Instructions gratuites étape par étape 
Si vous avez plusieurs types d`articles à déposer (recettes, reçus fiscaux, lettres, etc.), alors il peut être utile d`utiliser le format encyclopédie. Regroupez les éléments d`abord par type, puis par ordre alphabétique des éléments dans chaque groupe. Séparez les groupes à l`aide de séparateurs ou d`un code couleur. 
Supposons que vous ayez les éléments suivants à indexer et à archiver : un article sur les fourmiliers intitulé « Night feed of anteaters », une biographie de la célèbre experte en fourmiliers Jane A. Doe, et une brochure publicitaire pour une exposition de fourmilier à Artis. La biographie de Jane A. Doe serait indexé comme `Doe, Jane A`., puisque le nom de famille apparaît en premier dans l`archive. Ce serait sous la lettre `D`. sont archivés. L`article `Nourriture nocturne des fourmiliers` peut être indexé comme ceci, si vous choisissez un regroupement de type dictionnaire. Il peut être classé sous la lettre `N` (pour `Nightly`), en utilisant ce regroupement. Alternativement, vous pouvez indexer les « alimentations nocturnes des fourmiliers » en tant que « Fourmiliers, alimentations nocturnes de ». Cela aurait du sens si vous utilisiez une encyclopédie comme le regroupement, et pas seulement l`archivage de trucs liés au fourmilier. L`article serait alors classé sous le « A ». La brochure publicitaire pourrait être indexée en tant que « Fourmiliers, expositions (Artis) ». Cela aurait du sens si vous vous attendez à avoir différents matériaux sur les expositions de fourmiliers - par exemple, vous pourriez avoir un autre élément indexé comme "Fourmiliers, expositions (Zoo d`Emmen)". La brochure promotionnelle peut également être indexée comme `Artis (Exposition sur les fourmiliers)`. Cela peut être utile si vous prévoyez d`avoir plusieurs éléments sur le zoo Artis, ou si vous souhaitez utiliser un regroupement de type encyclopédie pour archiver les éléments par emplacement géographique. 
L`ordre de vos fichiers indexés à l`étape précédente pourrait alors être le suivant (selon le système que vous utilisez) : `Do, Jane A`., « Artis (exposition sur les fourmiliers) » et « Alimentation nocturne des fourmiliers » ou « Fourmiliers, expositions (Artis) », « Fourmiliers, alimentation nocturne » et « Doe, Jane A ». Un fichier nommé " Wallaby " vient ensuite après celui de " Emu ". Un fichier pour « Kangaroo » vient alors entre les deux, et un fichier pour « Oryctérope » vient avant « Ours ». Cela produit l`ordre suivant : Aardvark, Bear, Eme, Kangaroo, Wallaby. Si vous avez ensuite ajouté un fichier pour `Antilope`, il viendra après tous les fichiers pour ` Aardvark`. Comme les deux commencent par la lettre « A », vous devez regarder la deuxième lettre de chaque mot (« N » et « A » respectivement) pour déterminer l`ordre, puis organiser les fichiers en fonction de cela. Le nouvel ordre serait : Oryctérope, `Antilope`, `Ours`, `Emu`, `Kangaroo`, `Wallaby`. 
Placer les éléments dans le dossier approprié. Vous pouvez également trouver utile de coder en couleur vos fichiers pour améliorer la convivialité. Par exemple, si vous utilisez un regroupement de type encyclopédie, attribuez à chaque groupe une couleur distincte et étiquetez chaque élément/fichier de chaque groupe avec sa couleur respective. 
Par exemple, `Jane A. Doe` sont indexés et archivés comme `Doe, Jane A`. Mettre des titres (Dr., Monsieur., Mme., etc.) à la fin.`Dr. Jeanne A. Doe` par exemple, est indexé et archivé comme `Doe, Jane A., docteur.`. En général, vous mettez les noms dans l`ordre orthographique. Comment « MacDonald » vient avant « McDonald ». Aussi appelé `D`, `L`, `Le`, `Le`, `de`, etc. considéré comme faisant partie du nom, et non comme des unités distinctes. C`est ainsi que vous organisez des fichiers comme `Heinlein`, `Le Guin`, `L`Engle` et `Wolfe` dans cet ordre (et non comme `L`Engle, `Le Guin`, `Heinlein`, `Wolfe` ). Une exception courante à ces règles concernant les noms est lorsque le nom d`un individu fait partie du nom d`une entreprise ou d`une organisation. Dans ces cas, traitez le nom de l`individu comme des unités dans le nom de l`entreprise. Par exemple, `Jane A. Doe Pest Control` serait classé sous `J` et non comme `Doe, Jane A. Antiparasitaire`. 
« Une étude des habitudes alimentaires du singe » pourrait alors être classée sous le « A » de « Singe » (le mot important dans le titre de cette entrée), au lieu de « E » pour « A ». « Doe and Smith Pest Control » vient ensuite après « Doe, Jane A ». Les deux noms indexés commencent par le mot « Doe », vous passez donc au terme clé suivant dans chacun (« Smith » et « Jane » respectivement) pour déterminer l`ordre des fichiers. Ignorez le mot « et » car il n`est pas significatif. 
Par exemple : `Jane A. Do Office Supplies` serait déposé après `Jane A. Faire de l`assurance`. 
Par exemple : « Entreprise 3M » précède « 100 excellentes idées entrepreneuriales » (puisque « 3 » précède « 100 »). « Grandes idées entrepreneuriales » et « Grands entrepreneurs » sont placés après « 100 excellentes idées entrepreneuriales » parce que les chiffres précèdent les lettres. Les nombres épelés sont traités comme des mots. Par exemple : archivez « 100 grandes idées d`entrepreneuriat », « Grandes idées d`entrepreneuriat » et « Deux cent bonnes idées d`entrepreneuriat » dans cet ordre. Cependant, si cela sert votre objectif d`archivage, vous pouvez faire une exception et toujours stocker les numéros comme s`ils étaient épelés. 
La ponctuation (comme les apostrophes, les points et les virgules) est généralement ignorée lors de l`indexation et de l`archivage des éléments. Donc, vous mettez « Washington`s Best Coffee » et « Washington State Fair » dans cet ordre. Les signes diacritiques sont traités comme la lettre correspondante sans les signes diacritiques. Alors archivez votre `Éclair` en tant que `Eclair` et `Über` en tant que `Uber. L`exception à cette règle est lorsque vous archivez selon l`alphabet d`une langue qui utilise des signes diacritiques, auquel cas vous devez suivre l`ordre alphabétique normal de cette langue. 
Par exemple, mettez « Rive Nord-Est », « Rive Nord-Est » et « Fabrication du Nord-Est » dans cet ordre. De même, placez `Do, Jane A.` pour `Do, Jane A., docteur.`. 
Si vous aviez des articles pour deux personnes différentes nommées Jane A. Faites, alors vous pouvez les placer par date de naissance. Place `Do, Jane A. (b. 1853)` donc pour `Doe, Jane A. (b. 1967)`. Vous pouvez également trier les éléments par zone géographique lorsque vous devez différencier. Si vous avez des fichiers pour trois banques différentes dans trois endroits différents, et que chaque banque s`appelle "Banque nationale", vous pouvez les trier par ordre alphabétique dans l`ordre "Banque nationale (Utrecht)", "Banque nationale (Groningue)" et "Nationale banque (Amsterdam)`. De même, si vous avez des articles pour deux ours ou types d`ours différents, vous pouvez les différencier davantage en fonction de l`espèce, de l`emplacement géographique, etc. Par exemple, vous pouvez avoir des fichiers comme « Bear, Brown » et « Bear, Grizzly » (dans cet ordre) ou des fichiers sur « Bears (Europe) » et « Bears (North America) » (dans cet ordre). 
Archiver par ordre alphabétique
Teneur
L`archivage alphabétique est un moyen standard d`organiser les documents dans votre vie professionnelle et privée. L`archivage des documents par ordre alphabétique vous permet, ainsi qu`à d`autres, de trouver et de remplacer rapidement n`importe quel fichier. Cela garantit que tous les documents sont facilement et en toute sécurité disponibles. Il existe de nombreuses règles sur la façon d`archiver par ordre alphabétique, pour garder un système d`archivage gérable.
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Partie 1 sur 2: Archivage par ordre alphabétique
1. Décidez du système alphabétique à utiliser. Même quelque chose d`aussi simple que le classement alphabétique offre plusieurs options au choix. Il est important que vous choisissiez un système et que vous l`utilisiez systématiquement.
- Lors de l`archivage par lettre, chaque lettre de chaque mot est considérée dans l`ordre d`apparition, en ignorant les espaces entre les mots.
- L`archivage par mot organise les choses en fonction de la première lettre de chaque mot consécutif.
- La classification par unité prend en compte chaque mot, abréviation et initiale, et classe les éléments en conséquence. Ce système est généralement recommandé.
2. Éléments de groupe. Une fois que vous avez tous les éléments à archiver, décidez comment vous souhaitez regrouper les fichiers. Vous pouvez choisir le format du dictionnaire, qui classe tous les fichiers dans un ordre alphabétique, quel que soit le type de fichier ou les éléments qu`il contient. Vous pouvez également utiliser le format encyclopédie, où les éléments sont regroupés par type ou par sujet, et chaque groupe est classé par ordre alphabétique.
3. Indexez vos fichiers. L`indexation est le moyen de mettre chaque section d`un titre dans la bonne unité. Pour indexer les éléments avant de les archiver, vous devez séparer les éléments du nom de chaque élément et créer un nouveau nom alphabétique, qui peut être différent du nom par défaut. Par exemple:
4. Organiser les fichiers par ordre alphabétique par leur nom indexé. La règle générale pour l`archivage par ordre alphabétique est de classer les éléments dans l`ordre de A (premier) à Z (dernier). Utiliser des informations de plus en plus spécifiques pour distinguer et archiver des éléments individuels. Par exemple:
5. Étiquetez vos dossiers de fichiers. Pour faciliter la recherche d`éléments, étiquetez chaque dossier de fichiers avec le nom indexé approprié du ou des éléments qu`il contient. Cela facilite également l`ajout de nouveaux fichiers dans le bon ordre.
6. Documentez votre système d`indexation et d`archivage. Soyez cohérent avec votre système d`indexation et de classement, quel qu`il soit. Assurez-vous que toutes les personnes ayant accès aux fichiers connaissent le système. Par exemple, vous pouvez créer et partager un document décrivant les règles de votre système de fichiers. Cela aidera tout le monde à utiliser efficacement le système de fichiers.
sept. Archiver correctement les nouveaux éléments. Placer les fichiers dans le placard en fonction de leurs noms indexés et par ordre alphabétique, selon le système que vous utilisez. Déplacez les fichiers actuels au besoin pour archiver les nouveaux fichiers au bon endroit.
Partie2 sur 2: Gestion des cas particuliers
1. Archiver les éléments sous un terme de signature. Parfois, il est judicieux d`archiver des éléments en fonction de mots-clés, quel que soit l`ordre dans lequel les mots apparaissent dans un titre ou un nom. Cela garantit qu`un fichier peut être indexé et localisé en utilisant le terme le plus logique. Par exemple:
- La « First Bank of Chicago » peut être indexée et classée sous le nom « Chicago, First Bank of ». « Chicago » est le terme clé dans cette section, plutôt que « First » ou « Banque », en particulier si vous avez d`autres éléments portant des noms similaires, tels que « First Bank of Tulsa » ou « Chicago Bank and Trust ».
2. Trier les noms par nom de famille. Les normes d`archivage courantes recommandent d`indexer les individus par leur nom de famille en premier, car le nom de famille est considéré comme le terme important.
3. Ignorer les articles, les conjonctions et les prépositions. Articles (tels que `le`, `het` et `a`), conjonctions (telles que `et`, `mais` et `ou`) et prépositions (telles que `pour`, `de` et `dans`) sont utilisés sur les généralement ignorés lors de l`indexation et de l`archivage par ordre alphabétique car ils ne sont pas considérés comme des termes importants. C`est le cas même lorsqu`ils sont le début du nom d`un élément. Par exemple:
4. Traitez les abréviations comme si elles étaient épelées. Lors de l`indexation et de l`archivage d`éléments, vous pouvez rencontrer des abréviations telles que « Prod.` (pour `Producteur`) ou `Inc.` (pour `Incorporé`). En général, vous devez indexer et archiver les éléments comme si ces abréviations étaient orthographiées, plutôt que comme des chaînes de lettres.
5. Archiver les valeurs numériques comme d`habitude. Lors de l`organisation des éléments par ordre alphabétique, vous pouvez rencontrer des nombres dans les titres. En général, vous organisez les nombres comme d`habitude, plutôt que comme s`ils étaient orthographiés. Les chiffres sont également ordonnés avant les lettres.
6. Traiter les caractères spéciaux. Tout caractère non alphabétique ou non numérique rencontré lors de l`indexation et du stockage des éléments doit être pris en compte. Cependant, que faire de ces caractères dépend du type :
sept. Utilisez la règle générale « rien pour rien » si nécessaire. En général, les espaces (y compris les signes de ponctuation et autres éléments ignorés) sont ignorés lors de l`archivage par ordre alphabétique. Cependant, dans les cas où vous avez des articles qui commencent de la même manière, utilisez un espace ou la ligne « rien pour rien » pour déterminer l`ordre.
8. Distinguer les fichiers avec des informations plus détaillées, si nécessaire. Dans des cas plus rares, une information alphabétique ne suffit pas pour déterminer l`ordre des fichiers. Dans ces cas, vous devez utiliser des informations supplémentaires pour indexer et organiser les éléments. Marquez ces informations supplémentaires sur les fichiers respectifs pour vous aider à les distinguer les uns des autres. Par exemple:
9. Créer des exceptions et des règles spéciales. Assurez-vous que toute personne utilisant vos fichiers est au courant de toute exception aux directives standard incorporées dans votre système de classement. Cela garantira que tout le monde peut utiliser le système de fichiers correctement et efficacement.
Des astuces
- Si vous recherchez des conseils sur des problèmes d`archivage alphabétique plus complexes ou spécialisés, contactez des institutions telles que la National Information Standards Organization (NISO), l`American Library Association (ALA), l`Association of Records Managers and Administrators (ARMA), de la Bibliothèque du Congrès.
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