Répondre à un rsvp par e-mail : 10 étapes (avec photos)

Teneur

Avec la popularité croissante du courrier électronique comme alternative au courrier traditionnel, les invitations par courrier électronique deviennent de plus en plus populaires pour les mariages, les anniversaires, les réunions de famille, etc. Les planificateurs d`événements comptent aujourd`hui plus que jamais sur les e-mails RSVP. Parce que les e-mails RSVP sont si nouveaux, beaucoup de gens ne comprennent pas comment y répondre correctement. Heureusement, en déterminant comment et quand répondre, en prêtant attention au texte de votre réponse et en vérifiant la réception, vous pouvez mieux répondre à un e-mail RSVP.

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Partie 1 sur 3: Déterminer comment et quand répondre

Image intitulée Répondre à un e-mail RSVP Étape 1

1. Vous vous demandez si vous y allez ou non. Votre première étape et décision sera de déterminer si vous allez à l`événement réel. Vous devriez penser à assister à l`événement une fois que vous aurez reçu l`e-mail de RSVP.

Pensez au lieu de l`événement et si vous devez voyager. Par exemple, si quelqu`un vous invite à un mariage en dehors de la ville, vous devrez peut-être acheter des billets d`avion pour vous y rendre. Cela peut coûter cher.
Planifiez pour vous assurer que vous n`avez pas d`autres événements ce jour et cette heure.
Parlez à votre partenaire et aux autres membres de votre famille pour vous assurer qu`ils sont disponibles. Vous pouvez accepter l`invitation pour certains membres et pas pour d`autres.

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2. Reconnaître le type d`occasion. Différents types d`occasions nécessitent un langage et des niveaux de formalité différents. Donc, vous devriez penser à l`occasion avant de répondre à l`invitation. Cela vous aidera à vous assurer de ne pas commettre un faux pas social.

Est-ce un événement informel. Par exemple, est-ce un BBQ que votre voisin a sans raison et à propos duquel il envoie un e-mail informel? Ce type d`événement peut gagner un ton décontracté dans votre réponse et vous pouvez avoir moins de temps pour répondre.

Est-ce un événement formel. Les événements tels que les mariages, les anniversaires, les bar ou bat mitzvahs vous obligent à répondre sur le même ton formel que vous avez été invité.

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3. Réponse à temps. Une fois que vous avez pris votre décision et réfléchi à l`événement, vous devez réagir rapidement. En fin de compte, c`est l`un des aspects les plus importants de la réponse à un e-mail RSVP, car vous devez faire savoir à la personne si vous assistez ou non à l`événement.

Lisez ce que dit l`invitation en tant que date « RSVP pour ». Cette date n`est pas une suggestion. Assurez-vous d`avoir lu le RSVP pour cette date.

Répondre dès que possible. Même si la personne qui vous a invité vous a peut-être donné un mois ou deux pour répondre, cela ne veut pas dire que vous devriez prendre tout ce temps. Au lieu de cela, vous devez répondre dès que vous avez pris une décision concrète de venir ou non.

Partie 2 sur 3: Rédiger votre réponse

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1. Entrez la ligne d`objet. Après avoir décidé comment et quand répondre, vous devrez rédiger votre lettre. Pour ce faire, commencez par la ligne d`objet. La ligne d`objet doit contenir votre acceptation ou votre rejet de l`invitation et refléter le ton de cette décision.

Pour les événements formels, utilisez un ton formel. Par exemple, écrivez `Annulation Roger et Anne pour le bal et le banquet du 11 mai.`
Pour les événements occasionnels, comme le barbecue de votre voisin, vous pouvez écrire : « Impossible de venir à votre barbecue le 11 mai.`

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2. Ecrire le salut. Il est important d`utiliser la salutation correcte pour votre réponse, car elle donne le ton de votre réponse. De plus, en utilisant une salutation appropriée, vous donnez à la personne qui vous a invité à l`événement une idée de ce que vous pensez d`elle.

Choisissez une formule de salutation telle que : « Cher », « À » ou « Mon bon ami ».

Un événement informel nécessite une simple salutation à la personne qui vous a envoyé un e-mail. Par exemple : « Cher John et Marcy ».

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3. Ecrire le texte du message. Le corps du message est sans doute la partie la plus importante de l`e-mail. Il reflète le ton de l`événement et répond directement à l`invitation. Voici quelques exemples d`acceptation ou de refus d`une invitation :

Un événement plus décontracté appelle une réponse informelle, telle que : « Hey Tom, merci de nous avoir invités au barbecue, mais nous ne serons pas à la maison ce jour-là. ».

Un événement formel appelle un ton plus formel. Par exemple : "La famille Haarssen accepte votre invitation au mariage de Josh et Belinda le 5 novembre 2019". Un autre exemple est : « Jan et Sarah Appel sont heureux d`accepter votre invitation pour l`anniversaire de Marta Roden.`

Un rejet formel pourrait ressembler à : "Malheureusement, la famille Parker ne pourra pas assister au mariage de Jan et Belinda le 5 novembre 2019.".`

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4. Terminez l`e-mail par un message d`accueil et saisissez votre nom. Après avoir écrit votre message, vous devez signer l`e-mail RSVP. La signature de l`e-mail est plus qu`une formalité - elle représente le type de relation que vous avez avec la personne. Il indique également ce que vous ressentez envers la personne.

Choisissez une salutation formelle. Par exemple, choisissez quelque chose comme : "Sincèrement", "Sincèrement" ou "Sincèrement" (très formel).

Choisissez une salutation informelle telle que « Vous... », « Amour », « Meilleures salutations » ou « Salutations ».

Choisissez un message d`accueil qui correspond à une annulation ou à un engagement. Par exemple, choisissez "Désolé" ou "Merci".

Tapez votre nom après la phrase de fermeture. Pour des événements plus décontractés, signez avec votre prénom ainsi que les prénoms de toutes les personnes invitées. Pour des événements plus formels, tapez les prénoms de toutes les personnes invitées et le nom de famille après le nom de la dernière personne. Dans certaines circonstances, par exemple lorsque vous connaissez bien la personne, vous pouvez signer avec "The Smith Family".

Partie 3 sur 3 : Gérer les e-mails automatiques et résoudre les problèmes

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1. Appuyez sur rejeter ou accepter, si l`e-mail contient un bouton automatique. De nombreuses personnes qui planifient des événements formels s`appuient de plus en plus sur les services RSVP automatisés pour envoyer des e-mails. Si quelqu`un utilise un tel service pour vous envoyer un e-mail RSVP, l`e-mail sera probablement généré par un tiers. De plus, il est probable qu`il y ait des boutons intégrés dans l`e-mail qui vous permettent de choisir « accepter » ou « refuser ».

Il n`est pas nécessaire d`envoyer un e-mail à la personne réelle si vous recevez un tel e-mail.
Si vous avez accepté ou refusé l`invitation, l`information sera transmise au service courrier, qui la transmettra ensuite à la personne qui a planifié l`événement.
Les e-mails de service RSVP automatisés par des tiers sont couramment utilisés pour des événements semi-formels tels que des anniversaires, des fêtes de quartier, etc.

Image intitulée Répondre à un e-mail RSVP Étape 9

2. Cliquez sur `Reçu de réception`. Si vous voulez vous assurer que la personne reçoit votre réponse, pensez à cliquer sur le bouton « Confirmation de retour » dans votre programme de messagerie. En cliquant dessus, votre service de messagerie aura généré un e-mail de confirmation lorsque la personne à qui vous répondez recevra ou ouvrira votre réponse. De cette façon, vous savez qu`ils ont reçu votre message.

Le bouton de confirmation de livraison peut se trouver à différents endroits, selon le programme de messagerie que vous utilisez.

Certains services de messagerie peuvent ne pas offrir cette option.

Image intitulée Répondre à un e-mail RSVP Étape 10

3. Envoyez un e-mail de suivi si vous modifiez vos plans. Dans certains cas, il peut être nécessaire de modifier votre réponse. Of je de uitnodiging hebt geaccepteerd en later ontdekt dat je niet aanwezig kunt zijn, of dat je hem hebt geweigerd en plotseling toch in staat bent om te gaan, je moet dan contact opnemen met de persoon die je heeft uitgenodigd, om het diegene te laten connaître, savoir.

Si vous avez accidentellement accepté un e-mail RSVP automatisé - basé sur des boutons, vous devez immédiatement envoyer un e-mail à la personne pour corriger votre erreur.

Si vous souhaitez refuser une invitation que vous avez initialement acceptée, veuillez en informer l`expéditeur. Par exemple, envoyez-leur un e-mail avec la ligne d`objet « Modification de mon RSVP » et écrivez quelque chose comme « En raison d`événements imprévus, Sarah et moi ne pourrons pas assister à votre 20e anniversaire le 14 de ce mois ». Nous nous excusons pour le changement et espérons vous revoir bientôt.`

Si vous devez accepter une invitation que vous avez déjà refusée, dites-le à la personne. Par exemple, envoyez-leur un e-mail avec la ligne d`objet « Modifier mon RSVP » et écrivez « Je serais ravi d`assister à votre événement, si vous avez encore la possibilité d`accueillir plus d`invités.`

Les modifications de RSVP doivent être apportées dès que possible. Les événements informels peuvent être modifiés dans les jours suivant l`événement, mais les modifications apportées aux RSVP lors d`événements officiels (tels que les mariages) doivent être communiquées au moins un mois à l`avance.