Instructions gratuites étape par étape 
Gardez à l`esprit que vous devrez probablement également être capable d`utiliser le copieur, le scanner et l`imprimante (et résoudre les problèmes que vos collègues rencontrent lorsqu`ils travaillent avec ces appareils). Si vous savez quel type d`appareils vous utilisez, plongez dans les manuels pour pouvoir résoudre les problèmes les plus courants. 
Assurez-vous de rédiger les messages en détail et de lire ce que vous avez écrit. Répétez le message et/ou les coordonnées au fur et à mesure que vous l`écrivez pour vous assurer d`avoir les bonnes informations. 
Écoutez attentivement le nom de la personne que l`appelant demande. Répétez si vous voulez être sûr. Demandez si l`appelant peut épeler le nom s`il est difficile à comprendre. Transférez soigneusement l`appel avec une phrase standard, telle que "Un instant s`il vous plaît, je vais vous mettre en communication avec M. Smith". Ou si la personne parle : "M. Smith est actuellement en conversation. Voulez-vous s`il vous plaît attendre ou dois-je passer le message?". Remerciez poliment l`appelant et transférez l`appel. 
Par exemple, vous pouvez saluer avec : "Bonjour! Si tu t`assois, je serai juste avec toi!". 
Vérifiez si votre entreprise a des réglementations spécifiques concernant les vêtements. Votre entreprise peut aimer les tenues d`affaires formelles, mais souvenez-vous de ne jamais.. à s`habiller formellement (les joggeurs peuvent ne pas être appréciés).
Devenir réceptionniste
Teneur
Chaque entreprise qui reçoit des visiteurs a besoin d`un réceptionniste. Un réceptionniste est une personne qui reçoit les visiteurs au guichet de l`entreprise ou de l`institution. C`est généralement la première personne que le visiteur doit rencontrer, et comme vous le savez, les premières impressions sont toujours très importantes. Le réceptionniste doit recevoir le visiteur avec courtoisie et parler correctement, également au téléphone ou par e-mail. C`est en quelque sorte la carte de visite de l`entreprise.
Pas
Partie 1 sur 2: Avoir les bonnes compétences
1. Avoir d`excellentes compétences organisationnelles. En tant que réceptionniste, vous êtes la carte de visite de l`entreprise -- -- vous êtes celui avec qui le client parle en premier, et à qui les employés viennent pour s`informer et planifier. En plus de prendre des appels et de référer des visiteurs, vous devez souvent traiter avec des clients, organiser toutes sortes d`événements, prendre des rendez-vous, etc. Parce que cela implique beaucoup de responsabilités, il est important que vous, en tant que réceptionniste, soyez bien organisé, afin que vous puissiez faire plusieurs choses en même temps. Si vous n`êtes pas en mesure d`assumer plusieurs tâches à la fois et de les terminer dans le bon ordre, vous ne durerez pas longtemps en tant que réceptionniste.
- Un bon moyen d`être organisé est d`investir dans un système de classement avec lequel vous pouvez travailler. Il est important que vous sachiez de quels documents et informations votre patron, vos collègues et vos clients peuvent avoir besoin. Conservez toutes ces informations dans différents dossiers - sur le bureau de votre ordinateur ou sur papier. Organisez votre système de la manière qui vous convient le mieux - si vous avez besoin de notes autocollantes de couleur néon, c`est bien aussi.
- Être organisé signifie également que vous pouvez vous motiver - vous n`avez besoin de personne pour vous dire comment faire quelque chose ou pour vous garder sur la bonne voie. Si vous êtes bien organisé, vous savez exactement quelles tâches vous devez accomplir en une journée et quelles choses ont la priorité.
- Assurez-vous d`avoir (beaucoup) de numéros de téléphone à portée de main, par exemple ceux de collègues, d`entrepreneurs, de vendeurs, de services d`urgence, etc. Vous en aurez besoin pièce par pièce à un moment donné. Stockez les numéros de téléphone dans un programme informatique spécial ou dans un Rolodex.
2. Assurez-vous d`avoir des connaissances techniques. La pièce de technologie la plus importante qu`une réceptionniste doit gérer est le téléphone - et tous ces boutons et lignes qui lui sont associés. Des compétences en informatique sont également essentielles - la plupart des réceptionnistes doivent savoir envoyer des e-mails et bien utiliser un traitement de texte. C`est également utile si vous savez créer des feuilles de calcul et utiliser des programmes spécifiques à l`entreprise pour laquelle vous travaillez.
3. Soit fiable. Le réceptionniste doit être à son bureau à tout moment - l`entreprise aura mauvaise réputation si personne ne répond au téléphone ou si les temps d`attente sont très longs. Faites de la confiance votre priorité : si votre patron sait qu`il peut compter sur vous et que vous êtes toujours là pour l`aider, vous vous rendez indispensable.
4. Être un bon auditeur. Une partie importante d`être une réceptionniste est d`écouter les autres - au téléphone, lorsqu`un client pose une question au bureau ou lorsque des informations vous sont transmises. Être un bon auditeur peut vous aider à travailler plus efficacement - vous serez en mesure de résoudre les problèmes plus facilement si vous comprenez immédiatement ce que quelqu`un vous demande, et vous serez mieux en mesure de diriger les clients vers le service où ils peuvent être aidés.
5. Prenez des notes partout. Si votre patron vous demande de faire quelque chose, notez les détails. Lorsqu`un client appelle, assurez-vous d`écrire ses informations (nom, coordonnées, ce qu`il veut, etc.). Les notes vous aident à rester organisé et vous rappellent toutes les petites choses qui passeront un jour. Notez vos notes dans un cahier ou un cahier et gardez-les avec vous à tout moment. Vous seriez surpris de voir à quel point c`est utile, surtout si vous voulez savoir ce que la personne qui a appelé il y a cinq heures a encore voulu.
6. Répondez poliment au téléphone avec un message d`accueil standard, tel que "Bonjour, vous parlez avec ____(votre nom), de ____(nom de l`entreprise), comment puis-je vous aider?". Répondre au téléphone après une ou deux sonneries. Il n`est pas bon de mettre les gens en attente plus d`une minute (c`est plus long que vous ne le pensez).
sept. Accueillir les livreurs de colis avec le même professionnalisme et la même courtoisie que tout autre visiteur. Vous devrez peut-être signer pour une livraison. Assurez-vous que votre signature est lisible. Le livreur peut avoir besoin d`indications sur l`endroit où mettre le colis. Assurez-vous de contacter les bons employés pour de telles questions.
8. Recevoir les clients qui viennent dans l`entreprise de manière efficace et polie. Une fois que le visiteur lui a dit qui il était et qui il cherchait, connectez-vous avec cette personne et dites-lui qui est là. Une phrase standard que vous pouvez utiliser pour cela est : "M. Smit, Mme Jansen de XYZ b.v. est là pour le rendez-vous de 14h". Essayez toujours de donner un prénom et un nom, ainsi que l`entreprise qu`ils représentent. Il est utile de lui demander s`il a un rendez-vous. M. Smit donnera ensuite des instructions supplémentaires où vous pouvez faire attendre le client et combien de temps cela prendra. Vous pouvez alors dire au visiteur : "M. Smith arrive bientôt". Ou: "M. Smith dit qu`il termine une réunion et qu`il arrive dans 5 minutes. Veux-tu t`asseoir".
Partie 2 sur 2: Être représentatif
1. Assurez-vous d`avoir une attitude positive. Comme mentionné ci-dessus, la réceptionniste est la carte de visite de l`entreprise - les clients vous voient en premier et vous répondez aux questions des personnes qui ne peuvent pas venir au bureau. Personne ne veut être accueilli par un visage aigre ou grincheux. Ayez toujours le sourire aux lèvres et une personnalité joyeuse. Soyez patient avec les clients difficiles, même s`ils vous énervent.
- Même si vous avez un client très difficile, n`oubliez pas que vous avez une personnalité forte et heureuse. Dites-vous qu`ils rejettent leurs frustrations sur vous, mais sachez que tant que vous faites de votre mieux pour les accommoder, vous n`êtes pas celui qui fait quelque chose de mal. Mieux vaut garder son sang-froid que d`exploser.
2. Ayez une salutation prête. Il est toujours important d`accueillir les clients de manière amicale. Même si vous devez terminer quelque chose avant de pouvoir aider le client, il est important de le saluer pour qu`il sache qu`il a été vu et qu`il sera aidé.
3. Sois poli. Être respectueux. Traitez tout le monde comme s`il était la personne la plus importante qui est entrée au bureau aujourd`hui. C`est votre travail - personne ne se soucie si vous êtes coincé dans la circulation pendant des heures ce matin, ou si vous venez de verser du café sur vos nouvelles chaussures en cuir. Laissez vos soucis personnels à la maison. Assurez-vous que le client se sent à l`aise et aime vous parler.
4. Habillez-vous de façon représentative. Vous représentez une entreprise, vous devez donc avoir l`air soigné. Investissez dans des vêtements qui correspondent à la culture d`entreprise. Si vous êtes réceptionniste dans un type d`entreprise spécifique (par exemple une marque de vêtements), il peut être bon de porter des vêtements de cette marque. Tendez au côté conservateur, à moins que vous ne travailliez dans un endroit où la mode ou d`autres facteurs sont importants.
Des astuces
- Séparez vos affaires personnelles de votre travail. Cela signifie également que vous ne gérez pas les appels personnels et les e-mails au travail. Le service informatique peut suivre vos activités informatiques.
- Soyez gentil avec les managers, voyez si vous pouvez les aider quand vous n`avez rien à faire.
- Rappelez-vous qui paie votre salaire et soyez toujours respectueux envers eux.
- Trouvez quelqu`un qui peut garder un œil sur le bureau ou le téléphone lorsque vous devez aller aux toilettes, lorsque vous déjeunez, lorsque vous êtes en vacances, etc. Comme ça il n`y a pas de gens en colère qui t`attendent quand tu reviens.
- Demandez à vos collègues si vous pouvez aider avec quoi que ce soit. Mieux vaut se faire des amis en aidant que des ennemis en se plaignant.
- Le traitement du courrier fait souvent aussi partie de votre travail. Découvrez le premier jour où il doit aller, qui le livre et quand.
- Soyez toujours prêt à apprendre une nouvelle tâche. La polyvalence peut vous apporter beaucoup.
- Rédiger les messages en deux exemplaires et remettre une copie à la personne à qui le message est destiné. Ou utilisez un agenda, les choses sont plus faciles à trouver là-bas, surtout si vous cherchez un nom ou un numéro de téléphone.
Mises en garde
- Ne jamais dire "je ne fais pas ça". Vous allez bientôt perdre votre emploi.
- Ne fais pas semblant d`être gentil. Les gens voient à travers. Soyez sincèrement intéressé, poli et respectueux. Si vous ne pouvez pas faire cela, vous ne devriez pas être réceptionniste. Vous faites baisser la réputation de l`entreprise. Alors cherchez plutôt un travail de bureau où vous n`êtes pas obligé de venir en public.
- Ne vous disputez pas avec un client ou un appelant. Référez-le à un supérieur.
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