Prendre des minutes (avec photos)

Teneur

Pas
Des astuces
Avertissement

Félicitations, vous venez d`être élu ou nommé secrétaire du conseil d`administration! Savez-vous comment fonctionne la prise de compte-rendu lors d`une réunion et comment élaborer et présenter le compte-rendu pris ?? Vous trouverez ci-dessous une explication étape par étape sur la façon de rédiger les procès-verbaux des réunions informelles et des réunions plus formelles, pour lesquelles vous pouvez également lire le manuel des réunions et des conférences largement utilisé aux États-Unis Règles d`ordre de Robert (littéralement : Les Règles de Robert) veulent consulter.

Pas

Partie 1 sur 4: Préparation

1. Assurez-vous de connaître les règles de réunion de l`organisation. Si le secrétaire est censé rédiger des procès-verbaux officiels, demandez si vous devez suivre les Règles de Robert ou un autre guide. Si les règles sont moins officielles, demandez ce qui doit être exactement inclus dans le procès-verbal et comment elles seront utilisées.

En tant que preneur de notes, vous n`avez pas besoin de connaître toutes les règles de Robert par cœur. Cependant, il peut être judicieux d`acheter le livre (ou de l`emprunter au président), car il contient de nombreuses informations utiles et spécifiques.
Assurez-vous de savoir quel est votre rôle. Il est possible que le secrétaire ou le secrétaire ne participe pas à la réunion, mais il est également possible qu`il participe à la discussion et rédige un procès-verbal en même temps. Dans tous les cas, le rôle du secrétaire est toujours plus modeste et il est moins important que le président de l`organisation ou la personne qui dirige la réunion.

2. Préparer un modèle à l`avance. Les procès-verbaux des réunions contiennent souvent une grande partie des mêmes informations. Par conséquent, créez un modèle avec un format standard dans lequel vous incluez déjà des pièces récurrentes. Dans tous les cas, réservez un espace pour les informations suivantes :

Nom de l`organisation.

Type de réunion. S`agit-il d`une réunion hebdomadaire ou annuelle régulière, la réunion d`un petit comité, ou la réunion est-elle convoquée pour une raison spéciale?

Date, heure et lieu. Laisser de la place pour les heures de début et de fin (ouverture et fermeture).

Le nom du président ou de la personne qui préside la réunion et le nom du secrétaire (ou de ses adjoints).

Liste des excuses des « accompagnateurs » et des « absents ». C`est un nom fantaisiste pour la liste de présence. Notez si le quorum (le nombre minimum de personnes nécessaires pour voter sur une proposition) est présent.

Espace pour votre signature. En tant que preneur de notes, vous devez toujours signer votre travail. Si le procès-verbal doit être approuvé, une signature supplémentaire peut être requise. Cela dépend de la politique de l`organisation.

Un ordre du jour, s`il y en a un. Si le président ou la personne qui dirige la réunion ne vous a pas demandé de préparer un ordre du jour, l`ordre du jour doit être disponible sur demande. Un ordre du jour est un bon outil pour rédiger un compte rendu de réunion.

3. Assurez-vous d`avoir un bloc-notes ou un ordinateur portable avec vous. Quoi que vous apportiez, assurez-vous que c`est quelque chose avec lequel vous êtes à l`aise de travailler. Si vous prévoyez de prendre des minutes plus souvent, achetez un bloc-notes spécial ou créez un dossier pour celui-ci sur votre ordinateur.

Si vous avez pris le procès-verbal d`une réunion précédente et qu`il n`a pas encore été soumis pour approbation, apportez également ce procès-verbal à la réunion.

Vous pouvez éventuellement enregistrer la réunion à l`aide d`un enregistreur vocal. Cela peut être utile lors de l`élaboration des minutes, mais vous devriez toujours prendre des notes aussi. Si vous enregistrez la réunion, demandez si tout le monde est d`accord et assurez-vous que le procès-verbal n`est pas une transcription textuelle de l`enregistrement.

Vous pouvez prendre des notes plus rapidement à l`aide de la sténographie ou de la sténographie, mais vous n`êtes pas obligé d`écrire chaque mot lorsque vous prenez des minutes. C`est encore mieux de ne pas.

Si l`intention est que tout le monde puisse vous suivre pendant que vous prenez des minutes, vous pouvez utiliser un rétroprojecteur ou un support de présentation. Assurez-vous que vous pouvez prendre vos notes proprement et sans taches ni plis avec vous après la réunion pour élaborer davantage le procès-verbal.

Partie 2 sur 4: Prendre des notes

1. Passer une liste de présence. Dès que tout le monde est là, passez une feuille de papier (ou dans les grandes réunions avec beaucoup de monde, plusieurs feuilles) avec un espace pour le nom et les coordonnées de chacun. Vous pouvez l`utiliser après la réunion pour compléter la section « participation » de votre modèle, mais vous pouvez également joindre la liste complète des noms directement au procès-verbal.

S`il y a beaucoup de personnes que vous ne connaissez pas (enfin), il peut être utile de faire un plan de tous les sièges et de le remplir en demandant à chaque personne présente de se présenter. Gardez cette carte à portée de main pendant que vous prenez des minutes afin de pouvoir appeler les personnes par leur nom, le cas échéant (voir ci-dessous).

2. Remplissez autant de parties du modèle que possible. En attendant le début de la réunion, vous pouvez déjà noter le nom de l`organisation, la date et le lieu de la réunion et le type de réunion (par exemple : réunion hebdomadaire du conseil d`administration, réunion d`un comité spécial, etc.). Lorsque la réunion commence, notez l`heure d`ouverture.

Si vous n`avez pas de modèle, notez cette information au début de vos notes.

Si la réunion a été convoquée pour une raison particulière ou à un moment particulier, conserver la convocation envoyée aux membres. Ajouter le convocation en annexe au procès-verbal détaillé.

3. Notez le résultat de la première proposition. Une réunion officielle commence généralement par une proposition (formellement : une motion) pour approuver l`ordre du jour, nous l`utilisons donc comme exemple ici. Si la réunion commence par une proposition différente, notez au moins les mêmes informations pertinentes :

Officiellement, lorsqu`on fait une proposition (ou soumet une motion), quelqu`un dit « Je propose » (en anglais : « Je bouge »). Il est alors dit "Je propose d`approuver l`ordre du jour.`

Le nom de la personne qui soumet la motion (c`est-à-dire la personne qui fait la proposition).

Le résultat du vote. Si le vote est favorable, écrivez « proposition adoptée ».` Si le vote est contre, écrivez `proposition rejetée`.`

Si une proposition est trop longue pour être écrite mot pour mot, demandez si la motion peut être soumise par écrit. Si cela se produit plus souvent, vous pouvez demander en dehors des réunions si cela ne peut pas devenir une politique officielle pour les motions ou les propositions à partir d`un certain nombre de mots.

Si vous avez établi l`ordre du jour, il est également possible que vous soyez le rapporteur et la personne qui soumet cette motion en même temps. Ce n`est pas un problème. Tant que vous restez impartial, vous pouvez enregistrer vos propres actions dans le procès-verbal sans aucun problème.

4. Notez les autres propositions lors de la réunion. Écoutez attentivement toutes les discussions, mais (sauf indication contraire!) ne les écris pas. Lorsqu`une nouvelle proposition est faite, notez uniquement les informations pertinentes.

Pour chaque nouvelle proposition, n`oubliez pas de noter le libellé exact de la motion, le nom de la personne qui soumet la motion et le résultat du vote.

Pour certaines motions, la proposition doit être appuyée par une seconde avant de pouvoir être votée. Par exemple, si quelqu`un dit « J`appuie la motion » ou « Je soutiens la proposition », écrivez le nom de cette personne en tant que deuxième.

Si vous souhaitez que la motion soit répétée mais que vous ne connaissez pas le nom de la personne qui soumet la motion, interrompez poliment la réunion et demandez à la personne son nom. Écrire les bonnes informations avec précision est suffisamment important pour justifier une brève interruption.

Lorsqu`une proposition est modifiée, réécrivez simplement la proposition dans vos notes. A moins que tout le monde ne soit d`accord avec le changement et qu`il génère beaucoup de discussions, il n`y a pas lieu de noter qu`un changement (officiellement : amendement) a été apporté.

5. Écoutez attentivement tous les rapports et rapports et demandez une copie. Chaque fois que quelqu`un lit un rapport, un bulletin d`information ou autre à haute voix, écrivez le nom de cette personne (ou le nom du sous-comité qui a rédigé la première ébauche). S`il s`agit d`une motion, notez-la de la même manière que toutes les autres propositions.

Il est très utile de vous assurer d`obtenir une copie à la fin de la réunion. Notez qu`à la fin de la réunion, vous devez demander au lecteur ou à la personne qui dirige la réunion (le président de l`organisation ou de la réunion) une copie. Après avoir rédigé le procès-verbal, ajoutez une copie de chaque rapport ou rapport en pièce jointe.

Si aucune copie n`est disponible, notez où l`original est conservé ou demandez-le après la réunion si nécessaire.

Lorsqu`un membre de la réunion rapporte quelque chose verbalement, au lieu de lire le texte écrit, rédigez un bref résumé objectif de ce rapport. Évitez les détails spécifiques et ne citez pas l`orateur textuellement.

6. Enregistrer toutes les actions entreprises et les tâches assignées. Cela inclut ce qui est dit concernant l`exécution des tâches assignées lors de la réunion précédente ainsi que toutes les tâches nouvellement assignées et les actions à entreprendre. Est-ce que quelqu`un est chargé d`écrire une lettre? Ensuite, notez le nom de cette personne et les instructions données.

Selon le degré de formalité de la réunion, bon nombre de ces actions relèveront de la rubrique « motions » (ou « propositions »). Lors d`une réunion plus informelle, restez à l`écoute des décisions moins clairement formulées.

Indiquez brièvement, le cas échéant, la raison pour laquelle une décision particulière a été prise.

sept. Notez tous les points d`ordre. Lorsqu`une objection est faite à une procédure particulière, notez l`objection dans son intégralité, la raison de celle-ci et la décision complète telle que formulée par le président.

N`oubliez pas d`inclure dans le procès-verbal toute référence au Robert`s Rules of Order, aux statuts de l`organisation ou au protocole de l`entreprise.

8. Enregistrez uniquement les résumés des discussions lorsque vous y êtes invité. Officiellement, le procès-verbal doit être un compte rendu de ce que Fini est, et non de ce qui est mentionné est. Dans tous les cas, en premier lieu, suivez toujours les règlements de l`organisation aussi attentivement que possible.

Lorsque vous notez les discussions, soyez aussi objectif et impartial que possible. Incluez des points concrets, pas des opinions, et utilisez le moins d`adverbes ou d`adjectifs possible. Essayez d`écrire aussi sec, factuel et ennuyeux que possible!

Ne pas citer de noms dans le résumé de la discussion. Ceci est particulièrement important dans les discussions animées qui pourraient offenser certaines personnes.

9. Assurer une bonne conclusion à la fin de la réunion. Notez à quelle heure la réunion s`est terminée. N`oubliez pas d`apporter des copies de tout rapport ou de demander à quelqu`un de vous les envoyer par e-mail.

Lisez toujours vos minutes pour voir si quelque chose manque et si des explications supplémentaires doivent être données quelque part. Si vous avez besoin de demander quelque chose à quelqu`un, faites-le avant que tout le monde ne soit parti.

Partie 3 sur 4: Élaboration des minutes

1. Commencez dès que possible. Il est préférable de rédiger le procès-verbal officiel immédiatement après la réunion, lorsque tout est encore frais dans votre mémoire.

2. Tapez le compte rendu de la réunion sur un ordinateur. Si vous avez utilisé un ordinateur portable pendant la réunion, vous l`avez déjà fait. Enregistrez vos notes et ouvrez un nouveau document pour les minutes afin qu`à la fin vous puissiez mettre vos notes et les minutes côte à côte pour les comparer.

3. Organisez vos notes en paragraphes clairs. Commencer un nouveau paragraphe pour chaque motion, décision et rappel au Règlement. Lors de la préparation du procès-verbal, notez ce qui suit :

Éviter les fautes d`orthographe et de grammaire. Utiliser la vérification orthographique si nécessaire.

Écrivez tout le texte dans le même temps de verbe. Utilisez le passé ou le présent, mais ne les mélangez pas dans le même document.

Les procès-verbaux doivent être aussi objectifs et impartiaux que possible. Votre propre opinion ne doit jamais apparaître dans le procès-verbal. Vous êtes censé rédiger un rapport objectif et impartial qui peut être utilisé par n`importe qui.

Utiliser un langage simple et précis. Réécrivez tout ce qui semble vague en termes plus précis et supprimez les descriptions trop colorées ou le langage laineux.

N`incluez que les actions entreprises, pas les discussions. À moins qu`on ne vous ait demandé de noter toutes les discussions, concentrez-vous uniquement sur ce Fini est, et pas sur tout ce qui est mentionné est.

Numérotez les pages pour une référence facile plus tard.

4. Envoyer à tous ceux qui ont assisté à la réunion un premier projet de procès-verbal. Vous pouvez utiliser les coordonnées de la liste de présence ou, si vous ne l`avez pas, demander au président de la réunion comment joindre tout le monde.

5. Faites approuver le procès-verbal. Vous pouvez être invité à lire le procès-verbal à haute voix lors de la prochaine réunion et à le soumettre pour approbation. Si la proposition est adoptée, indiquer sur le procès-verbal qu`elle a été approuvée.

Si le procès-verbal est corrigé avant son approbation, modifiez le document et indiquez à la fin que le procès-verbal a été corrigé. Vous n`êtes pas obligé de donner des descriptions de corrections spécifiques.

Si, après approbation du procès-verbal, quelqu`un soumet une motion de correction, incluez le libellé exact de cette motion dans le procès-verbal concerné et notez si la proposition a été adoptée ou non.

Partie 4 sur 4: Utilisation de modèles de réunion

1. Visitez un site Web pour des modèles de procès-verbaux de réunion. Avec ces modèles prédéfinis, vous gagnerez du temps lors de la configuration de vos minutes et éviterez les erreurs.

2. Prenez le temps de parcourir les sites. Utilisez les fonctions de recherche et parcourez les options pour trouver celle qui vous convient le mieux.

Si vous avez besoin d`un type spécifique de modèle, disons une norme particulière, parcourez les sites pour vos besoins spécifiques et téléchargez-en un en cliquant sur les boutons « télécharger » ou « utiliser le modèle ». Assurez-vous de le garder dans un endroit facile à trouver afin qu`il ne se perde pas.

3. Ouvrir le fichier. Maintenant que vous l`avez téléchargé, extrayez le fichier et ouvrez-le dans Microsoft Word ou Excel. Utilisez la dernière version de Microsoft Word pour une qualité et une facilité d`utilisation optimales. Rester à jour facilite le travail et vous permet de profiter de nouvelles fonctionnalités.

4. Ajoutez le logo de votre entreprise et le signe du droit d`auteur dans l`en-tête. Supprimez l`autre exemple de logo - mais assurez-vous de lire d`abord les conditions d`utilisation du site sur lequel vous avez obtenu le modèle. De cette façon, vous évitez des problèmes juridiques inutiles.

5. Changer le titre. Dans la zone de titre, mettez en surbrillance les mots « Réunion/Groupe » et saisissez le titre de votre compte rendu de réunion.

6. Changer le thème (facultatif). Pour rendre votre modèle de réunion plus beau et plus professionnel, pensez à changer les couleurs ou à choisir un thème déjà créé. C`est simple : recherchez l`onglet « Mise en page » et suivez-le jusqu`à la section « Couleurs et thèmes ». Là, vous pouvez personnaliser l`apparence de votre modèle. Vous pouvez également l`assortir aux couleurs du logo de votre entreprise.

sept. Nommez les sections du modèle. Le modèle doit contenir plusieurs noms de champs. Peut-être avez-vous besoin de plus, peut-être de moins, ou peut-être que vous n`aimez pas la façon dont ils sont étiquetés. Adaptez-les aux besoins de vos réunions.

8. Enregistrez le modèle sur votre ordinateur portable pour pouvoir l`apporter aux réunions et prendre des minutes. Si vous continuez à utiliser Microsoft Office, ce sera rapide et facile, et vous devriez pouvoir suivre la réunion d`une manière encore plus organisée et précise qu`auparavant. Vous pouvez également imprimer votre modèle pour écrire vos notes à la main, mais assurez-vous de conserver la hauteur du champ pour vous assurer que vous pouvez contenir autant d`informations que vous en avez besoin.

9. Relisez votre modèle. Toutes nos félicitations! Votre modèle de compte rendu de réunion est terminé. Votre productivité et votre précision lors des réunions devraient augmenter de façon exponentielle maintenant que vous disposez d`un modèle pour vous guider et organiser vos pensées. Comme pour tout projet, parcourez les détails de votre modèle pour voir si quelque chose manque ou n`est pas clair. Une fois que vous êtes sûr que tout est en ordre, votre modèle sera prêt à être utilisé et vous serez prêt pour vos prochaines réunions.

Des astuces

Tapez le procès-verbal immédiatement après la réunion. Cela fonctionne mieux lorsque tout est encore frais dans votre mémoire. Il est donc important que les personnes présentes reçoivent dès que possible une copie dans laquelle les tâches assignées sont écrites.

Asseyez-vous le plus près possible du président de séance afin de pouvoir tout comprendre clairement et demander des explications discrètement.

Demandez aux gens d`écrire leurs propositions pour que vous n`ayez pas à le faire sur place.

Conservez les minutes en lieu sûr.

Vous pouvez interrompre la réunion à tout moment et demander une explication.

Les minutes sont très importantes. Ils sont conservés dans une archive et parfois consultés des années plus tard. Surtout lorsqu`il s`agit d`une question juridique, la réputation de quelqu`un peut en dépendre.

Lire certains extraits Règles d`ordre de Robert, surtout la partie sur comment devenir une bonne secrétaire.

Lister les choses dans l`ordre où elles se produisent. Si un sujet particulier est mentionné deux fois, écrivez-le également deux fois et ne le résumez pas sous un dénominateur.

Avertissement

Ne rendez pas les minutes trop détaillées. Même si on vous demande d`afficher les discussions, faites-le le plus succinctement possible. Limitez-vous à montrer les points principaux, sinon cela deviendra vite trop et vous perdrez le fil et risquez de prendre toutes sortes de détails non pertinents.
Le procès-verbal ne doit jamais refléter l`opinion ou les sentiments personnels du preneur de notes!
Si une partie de la réunion est soumise au secret professionnel entre, par exemple, un avocat et son client, vous ne devez pas prendre de notes sur cette partie. Au lieu de cela, notez que "le conseil a informé que la conversation était soumise au secret professionnel entre l`avocat et le client". Aucun compte rendu de la réunion n`a été rédigé.
Lorsque vous rédigez le procès-verbal d`une réunion confidentielle comme décrit ci-dessus, faites des procès-verbaux séparés et ne les conservez pas avec les procès-verbaux des réunions régulières. Indiquez clairement qu`il s`agit d`informations confidentielles et assurez-vous qu`il est clair qui y a accès.