Comment démarrer un e-mail formel: 14 étapes (avec photos)

Teneur

Les e-mails ne sont naturellement pas aussi formels que la rédaction de lettres. Cependant, vous aurez toujours des moments où vous devrez être plus formel dans la rédaction de votre e-mail. Pensez à qui vous envoyez le message et choisissez un message d`accueil qui convient au destinataire. Une fois que vous avez compris cela, vous pouvez passer à la mise en forme du message d`accueil et à la rédaction des phrases d`ouverture.

Pas

Partie1 sur 3: Considération du destinataire

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 1

1. Décidez à quel point vous devez être formel. Même si vous écrivez un e-mail « formel », le degré de formalité dont vous avez besoin dépend du destinataire. Par exemple, vous n`utilisez pas le même niveau de formalité lorsque vous écrivez à un professeur que lorsque vous postulez à un emploi.

Lorsque vous contactez quelqu`un pour la première fois, il vaut mieux être plus formel que nécessaire pour être prudent.

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 2

2. Trouver le nom de la personne. Faites des recherches pour connaître le nom de la personne, si vous ne le connaissez pas déjà. Connaître le nom de la personne rend le message d`accueil plus personnel, même en utilisant des techniques formelles pour votre e-mail.

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 3

3. Suivre la formalité de la personne. Si la personne vous a déjà envoyé un e-mail, vous pouvez adopter son style de salutation. Par exemple, s`il utilise "Bonjour" et votre prénom, il est acceptable de répondre dans le même style, en utilisant "Bonjour" et le prénom de la personne.

Partie 2 sur 3: Choisir une salutation

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 4

1. Se rabattre sur « Meilleur ». "Cher" (suivi du nom de la personne) est une vieille norme pour une raison. C`est formel sans être distant et parce qu`il est utilisé si souvent, il devient souvent invisible dans une salutation, ce qui est bien. Vous ne voulez pas que votre salutation se démarque parce qu`elle est inappropriée.

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 5

2. Essayez « Bonjour » si vous ne connaissez pas le nom de la personne. Il s`agit d`un message d`accueil relativement formel que vous pouvez utiliser dans les e-mails professionnels, surtout si vous ne connaissez pas le nom de la personne. Cependant, il est toujours préférable de connaître le nom de la personne si possible.

Vous pouvez également utiliser "Cher lecteur" si l`e-mail est très formel et que vous ne connaissez pas le nom de la personne. Cependant, cette salutation peut être rebutante pour certaines personnes.

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 6

3. Considérez « Bonjour » ou « Bonjour » dans des e-mails un peu moins formels. Les e-mails sont généralement moins formels que les lettres, vous pouvez donc souvent vous en tirer avec quelque chose comme "Bonjour" dans un e-mail quelque peu formel. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à votre professeur, à quelqu`un avec qui vous communiquez réellement, « Bonjour » ou « Bonjour » devrait fonctionner correctement.

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 7

4. Evitez le "Salut". Alors que « Bonjour » peut être acceptable dans un e-mail semi-formel, « Salut » ne l`est probablement pas. C`est une salutation très informelle, même dans les conversations, vous devriez donc l`éviter dans tout type d`e-mail formel. Par exemple, même si vous connaissez assez bien votre patron, il vaut probablement mieux éviter de « bonjour » lorsque vous lui envoyez un e-mail.

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 8

5. Utilisez un titre au lieu d`un nom si nécessaire. Parfois, lorsque vous écrivez à quelqu`un, vous ne connaissez que le titre au sein de l`entreprise ou de l`organisation. Dans ce cas, vous ne pouvez utiliser que le titre de la personne à la place du nom de la personne, par exemple « Cher responsable du recrutement », « Cher comité de recrutement » ou « Cher professeur ».

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 9

6. Ajoutez le titre de la personne pour le rendre plus formel. Si possible, ajoutez « M. `, `Mme. `, `Dr. ` ou `Professeur` avant le nom de la personne pour le rendre plus formel. Utilisez également le nom de famille ou le nom complet de la personne pour être plus formel, plutôt que simplement le prénom de la personne.

Partie3 sur 3: Formatage de l`e-mail et démarrage

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 10

1. Placez le message d`accueil sur la première ligne. La première ligne doit être le message d`accueil que vous avez choisi, suivi du nom de la personne. Si possible, utilisez un titre pour la personne, tel que M, Mme ou Dr., suivi de leur nom et prénom.

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 11

2. Mettre une virgule. En général, mettez une virgule après le message d`accueil. Dans les lettres formelles, vous pouvez utiliser deux points, mais c`est généralement trop formel pour un e-mail, même formel. Dans la plupart des cas, une virgule suffira, mais vous pouvez utiliser deux points lors de la rédaction d`une lettre de motivation dans un e-mail.

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 12

3. Aller à la ligne suivante. Le message d`accueil est sur une ligne distincte en haut, donc une fois que vous l`avez écrit, appuyez sur la touche Entrée pour passer à la ligne suivante. Si vous utilisez des sauts de ligne au lieu de retraits pour créer des paragraphes, placez une ligne vide entre le message d`accueil et le premier paragraphe.

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 13

4. Présentez-vous dans la première phrase si nécessaire. Lorsque vous écrivez à quelqu`un pour la première fois, vous devez faire une introduction, même si vous connaissez la personne en personne. Si vous donnez à la personne une idée de qui vous êtes, vous l`encouragez à continuer à lire.

Par exemple, vous pourriez écrire : "Je m`appelle Jessica Hills et je suis directrice marketing pour la société XYZ." Vous pouvez également mentionner comment vous connaissez la personne : "Je m`appelle Robert Smith et je suis dans votre cours de marketing (Marketing 101 qui a lieu les mardis et jeudis à 12h.00 heures réunion)."

Si vous connaissez déjà la personne et avez déjà écrit, vous pouvez utiliser la première phrase comme salutation. Par exemple, vous pourriez dire : "Merci de m`avoir contacté si rapidement" ou "J`espère que vous allez bien."

Image intitulée Démarrer un e-mail formel Étape 14

5. Allez droit au but. La plupart des e-mails formels doivent aller droit au but rapidement. Cela signifie que votre première ou deuxième phrase doit indiquer la raison pour laquelle vous écrivez au destinataire. N`oubliez pas d`être aussi concis que possible lorsque vous décrivez votre objectif.

Par exemple, vous pourriez écrire : « Je vous écris pour vous demander de l`aide pour un problème de marketing » ou « Je vous écris parce que j`ai des problèmes en classe et j`espérais que vous auriez des suggestions de matériel supplémentaire lire.". "