Comment faire une conférence téléphonique : 9 étapes (avec photos)

Teneur

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- Méthode 1 sur 2: Utilisez votre smartphone
- Méthode2 sur 2:Trouver un fournisseur de conférence téléphonique
Des astuces
Mises en garde

Avec l`augmentation du travail indépendant du lieu de travail et du travail à domicile, la conférence téléphonique, où trois personnes ou plus participent au même appel téléphonique, devient la norme. Nous allons vous montrer comment mener une conférence téléphonique.

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Méthode 1 sur 2: Utilisez votre smartphone

Image intitulée Faire une conférence téléphonique Étape 1

1. Appelez l`un des participants à la conférence. Vérifiez dans les paramètres de votre téléphone si l`option « Appel en attente » est activée. Ensuite, vous appelez le premier participant. Vous faites cela de la même manière que vous les appelleriez normalement, donc à partir de votre liste de contacts ou simplement en tapant le numéro.

Une fois l`appel téléphonique établi, appuyez sur « Ajouter ». La première personne que vous avez appelée sera mise en attente.

Image intitulée Faire une conférence téléphonique Étape 2

2. Appelez le prochain participant. Vous pouvez également le faire comme vous en avez l`habitude, via votre liste de contacts ou en tapant le numéro.

Image intitulée Faire une conférence téléphonique Étape 3

3. Appuyez sur "Fusionner". Cela ajoutera la personne qui vous a appelé en second à l`appel téléphonique que vous avez passé en premier.

Vous pouvez ajouter encore plus de personnes de cette façon. Combien dépend de votre fournisseur. Habituellement, le nombre maximum de participants est de cinq.

Cette procédure s`applique aux iPhones d`Apple. Cela fonctionne également de cette façon sur de nombreux autres téléphones, bien que les options de menu puissent avoir des noms légèrement différents.

Méthode2 sur 2:Trouver un fournisseur de conférence téléphonique

Image intitulée Faire une conférence téléphonique Étape 4

1. Trouver le bon fournisseur. Vous pouvez organiser des conférences téléphoniques pour plusieurs participants via des sociétés telles que Skype et KPN. Des visioconférences sont souvent également possibles. En fonction de vos besoins, le prix de ce service varie de la gratuité à plusieurs centaines d`euros par an.

Selon le fournisseur, vous pouvez payer par conférence téléphonique (où le tarif dépend du nombre de personnes participant, de la durée de la réunion, etc.) ou payer un forfait, où vous pouvez avoir des conférences téléphoniques illimitées.

Normalement, seule la partie qui initie le service paie. Cependant, les participants paient souvent les frais d`appel habituels s`ils se connectent via un numéro de téléphone.

Certains fournisseurs exigent que vous achetiez du matériel ou que vous passiez des appels internationaux, mais il existe également des fournisseurs où vous pouvez utiliser votre propre téléphone ou ordinateur et appeler un numéro local.

Déterminez si vous souhaitez que les participants puissent appeler un numéro gratuit (auquel cas les coûts pour vous en tant qu`organisateur seront probablement plus élevés) ou si les participants doivent payer pour l`appel.

Avec certains fournisseurs, vous pouvez ajouter une option Web à la conférence téléphonique, afin que tous les participants puissent voir le même document ou la même présentation sur leur écran. Si cela n`est pas proposé en option, vous pouvez également choisir de pré-envoyer le document concerné ou une adresse Internet aux participants afin qu`ils puissent ouvrir le document eux-mêmes pendant la conférence téléphonique.

Image intitulée Faire une conférence téléphonique Étape 5

2. Rassemblez toutes les informations dont les participants ont besoin pour se connecter. Il s`agit souvent d`un numéro de téléphone et d`un code d`accès.

Testez la connexion au préalable si vous n`avez jamais utilisé le système en question auparavant.

Image intitulée Faire une conférence téléphonique Étape 6

3. Programmez la conférence téléphonique et invitez les participants.

Image intitulée Faire une conférence téléphonique Étape 7

4. Choisissez le bon emplacement. Il peut être tentant de faire la conférence téléphonique au bureau à votre bureau ou à la maison à la table de la cuisine. Cependant, assurez-vous d`avoir un endroit calme pour appeler. Des collègues bruyants ou le chien peuvent être très distrayants. Veuillez noter que les autres participants peuvent entendre vos bruits de fond.

Image intitulée Faire une conférence téléphonique Étape 8

5. Démarrer l`appel téléphonique. Assurez-vous que vous êtes appelé à temps. Si vous êtes le président, veuillez appeler quelques minutes à l`avance si possible. Avec certains fournisseurs, vous ne pouvez appeler qu`à l`heure prévue. Avec d`autres, les participants ne peuvent s`entendre que lorsque le président a appelé avec un code d`accès séparé.

Image intitulée Faire une conférence téléphonique Étape 9

6. Attendez que tous les participants se connectent, puis démarrez la réunion.

Des astuces

Essayez de minimiser le défilement du papier ou la saisie pour minimiser le bruit de fond.

Coupez le son de votre microphone (« Muet » ou « Muet ») lorsque vous ne parlez pas ou lorsque vous devez éternuer.

Ne pas mâcher de chewing-gum ou manger pendant une conférence téléphonique.

Mises en garde

S`il y a des participants qui souhaitent appeler de l`étranger, vérifiez à l`avance s`ils peuvent participer de l`étranger.
Vérifiez à l`avance quels seront les tarifs qui seront facturés à l`organisateur et aux participants à la conférence téléphonique pour éviter toute surprise.
Lorsque vous comparez les fournisseurs de conférence téléphonique, examinez attentivement les éventuels coûts cachés et si un achat minimum est requis.