dont elle perçoit un sujet particulier.

3. Inviter un président. En plus des participants, choisissez également quelqu`un pour diriger la discussion. Si possible, choisissez quelqu`un qui a de l`expérience dans la conduite de tables rondes. Essayez de trouver quelqu`un qui en sait assez sur le sujet pour suivre la discussion et qui a également d`excellentes compétences sociales. Le travail principal du leader est de garder les participants concentrés sur le public, de maintenir la discussion fluide et d`aider les participants lorsqu`ils sont bloqués.

4. Planifier l`aménagement physique de la pièce. Si vous faites asseoir les participants sur des chaises les uns à côté des autres, il apparaîtra qu`ils sont plus proches du public et donc les personnes dans le public seront plus enclines à se joindre à la discussion. Ce n`est généralement pas le cas lorsque les participants sont tous assis autour d`une grande table. Disposez les chaises en demi-cercle, mais assurez-vous que chacun des panélistes peut établir autant de contact visuel que possible avec le public. De cette façon, les participants peuvent discuter plus facilement du sujet entre eux. Prévoyez également des petites tables ou des supports pour les éventuelles notes, et veillez à ce que chaque participant ait un verre d`eau à portée de main pendant la discussion. S`il y a de la place pour plus de trente personnes, vous devez également prévoir au moins un microphone pour deux participants et un microphone séparé pour le président.

1. Déterminer les objectifs de la discussion. Assurez-vous que tous les participants sont informés bien à l`avance de la raison de la discussion de groupe afin qu`ils aient suffisamment de temps pour se préparer. Par exemple, la discussion peut viser à trouver une solution pratique à un problème, à mener un débat abstrait et complexe ou à fournir des informations sur un sujet particulier. Faites savoir aux participants s`ils ont l`intention de présenter le sujet sous une forme plus générale au cours de la table ronde, ou s`ils peuvent s`attendre à ce que le public soit raisonnablement informé et s`attend à entendre des conseils de plus haut niveau ou des points de vue plus nuancés.

2. Déterminer la durée de la discussion. En règle générale, la durée recommandée pour une table ronde, en particulier si la table ronde fait partie d`une convention, d`une conférence ou d`un autre événement plus important, est de 45 minutes à une heure. Si la table ronde est seule, ou si le sujet de la discussion est très important ou populaire, il est recommandé que la discussion dure une heure et demie.

3. Si vous le souhaitez, vous pouvez d`abord donner la parole à chaque intervenant un par un. Une table ronde porte bien sûr avant tout sur la discussion, mais si la table ronde a aussi pour but d`informer les gens, il peut être utile de laisser les intervenants parler un à un avant de discuter entre eux.Vous pouvez demander à chaque participant de donner une brève explication sur le sujet, ou leur demander d`expliquer leur point de vue sur le sujet un par un. Réservez un maximum de dix minutes par personne pour ce.

4. Faites savoir aux panélistes qu`ils ne sont pas censés montrer d`images pendant la table ronde. À moins que cela ne soit absolument nécessaire pour le sujet, évitez les présentations PowerPoint et les diapositives, car elles peuvent retarder la discussion et rendre plus difficile la participation du public. De plus, les images destinées au public sont souvent ennuyeuses. Vous pouvez montrer quelques diapositives si nécessaire, mais ne le faites que si vous souhaitez montrer certains tableaux ou graphiques, ou d`autres informations difficiles à transmettre avec des mots seuls.

5. Rédiger des questions pour les membres du panel. Essayez de trouver des questions ouvertes. Les panélistes peuvent alors adapter leurs réponses au déroulement de la discussion et à leurs connaissances. Vous pouvez également penser à quelques questions plus spécifiques à poser à un panéliste en particulier, mais essayez de poser à chaque panéliste le même nombre de questions. Essayez de penser à l`avance aux questions que le public est susceptible de poser et incluez ces questions dans vos questions aux panélistes. Vous devez toujours préparer plus de questions que vous ne pensez pouvoir en poser. Mettez les questions les plus importantes en haut et terminez votre liste avec les questions les moins importantes. Essayez également de vous assurer que chaque question se connecte à la précédente, afin que le sujet de la discussion ne change pas trop soudainement.

6. Planifiez le déroulement du reste de la table ronde. Décidez combien de temps vous souhaitez réserver pour répondre aux questions ; il s`agit généralement d`une période qui dure deux fois moins que la durée de la table ronde, ou plus. Accordez au public un minimum de 20 minutes à une demi-heure pour poser des questions et participer à la discussion, ou 15 minutes si le temps est compté ou si votre table ronde est davantage axée sur les informations fournies par les participants individuels.

sept. Laissez les membres du panel apprendre à se connaître à l`avance. Vous pouvez donner aux participants du panel la possibilité de se rencontrer en personne avant la discussion, ou vous pouvez organiser une conférence téléphonique à laquelle ils participent tous. Faites-le au moins une semaine avant le jour de la table ronde. Expliquez brièvement aux participants comment se déroulera la table ronde et laissez-les tous avoir leur mot à dire. À ce stade, ils peuvent déjà brièvement déterminer qui répondra aux questions sur quel sujet, mais il n`est pas dans votre intention de nous faire savoir à l`avance quelles questions spécifiques seront posées. La discussion doit être spontanée et ne doit pas être répétée et répétée à l`avance.

1. Amener les gens à s`asseoir au premier rang. Si le panel est proche des personnes présentes, l`ambiance lors du débat deviendra naturellement plus animée et chacun se sentira plus impliqué dans la discussion. Donnez aux personnes assises devant si vous voulez un petit « cadeau », comme un bouton ou un bonbon.

2. Présentez brièvement le panel et chaque participant au public. Résumez le sujet de la table ronde en une ou deux phrases, car la plupart des personnes dans l`auditoire sauront probablement déjà de quoi il s`agit et auront une certaine familiarité avec le sujet. Présentez brièvement les panélistes individuels à l`auditoire, en indiquant au plus quelques faits pertinents liés à leur expérience et à leur relation avec le sujet. N`essayez pas de fournir une biographie complète de chaque panéliste ; la présentation des panélistes ne devrait pas prendre plus de dix minutes.

3. Impliquez le public dès le début de la discussion. Impliquez le public dans la table ronde en demandant à tout le monde dans la salle de participer dès le début. Un moyen simple et rapide de le faire est de lancer un court sondage sur le sujet, en demandant aux personnes dans le public de lever la main ou d`applaudir. Vous pouvez également mesurer la connaissance du public sur le sujet. De cette façon, vous pouvez également mieux concentrer la discussion sur les sujets les plus pertinents pour le public.

4. Posez aux membres du panel les questions que vous avez préparées à l`avance. Au moment de poser les questions, il est préférable de s`en tenir dans un premier temps à l`ordre que vous avez défini à l`avance, mais si la discussion prend de façon inattendue une direction différente et intéressante, n`hésitez pas à changer l`ordre dans lequel vous posez les questions. Répartissez les questions entre les participants de manière à poser chaque question à la personne qui connaît le mieux le sujet. Donnez aux autres membres du panel un peu de temps pour répondre, puis posez la question suivante.

5. Si nécessaire, approfondissez un sujet en posant vous-même des questions supplémentaires. Vous pouvez vous écarter des questions que vous avez préparées à tout moment si vous pensez que cela contribuera à faire avancer la discussion. Surtout si vous pensez que l`un des membres du panel a donné une réponse insatisfaisante, vous pouvez mettre une pression supplémentaire sur le membre du panel en question avec une question supplémentaire. Essayez de reformuler votre question d`origine, ou mieux encore, proposez une question plus nuancée qui introduit un prochain point de discussion à travers la dernière réponse donnée ou renvoie à un point de vue mentionné précédemment.

6. Gardez une trace du temps. Pour garder une trace de l`heure, par exemple, vous pouvez utiliser une horloge à côté de la scène ou accrochée au mur en face de vous, mais cette horloge doit alors être clairement visible. Une autre possibilité est que vous demandiez à quelqu`un de se tenir au fond de la salle et que vous lui demandiez de brandir une pancarte chaque fois que vous approchez de la fin d`une section où, par exemple "10 minutes," "5 minutes" et "1 minute" c`est écrit dessus.

sept. Assurez-vous que les panélistes ne s`égarent pas. Si l`un des panélistes parle trop longtemps ou s`éloigne du sujet, remettez poliment la discussion sur les rails. Si un participant fait une pause pour respirer, interrompez-le avec, par exemple, l`un des éléments suivants ci-dessous. Si vous le souhaitez, vous pouvez informer les panélistes à l`avance des phrases que vous prévoyez d`utiliser pour les remettre sur la bonne voie.

8. Laissez le public poser des questions. Dites au public que vous comptez sur leurs questions, par exemple en demandant aux personnes présentes de lever la main ou en les faisant faire la queue devant un micro. Ensuite, écoutez chaque question et répétez-la clairement pour que tout le monde dans la salle puisse entendre la question, puis donnez la parole au participant au panel qui semble le plus intéressé.

9. Remerciez tous ceux qui ont contribué à la table ronde. Remerciez les participants, les invités et les personnes qui ont organisé l`événement. Si vous êtes à un symposium ou à une conférence, dites au public où et quand la prochaine activité aura lieu.