Instructions gratuites étape par étape 
Que sait déjà votre public? Votre public connaît-il l`organisation et ses procédures? Connaissent-ils la terminologie ?? La langue que vous utilisez doit correspondre aux connaissances et à la contribution du lecteur. Les capacités linguistiques de votre public. Est-il possible qu`il y ait des gens qui ne parlent pas votre langue lorsqu`ils `lisent` votre SOP? Si c`est le cas, c`est une bonne idée d`inclure des images avec des légendes et des diagrammes. La taille de votre audience. Si votre SOP est lu par de nombreuses personnes (dans des rôles différents) en même temps, vous devez configurer le document comme un dialogue dans une pièce de théâtre : l`utilisateur 1 fait quelque chose, puis l`utilisateur 2, et ainsi de suite. De cette façon, chaque utilisateur peut voir à quel point il ou elle est un rouage dans une machine qui fonctionne bien. 
S`il s`agit d`un projet que vous vous sentez obligé de mener à bien, n`ayez pas peur de demander de l`aide aux personnes impliquées dans la procédure au quotidien. Mener des entretiens est une partie courante du processus de création de SOP. 
En plus de l`objectif général et d`autres informations pertinentes (date, auteur, numéro d`identification, etc.), il ne contient qu`une liste d`étapes. Si aucun autre détail ou clarification n`est nécessaire, cela suffit. 
Pour s`assurer que les normes de conformité sont respectées Pour maximiser les exigences de production pour s`assurer que la procédure n`a pas d`effet néfaste sur l`environnement Pour assurer la sécurité Pour s`assurer que tout se passe comme prévu Pour éviter les défauts de fabrication A utiliser comme document de formation Savoir sur quoi mettre l`accent sur les SOP facilite la structuration du document autour de ces points. Il est également plus facile de voir à quel point votre SOP est important. 
Portée et applicabilité. Autrement dit, décrire la finalité du procédé, ses limites, mais aussi comment il est utilisé. Ajouter des normes, des réglementations, des rôles et des responsabilités, ainsi que des entrées et des sorties. Méthodologie et procédures. C`est la viande sur les os - énumérez toutes les étapes, y compris les détails nécessaires et y compris tout l`équipement nécessaire. Inclure les procédures ultérieures et les facteurs de décision. Énoncez les points « et si ? » et les violations possibles ou les considérations de sécurité. Clarification terminologique. Identifiez les abréviations et les expressions qui ne sont pas du langage courant. Alertes de santé et de sécurité. Répertoriez-les dans un chapitre séparé, et répertoriez-les à côté des étapes auxquelles ils se rapportent. Ne banalisez pas ces choses. Équipement et fournitures. Dressez la liste de ce qui est nécessaire et de l`équipement ou des normes d`équipement que vous pouvez trouver quand et où. Avertissements et problèmes. Le département des problèmes, donc. Parlez de tout ce qui pourrait mal tourner, de ce qu`il faut surveiller et de ce qui pourrait être un problème pour le produit final parfait. Donnez à chaque sujet son propre chapitre (généralement numéroté) pour éviter de rendre votre SOP trop linguistique et confuse et pour garder les choses accessibles. Ce n`est pas une liste exhaustive; ce n`est que la pointe de l`iceberg procédural. Votre organisation peut indiquer quels autres aspects nécessitent une attention particulière. 
Voici un mauvais Exemple: Assurez-vous d`enlever toute la poussière des prises d`air avant de les utiliser. Voici un bien Exemple`: Avant utilisation, aspirer toutes les poussières des entrées d`air. Ne parlez pas de `vous` en général. Cela parle de lui-même. Parlez activement et commencez vos phrases par l`impératif. 
Si les choses ne sont pas claires, demandez à différentes personnes de prendre en compte tous les rôles et responsabilités. Un membre de l`équipe peut ne pas adhérer au SOP et un autre ne peut être impliqué que dans une partie des actes. 
Ne les utilisez pas seulement pour pimenter votre SOP ou la rendre plus impressionnante ; ne le faites que si cela a du sens ou si vous essayez de briser la barrière de la langue. 
Chaque page doit avoir un titre abrégé ou un numéro d`identification, la date et un numéro de page. Vous aurez peut-être besoin de notes de bas de page ; cela dépend de la politique de votre organisation sur ce point. 
En les impliquant et en les faisant participer au processus, ils sont plus susceptibles d`accepter cette POS. Et ils ont sans aucun doute de bonnes idées! 
Utilisez les systèmes de routage officiels pour obtenir les autorisations de document, afin de vous assurer que la route d`approbation est correctement signée. Cela diffère d`une organisation à l`autre. Vous voulez juste vous assurer que tout le monde a eu son mot à dire et que toutes les règles sont respectées. Doit avoir des signatures. La plupart des entreprises n`ont plus de problème avec les signatures électroniques. 
Assurez-vous que votre SOP reste à jour. Si ce n`est plus le cas, fournissez immédiatement une mise à jour, assurez-vous que les mises à jour sont approuvées et documentées et renvoyez le SOP. La sécurité, la productivité et le succès de votre équipe en dépendent.
Rédaction d'un mode opératoire normalisé
Teneur
Une procédure opérationnelle standard (SOP) contient des informations sur la façon d`effectuer une tâche étape par étape. Un SOP existant doit simplement être modifié et mis à jour, mais vous pourriez également être dans une situation où vous devez en configurer un à partir de zéro.
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Partie 1 sur 3: Configuration de votre SOP
1. Choisissez la configuration. Il n`y a pas de bonne et de mauvaise façon d`écrire une SOP. Mais votre entreprise a probablement déjà un certain nombre de SOP que vous pouvez consulter pour avoir une idée de la configuration souhaitée. Utilisez les SOP existantes - s`il y en a - comme exemple. S`il n`y en a pas, vous avez plusieurs options :
- La configuration avec les étapes simples. Cette méthode est bonne pour les procédures de routine, qui sont courtes, donnent peu de résultats possibles et sont assez concrètes. Hormis la documentation nécessaire et les consignes de sécurité, il ne s`agit en fait que d`une liste de points, indiquant au lecteur par des phrases simples ce qu`il faut faire.
- La structure avec les étapes hiérarchiques. Cela fonctionne bien pour les procédures plus longues - avec plus de dix étapes, impliquant des décisions à prendre, des clarifications et une terminologie à expliquer. Il s`agit généralement d`une liste séquentielle des principales étapes et de leurs sous-étapes.
- La mise en place avec les organigrammes. Si une procédure ressemble plus à une carte, avec de nombreux résultats possibles différents, un organigramme est la meilleure solution. Vous devriez opter pour cette configuration lorsque les résultats ne peuvent pas être prédits avec précision.
2. Pensez à votre public. Il y a trois choses importantes à considérer avant de rédiger une POS :
3. Pensez à "votre" connaissance. L`essentiel est le suivant : êtes-vous la bonne personne pour l`écrire ?? Comprenez-vous de quoi il s`agit?? Comment ça pourrait mal tourner? Comment le rendre sûr? Sinon, mieux vaut confier le travail à quelqu`un d`autre. Une SOP mal écrite - ou pire, mal écrite - entraîne non seulement une productivité réduite et une défaillance organisationnelle, mais peut également être dangereuse et avoir un impact sur tout, de votre équipe à l`environnement. Bref, il n`y a aucun risque que vous vouliez courir.
4. Choisissez entre une SOP courte ou longue. Si vous écrivez ou mettez à jour une SOP pour un groupe de personnes qui connaissent le protocole, la terminologie, etc. et que vous voulez juste une SOP courte et concise, comme une liste de contrôle, peut la garder courte.
5. Gardez l`objectif de la POS à l`esprit. Il est clair que vous avez affaire à une procédure qui se répète maintes et maintes fois dans votre organisation. Mais y a-t-il une raison spécifique pour laquelle cette SOP est si précieuse? Faut-il mettre l`accent sur la sécurité? Mesures de conformité? Est-il utilisé pour l`entraînement ou au quotidien? Voici quelques raisons pour lesquelles votre SOP est nécessaire au succès de votre équipe :
Partie 2 sur 3: Rédiger votre SOP
1. Décrire le matériel nécessaire. Les SOP techniques se composent généralement de quatre éléments, « en plus » de la procédure elle-même :
- titre de page. Cela comprend 1) le titre de la procédure, 2) un numéro d`identification de la POS, 3) la date d`émission ou de modification, 4) le nom de l`entreprise, de la division ou du service auquel la POS se rapporte, et 5) les signatures de ceux qui ont préparé et approuvé le SOP. Vous pouvez configurer cette page comme vous le souhaitez, à condition que ces informations soient claires.
- Indice. Ceci n`est nécessaire que si votre SOP est longue, vous pouvez donc facilement la rechercher. Une configuration standard simple est ce dont vous avez besoin ici.
- Qualité et contrôle qualité. Une procédure n`est pas bonne si elle ne peut pas être vérifiée. Assurez-vous de disposer du matériel et des détails nécessaires afin que le lecteur puisse vérifier si le résultat souhaité a été atteint. Cela peut prendre la forme d`autres documents, comme par exemple des exemples d`évaluation.
- Référence. Assurez-vous d`avoir une liste de tous les ouvrages de référence cités ou cités. Lorsque vous vous référez à d`autres SOP, assurez-vous que les informations nécessaires sont incluses dans la pièce jointe.
- Il se peut que votre organisation utilise des protocoles autres que ceux-ci. Si vous pouvez faire référence à des SOP préexistantes, abandonnez cette structure et tenez-vous en à ce qui existe déjà.
2. Pendant la procédure elle-même, assurez-vous de respecter les points suivants :
3. Gardez vos écrits concis et faciles à lire. Il y a de fortes chances que votre public ne les lise pas pour le plaisir. Soyez bref et concis, sinon vous perdrez votre concentration ou ils ne trouveront pas le document à parcourir et difficile à comprendre. Gardez vos phrases aussi courtes que possible.
4. Interroger, si nécessaire, les employés concernés par le processus sur la façon dont ils effectuent le travail. La dernière chose que vous voulez est d`écrire une SOP qui n`est pas juste. Vous mettez en danger la sécurité, l`efficacité et le temps de votre équipe et vous ne tenez pas compte des procédures déjà utilisées - ce dont vos collègues ne vous remercieront pas. Posez des questions si nécessaire! Cela doit être fait correctement!
5. Divisez de gros morceaux de texte en morceaux avec des diagrammes et des organigrammes. Si vous avez affaire à une ou deux étapes particulièrement délicates, simplifiez la tâche de vos lecteurs avec un graphique ou un diagramme. Cela devient plus facile à lire et cela donne à l`esprit une pause dans tous les efforts pour tout comprendre. Et pour toi ça a l`air plus complet et bien écrit.
6. Assurez-vous que chaque page a le bon encodage. Votre SOP est sans aucun doute l`une des nombreuses SOP. Pour cette raison, votre organisation doit maintenir une sorte de base de données dans laquelle tout est conservé sur la base d`un certain système d`indexation. Votre SOP fait partie de cette indexation et nécessite donc une forme de codage pour être trouvée. C`est pourquoi il doit être clair.
Partie 3 sur 3 : Assurer le succès et la précision
1. Tester la procédure. Si vous ne voulez pas tester votre procédure, vous ne l`avez probablement pas assez bien écrite. Demandez à une personne ayant une « compréhension limitée » du processus (ou à une personne représentative du lecteur occasionnel) d`utiliser et d`être guidée par votre SOP. Quels problèmes rencontrent-ils ?? S`il y en a, vous devez les traiter et faire les ajustements nécessaires.
- Il est préférable de faire tester votre SOP par quelques personnes. Différentes personnes rencontrent différentes choses, ce qui vous donnera beaucoup de réponses (espérons-le utiles).
- Assurez-vous que la procédure est testée par quelqu`un qui ne l`a jamais fait. Quelqu`un avec des connaissances d`initiés s`appuiera toujours sur cela et non en premier lieu sur votre travail pour progresser, de sorte qu`il manque son objectif.
2. Faire réviser la POS par ceux qui effectuent réellement la procédure. Ce n`est pas grave au final réel d`après ce que vos patrons pensent du SOP. Il s`agit de ceux qui réellement doivent coopérer. Alors, avant de l`envoyer aux patrons ci-dessus, montrez le fruit de votre plume à ceux qui vont faire ou font déjà le travail. Trouver quoi elle de ça?
3. Faites vérifier votre SOP par vos conseillers et le service contrôle qualité. Une fois l`équipe OK, vous pouvez la transmettre à vos conseillers. Ils auront peut-être moins à dire sur le travail lui-même, mais ils vous diront si la configuration est bonne, si vous avez oublié quelque chose, et ils vous diront comment rendre tout officiel et faire partie du système.
4. Commencez à utiliser votre SOP dès qu`il est approuvé. Vous devrez peut-être d`abord organiser une formation pour les employés concernés, mais cela peut aussi signifier que votre papier est suspendu dans les toilettes. Dans tous les cas, assurez-vous que votre travail est utilisé! tu l`as fait. C`est l`heure d`une petite reconnaissance!
Des astuces
- Utilisez un néerlandais simple pour expliquer les étapes.
- N`oubliez pas d`impliquer les parties prenantes dans la mesure du possible afin que le processus écrit soit le même que le processus réel.
- Voir s`il existe une ancienne version du SOP. Peut-être pouvez-vous vous limiter à quelques ajustements rapides. Assurez-vous également de bien le documenter!
- Avoir un historique des documents à chaque nouvelle version.
- Utilisez des organigrammes et des images pour aider le lecteur à suivre le processus.
- Attention à la luminosité. Assurez-vous que plusieurs interprétations ne sont pas possibles. Montrez la procédure à une personne qui ne la connaît pas et demandez-lui ce qu`elle en pense : vous pourriez avoir une surprise.
- Faites vérifier votre pièce avant de la faire approuver.
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