Instructions gratuites étape par étape 
Cette étape semble évidente, mais elle est souvent oubliée par les appelants. Si vous avez un titre de poste spécifique ou une description de vous-même qui peut être utile au destinataire pour l`entretien de suivi, veuillez l`inclure après votre nom. Par exemple "Je m`appelle Dr. Versluis, radiologue à l`hôpital universitaire d`Amsterdam` ou `Voici Ariane Janssens, la mère de Chloë qui est en classe avec votre fille`. 
Un moyen simple d`inclure votre numéro de téléphone au début d`un message est de dire quelque chose comme « Ceci est (votre nom), mon numéro est (votre numéro de téléphone) » ou « mon nom est (nom) et j`appelle ( nombre )`. Malgré le fait que les fonctionnalités d`identification de l`appelant soient omniprésentes, il est toujours recommandé de laisser votre numéro de téléphone au cas où la personne censée vous appeler n`aurait pas enregistré votre numéro ou au cas où vous demanderiez à être rappelé à un autre numéro. 
Essayez d`ajouter une courte introduction qui pique l`intérêt de l`auditeur, comme « J`ai reçu votre numéro de Patrick, qui m`a dit que vous envisageiez de vendre votre bateau ».` Même si vous n`êtes pas en communication professionnelle, il est important de trouver un point de connexion pour rassurer le destinataire. "C`est Bob, ton voisin juste en face de toi" est plus personnel que "C`est Bob Vermeersch". 
D`un autre côté, un message vocal trop court peut donner l`impression au destinataire qu`il n`est pas important, ce qui lui permet de le supprimer sans même l`écouter. Cela est particulièrement vrai lorsque vous appelez à partir d`un numéro privé. Le but de laisser un message vocal est de faire rappeler quelqu`un. Il n`est pas dans l`intention de fournir toutes les informations, car c`était l`intention de la conversation téléphonique. 
Vous n`avez pas beaucoup de temps pour faire passer votre message. Si vous n`êtes pas hétéro, votre auditeur effacera le message avant d`avoir entendu l`information cruciale. C`est mieux d`apporter de mauvaises nouvelles comme « papa est à l`hôpital » tout de suite. Utilisez le reste du message pour réconforter et expliquer. Au moins c`est mieux que d`éviter le sujet et de laisser son auditeur s`inquiéter. 
Lorsque vous avez l`air de lire un script, votre auditeur aura l`impression que vous passez juste un autre appel téléphonique parce que vous devez. 
Mentionner votre numéro de téléphone plus de deux fois à la fin d`un appel téléphonique est excessif et susceptible d`être interprété comme impoli. Ne vous inquiétez pas pour cette étape s`il s`agit d`un message quotidien pour un ami ou un membre de la famille. 
Terminer gentiment par quelque chose comme « J`ai hâte d`avoir de vos nouvelles » est plus chaleureux et donc plus efficace que des phrases commerciales génériques telles que « Bonne journée.` Vous n`êtes pas autorisé à récapituler ou résumer votre message à la fin. Si le destinataire a besoin d`entendre à nouveau un détail particulier, il peut relire le message plus tard.
Laissez le message vocal parfait
Teneur
Si votre travail vous oblige souvent à appeler des clients, il y a de fortes chances que vous deviez souvent laisser un message vocal. Mais que dire exactement après le bip? Il peut être éprouvant pour les nerfs de se souvenir de toutes les informations pertinentes dont vous avez besoin pour communiquer, ce qui signifie que des détails importants peuvent ne pas être dits. En utilisant un système de messagerie vocale, vous n`aurez plus jamais à laisser de messages vocaux confus et improvisés. En parcourant rapidement une liste de contrôle dans votre tête, vous pouvez vous assurer que vous avez fourni toutes les informations nécessaires et que vous avez de meilleures chances d`être rappelé.
Pas
Partie 1 sur 3: S`identifier
1. Utiliser la bonne intonation. Dès le début de l`enregistrement de votre message, vous devez parler de manière claire et intelligible. Essayez de ne pas marmonner ou de parler trop vite. Faites de votre mieux pour avoir l`air intéressé et joyeux pour attirer l`attention de l`auditeur. Bien que le destinataire ne puisse pas vous voir, votre intonation générale sera captée par le téléphone, alors assurez-vous de transmettre la bonne.
- Articulez tout ce que vous dites. Une mauvaise réception peut déformer votre voix et vous faire abandonner. Même une voix normale peut ressembler à un marmonnement au téléphone.
- Votre voix doit être en phase avec le type d`appel téléphonique que vous passez. Par exemple, vous pouvez avoir l`air joyeux lorsque vous laissez un message vocal pour féliciter votre neveu d`avoir obtenu son diplôme d`études secondaires. Cependant, si vous souhaitez exprimer vos condoléances à un ami en deuil, vous devez vous assurer que votre voix est solennelle et respectueuse.
2. Mentionnez votre nom. La première chose à faire est de mentionner votre nom. Ainsi, la personne qui vous appelle saura immédiatement à qui elle a affaire. Un simple « voici (votre nom) » est suffisant pour la plupart des situations. Si vous n`avez encore rencontré personne, vous pouvez choisir "mon nom est (votre nom complet)". Vos amis et vos proches vous reconnaîtront sans avoir à vous identifier. S`il s`agit d`un appel professionnel, l`autre personne aura immédiatement un nom à associer à la voix et au message, permettant peut-être une forme de communication plus personnelle.
3. Laissez votre numéro de téléphone. Veuillez fournir votre numéro de téléphone immédiatement après avoir entré votre nom. La plupart des appelants attendent la fin de la messagerie vocale pour fournir leurs coordonnées, mais si le destinataire ne peut pas les écrire correctement la première fois, ils sont obligés d`écouter à nouveau le message complet. N`oubliez pas de parler lentement et de tout articuler lorsque vous donnez votre numéro de téléphone pour que ce soit compréhensible.
4. Fournir une connexion. Lorsqu`ils écoutent des messages vocaux d`entreprise ou des messages d`expéditeurs inconnus, les gens deviennent rapidement méfiants ou perdent tout intérêt s`ils ne savent pas qui vous êtes et pourquoi vous appelez. Rassurez-le en mentionnant un ami commun ou une référence qui vous a donné son numéro. Cela garantit à nouveau que l`appel est plus professionnel. La messagerie vocale semblera moins intrusive et vous aurez plus de chances d`être rappelé.
Partie 2 sur 3: Donnez votre avis
1. Réfléchissez à l`avance à ce que vous allez dire. Avant de laisser un message vocal, assurez-vous d`avoir une idée claire de ce que vous allez dire. Cela ne devrait pas être un problème si vous appelez pour une raison particulière, mais entendre le bip à l`autre bout de la ligne et réaliser que l`on vous répond peut vous faire oublier ce que vous avez dit pendant un moment. Divisez les informations en points individuels et couvrez chacun avant de raccrocher.
- Pour les messages vocaux très urgents ou importants, vous pouvez envisager d`écrire une version approximative du script à l`avance.
- Si vous vous retrouvez souvent à perdre la ligne, concentrez-vous simplement sur l`énoncé en quelques mots de votre nom, un numéro à rappeler et la raison pour laquelle vous appelez.
- Imaginez envoyer un message vocal pour faire le suivi de la soirée romantique d`hier. Rédiger mentalement votre message avant de l`enregistrer peut faire une grande différence pour paraître cool, calme et posé ou bégayer et nerveux.
2. Gardez votre message concis. Limitez vos messages vocaux à 20-30 secondes. Il n`y a pas beaucoup de situations où une messagerie vocale doit être plus longue. Vous n`êtes pas censé ennuyer le destinataire avec une très longue introduction ou une histoire. Restez concis. Soit dit en passant, un court message peut éveiller plus de curiosité et persuader quelqu`un de rapporter alors qu`il ne le ferait pas autrement.
3. Commencez par les informations les plus importantes. Soyez direct et indiquez clairement la raison pour laquelle vous appelez. Si vous ne faites que sonder, par exemple lorsque vous avez une proposition d`achat ou si vous suivez une transaction ou souhaitez confirmer un rendez-vous, vous devez le préciser au destinataire. Votre auditeur perdra rapidement tout intérêt si vous ne lui dites pas pourquoi vous le contactez au début.
4. Soyez personnel et sincère. Résistez à la tentation d`adopter une « voix téléphonique » artificielle et générique. Sois juste gentil, sois toi-même et parle naturellement. Les gens savent quand ils essaient de vendre quelque chose d`une certaine manière et ils sont plus susceptibles de vous donner une chance s`ils sentent que vous vous adressez à eux d`égal à égal.
Partie3 sur 3: Terminer
1. Poser une question spécifique ou demander quelque chose. Lorsque vous finalisez le message, assurez-vous d`indiquer précisément pourquoi vous souhaitez que le destinataire vous rappelle. Posez une question précise ou demandez quelque chose qui les incitera à décrocher le téléphone. Si après avoir écouté la messagerie vocale, ils se sentent confus ou ne savent pas exactement ce que vous voulez, alors la messagerie vocale a raté sa cible.
- Essayez des phrases telles que « Faites-moi savoir si vous avez aimé la recette que je vous ai envoyée » ou « J`aimerais connaître votre avis sur cette proposition.`
- Les gens sont plus motivés pour entrer en contact lorsque vous avez mentionné une demande spécifique plutôt que simplement la phrase « rappeler ».
2. Veuillez inclure votre nom et vos coordonnées. Complétez votre message en mentionnant à nouveau votre nom et vos coordonnées. Répétez votre chanson deux fois pour que l`auditeur puisse l`écrire correctement et ne pas mal comprendre un numéro. Assurez-vous d`inclure tous les détails qui seraient utiles pour que votre auditeur vous rappelle, comme quand vous êtes et quand vous n`êtes pas disponible et le meilleur moment de la journée pour appeler.
3. Éviter une fin interminable. Quand il est temps de raccrocher, n`étirez pas le message inutilement. À moins qu`il ne s`agisse d`un appel téléphonique en tête-à-tête avec un être cher, il n`est pas nécessaire de souhaiter une bonne journée à qui que ce soit. L`attention du destinataire disparaîtra au fur et à mesure que le message continue, alors essayez de ne pas perdre le focus à la fin. Remerciez-les pour leur temps et laissez-leur la prochaine étape de la communication.
Des astuces
- Pensez aux messages vocaux que vous avez reçus où vous pensiez « qu`est-ce que cette personne veut de moi?`. Laissez un message vocal que vous aimeriez recevoir vous-même.
- Si cela est pertinent pour le destinataire, vous pouvez également mentionner votre adresse e-mail ou un autre moyen de contact en plus de votre numéro de téléphone.
- N`oubliez pas d`inclure la date si vous partagez des informations urgentes.
- Le sourire! Même à travers le téléphone, cela peut être ressenti.
- Si vous appelez sur un sujet sensible, vous devez limiter les informations que vous incluez dans la messagerie vocale au cas où elles seraient entendues par d`autres personnes.
- En cas d`urgence ou de catastrophe naturelle, vous pouvez utiliser un message vocal sortant pour informer les gens que vous allez bien.
Mises en garde
- Si vous essayez d`obtenir que quelqu`un vous rappelle, ne parlez pas des tentatives d`appel infructueuses précédentes. Cela peut sembler ennuyeux, ce qui rend l`auditeur moins à l`aise de vous parler.
- Dans les circonstances professionnelles, vous devez toujours laisser un message vocal si la personne que vous appelez ne répond pas. Voir plusieurs appels manqués sans messages vocaux sapera l`importance de votre entreprise.
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