Donner des commentaires

Teneur

La rétroaction est essentielle pour aider les employés, les étudiants et les étudiants à s`améliorer. La rétroaction n`est pas seulement importante, c`est aussi une exigence dans la plupart des lieux de travail et des salles de classe. Cela est particulièrement vrai si vous avez des employés sous vos ordres ou si vous êtes chargé d`enseigner aux autres. Avec de plus en plus d`employés qui télétravaillent et travaillent à distance, la rédaction de commentaires dans les e-mails est devenue particulièrement importante. Si vous supervisez d`autres employés, vous pouvez fournir des commentaires dans un rapport de performance. Si vous êtes enseignant, vous aurez souvent à donner des retours à vos élèves.

Pas

Méthode 1 sur 3 : Fournir des commentaires à un employé dans un e-mail

1. Indiquez la raison de l`e-mail. Vous pouvez l`indiquer comme objet ou dans l`e-mail lui-même. Il est souvent préférable de faire savoir à la personne dans le sujet à quoi s`attendre de l`e-mail.

Indiquez le sujet, par exemple : « Retour sur la proposition de projet - Bon départ!`

Image intitulée Rédiger des commentaires, étape 2

2. Ouvrir avec un commentaire amical. Cela montrera à la personne que vous donnez le feedback sur un ton amical plutôt que critique. Cela augmente les chances que le destinataire considère vos propos comme constructifs.

Écrivez une phrase comme : " J`espère que vous passez une bonne semaine.`

Image intitulée Rédiger des commentaires, étape 3

3. Nommez le travail que la personne a fait. Il y a de fortes chances que la personne qui reçoit les commentaires ait déjà beaucoup travaillé sur ce que vous évaluez. Mentionnez-le à l`avance pour que l`autre personne sache que vous êtes au courant de ses efforts.

Vous pourriez dire quelque chose comme « Merci pour le travail que vous avez consacré à cette proposition jusqu`à présent. C`est toute une corvée.`

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4. Veuillez d`abord donner des commentaires positifs. En disant d`abord à la personne ce qu`elle fait bien, la critique sera adoucie par la suite. Soyez honnête, mais essayez de trouver quelque chose de positif. Vous pouvez vous concentrer sur la tâche en cours ou sur l`effort de travail précédent.

Dites quelque chose comme : « Ceci est une autre proposition forte. Vous avez mis en place un grand ensemble d`objectifs, et je vois beaucoup de développement dans votre méthodologie.`

5. Formuler des commentaires négatifs comme conseils. S`il peut être plus efficace d`énumérer les changements nécessaires, il peut être difficile pour le destinataire de lire et décourager. Au lieu de cela, vous le décrivez comme des changements que vous apporteriez.

Vous pouvez écrire : « j`échangerais les paragraphes 1 et 2, puis étendrais le paragraphe 3 avec un budget » ou « je raccourcirais le deuxième paragraphe mais ajouterais ensuite un aperçu des projets en cours à la fin du paragraphe ».`

6. Expliquez vos commentaires négatifs. Dites à la personne où elle a des problèmes et expliquez pourquoi c`est un problème si nécessaire. Si la critique est due à un changement dans les attentes ou la direction, indiquez-le, avec une description détaillée de la raison du changement.

Dites quelque chose comme : « Nous sommes en train de passer au sein de l`entreprise à des propositions plus granulaires, nous allons donc avoir besoin d`une expansion sur quelques points. ». J`ai indiqué où nous avons besoin de plus d`informations.`

Si vos commentaires portent sur le comportement de la personne, donnez toujours des exemples de ce que vous voulez dire. Par exemple, si vous vous adressez à un collègue au sujet d`une tenue non professionnelle lors de réunions avec un client, donnez des exemples de ce que cette personne a mal fait. Vous pourriez dire : « La dernière fois que nous avons rencontré le client, vous portiez des tongs et la réunion d`avant était un t-shirt ». Ce type de vêtements informels ne reflète pas l`image professionnelle que nous voulons projeter avec notre entreprise.`

sept. Indiquer comment l`autre peut résoudre les problèmes. Vos commentaires ne vous aideront probablement pas sans indiquer des moyens de résoudre les problèmes. Selon le sujet du retour d`information, il peut s`agir de n`importe quoi, d`une liste de solutions spécifiques à une liste de contrôle générale des points à traiter.

Vous pourriez donner des exemples de façons dont l`autre personne peut résoudre les problèmes. C`est une bonne option si vous avez une solution spécifique en tête. Vous pourriez dire : « Pour votre prochaine présentation, restez sur des tons neutres et évitez les transitions de couleurs ». Étant donné que les clients assistent à ces réunions, il est également préférable d`éviter le jargon de l`entreprise.`

Alternativement, vous pouvez également poser des questions à l`autre personne pour trouver vous-même des solutions. Cette option est un moyen pratique de résoudre les problèmes pour lesquels il existe plusieurs solutions acceptables. Par exemple : « De quelles façons pouvez-vous améliorer la documentation ??` ou `Quels changements souhaitez-vous implémenter dans votre prochaine présentation?`

8. Rappeler au salarié les conséquences qui peuvent survenir. Certaines choses peuvent nuire à l`organisation et l`employé doit en être informé. Souvent, il y a peu de conséquences, mais parfois vous pouvez perdre des clients ou fournir un service client moins efficace en raison des lacunes des employés. Selon la situation, il peut également y avoir des conséquences pour l`employé si aucun changement n`est apporté. En cas de problème, veuillez en informer l`employé.

Par exemple, parlez de la crainte que votre entreprise puisse perdre des clients en raison d`erreurs dans la paperasse.

Informez également l`employé si un nouveau projet sera laissé à d`autres s`il n`améliore pas ses efforts de documentation.

9. Terminez le feedback par une offre pour le clarifier et l`expliquer. C`est une façon amicale de terminer votre e-mail en informant la personne que vous êtes derrière la personne. De plus, l`employé demandera plus facilement des éclaircissements si vous avez indiqué quelque chose qu`il ne comprend pas.

Écrivez une phrase comme : " Faites-moi savoir si vous avez des questions ou avez besoin d`éclaircissements sur le sujet.`

Méthode 2 sur 3 : Fournir des commentaires dans un rapport de performance

1. Fixer un objectif d`évaluation des performances. C`est la raison de l`évaluation. Connaître votre objectif peut vous aider à mieux formuler vos commentaires et aidera votre employé à savoir à quoi s`attendre.

Par exemple, vous concentrez-vous sur l`amélioration de vos employés? Entamez-vous une évaluation à l`échelle de l`entreprise pour déterminer quel type de développement professionnel serait le plus avantageux pour votre entreprise ?? Faites-vous une évaluation trimestrielle?
Dites à l`employé quel est votre objectif lorsque vous lui donnez le feedback. Vous pourriez dire : « L`entreprise prévoit d`offrir des sessions de développement professionnel en fonction des besoins des employés, je procède donc à des évaluations de performance pour chaque employé. ».`

2. Afficher les commentaires que la personne a reçus auparavant. Cela peut inclure les commentaires d`une évaluation précédente ainsi que des commentaires informels au cours de la période d`évaluation. Vous devez également évaluer ce que la personne a fait avec cette rétroaction. La personne l`a-t-elle utilisé pour s`améliorer ?? n`a-t-il pas été abordé?

Si la personne a agi sur la base des commentaires passés, cela peut être inclus comme positif dans cette évaluation.

Si la personne n`a pas répondu aux commentaires passés, vous pouvez discuter à la fois du problème d`origine et du manque d`initiative pour répondre aux commentaires.

3. Expliquez les commentaires positifs, avec des exemples spécifiques. Il est toujours préférable de commencer par les bons points. Dites à l`employé ce qu`il a bien fait, en indiquant les résultats qu`il a obtenus. Soyez honnête, mais essayez de lister autant de choses positives que négatives que possible.

Donnez des exemples tels que : « Vous avez fait preuve d`initiative lorsque vous avez volontairement pris en charge le projet et vous avez fait preuve d`un grand leadership en coordonnant votre équipe, en prenant les suggestions des autres et en déléguant des tâches.`

Félicitez le comportement que vous voulez continuer.

4. Donner des critiques constructives, avec des exemples précis. Concentrez vos critiques sur ce qui peut le plus profiter à votre organisation ou aux objectifs de travail de l`employé. Dites à l`autre ce avec quoi vous l`avez vu lutter et pourquoi c`est un problème.

Rendez vos exemples spécifiques. Par exemple, « Dans vos trois présentations précédentes, vous avez omis des projections budgétaires, ce qui a retardé le projet » ou « Le nombre moyen de nouveaux comptes clients était de six, mais vous n`avez réussi à en gagner que deux ». Ceci est considéré comme inférieur.`

5. Fixer des objectifs de performance pour la prochaine période d`évaluation. Cela aide votre employé à comprendre ce qu`il doit faire pour aller de l`avant afin que l`employé puisse fournir ce dont l`organisation a besoin. Cela rend également le feedback plus utile pour l`employé, car il sait ce que vous voulez qu`il retienne de l`évaluation.

Les objectifs doivent être courts et précis. Par exemple : « L`employé réalisera en moyenne quatre ventes par jour », « L`employé augmentera la communication avec les clients » ou « L`employé suivra une formation en leadership.`

Assurez-vous que la prochaine évaluation que vous effectuez pour cet employé se concentre sur ces objectifs de performance, car c`est ce à quoi votre employé s`attendra.

6. Suggérer des opportunités de développement professionnel. Basez vos recommandations sur les critiques constructives que vous avez formulées. Selon vos ressources, il peut s`agir d`ateliers, de formations, de formations internes ou de mentorats. Vous voudrez peut-être même rechercher des cours en ligne gratuits si les ressources sont limitées.

Soyez ouvert à la modification de ces suggestions après avoir discuté de l`évaluation avec le membre du personnel. Par exemple, l`employé peut demander un perfectionnement professionnel auquel vous n`aviez pas pensé.

Vous devez également tenir compte des objectifs de carrière de votre employé. Par exemple, si votre employé souhaite évoluer vers un poste de direction, vous pouvez opter pour une formation en leadership comme option de développement professionnel. Si votre employé s`intéresse au graphisme, vous pouvez également lui permettre de suivre une formation afin qu`il puisse appliquer ces compétences à votre organisation.

sept. Terminez par un petit encouragement. Peu importe à quel point les évaluations de performance sont positives, personne n`aime entendre parler de lacunes ou de ce qu`il faut faire pour s`améliorer. Terminer par un peu d`encouragement peut donner à l`employé le sentiment d`être responsabilisé plutôt que dépassé ou découragé.

Dites quelque chose comme : « Le dernier trimestre a connu des obstacles inattendus, mais vous avez bien équilibré votre charge de travail. Ce que nous avons vu a été excellent et nous espérons voir plus de bonnes choses ce trimestre.`

8. Encourager une réponse du destinataire. Cela peut être une réponse verbale après avoir discuté de la rétroaction avec l`autre personne, ou vous pouvez donner à la personne un formulaire de rétroaction à remplir. Vous obtiendrez une meilleure réponse si vous donnez à l`employé la possibilité de réfléchir à l`évaluation des performances et de répondre sans que vous soyez là.

Demandez à la personne de fournir ses propres commentaires sur les commentaires que vous avez fournis. Par exemple : « Si vous pouviez améliorer une chose dans la façon dont j`ai donné des commentaires, quelle serait-elle ??` et `Les commentaires étaient-ils clairs et utiles ??`

Méthode 3 sur 3: Donner un retour à un élève ou à un étudiant

1. Restez concentré sur l`acquisition de connaissances. Le but du feedback est d`aider les élèves à apprendre, alors fournissez des commentaires utiles qui les aident à améliorer leur travail, plutôt que de punir les erreurs. Traitez-le comme une instruction et pas seulement une critique.

Vous pouvez fournir des commentaires écrits sur différents types de travaux d`étudiants, y compris les travaux écrits, les présentations et les projets.

2. Fournir des commentaires sur le contenu et l`exécution. Ils sont tous deux importants et les étudiants doivent savoir comment s`améliorer dans les deux domaines. Ceci est particulièrement important si un élève est plus fort dans un domaine que dans un autre. Par exemple, un écolier ou un étudiant peut avoir d`excellentes idées et montrer un bon développement, mais être médiocre en orthographe, en ponctuation et en structure de phrase, ou exagérer trop.

Si vous donnez des commentaires sur une présentation orale ou un projet, assurez-vous de fournir des commentaires sur chaque partie de la mission.

Par exemple, une présentation orale peut fournir des commentaires sur le contenu et les compétences orales du public, tandis qu`un projet peut recevoir des commentaires sur le contenu, la créativité et l`exécution.

3. Soyez précis dans les commentaires positifs et négatifs. Écrire des commentaires comme « bon travail », « beaucoup mieux » ou « cela devrait fonctionner » ne dit pas à l`étudiant ce qu`il doit faire pour s`améliorer ou ce qu`il fait bien. Pour que la rétroaction soit efficace, l`étudiant doit savoir ce que vous avez vu qui a fonctionné ou n`a pas fonctionné.

Écrivez quelque chose comme : « Votre thèse est claire, bien écrite et utilise le format que nous avons pratiqué. D`un autre côté, vos sous-questions pourraient nécessiter un peu de travail, car elles ne correspondent pas à votre thèse.`

Faire des suggestions. Par exemple : « Vos idées sont bien développées, mais je vous recommande d`assister aux leçons supplémentaires afin de pouvoir travailler sur les virgules et la structure des phrases.`

Créer un mélange de commentaires positifs et de critiques constructives.

4. Suggérez des moyens d`apporter des améliorations au lieu de corriger des erreurs. Vous pouvez mettre en évidence certaines erreurs, mais n`améliorez pas le papier. Énoncez le problème que vous avez vu dans le document, comme l`utilisation excessive de virgules, puis suggérez la compétence sur laquelle l`élève peut travailler.

Par exemple : "Vous avez utilisé trop de virgules dans votre essai. Je suggère de réviser les règles concernant les virgules et d`éviter les virgules. Si vous venez pour le tutorat, nous pouvons parcourir un paragraphe ensemble.

5. Prioriser la prochaine conception ou la prochaine mission. Cela donne à l`étudiant quelque chose sur quoi se concentrer en cours de route. Vous pouvez baser les priorités sur les objectifs ou les besoins d`apprentissage de l`apprenant, en fonction de son travail.

Dites : « Je veux que vous vous concentriez maintenant sur l`utilisation de la voix active et sur l`évitement des phrases qui ne coulent pas. ».`

6. Limitez vos commentaires à une section ou à une compétence si le temps est un problème. Concentrez votre attention sur les objectifs d`apprentissage actuels ou les besoins de l`élève que vous évaluez. Assurez-vous que vos élèves savent que vous n`évaluez qu`une partie limitée de leur écriture afin qu`ils ne supposent pas que les autres parties sont parfaites.

Vous pouvez mettre en surbrillance ou mettre en évidence la section sur laquelle vous fournissez des commentaires.

Avant qu`ils ne récupèrent leurs devoirs, informez les étudiants que vous n`avez fourni de commentaires que sur une partie du devoir.

Vous pouvez également laisser les étudiants choisir la compétence ou la section sur laquelle ils souhaitent des commentaires.

sept. Ne demandez pas à l`étudiant. S`il y a beaucoup d`erreurs, n`essayez pas de toutes les signaler en une seule session de feedback. Si vous traitez trop à la fois, cela peut être accablant pour l`élève, le laissant découragé. Commencez par les corrections fondamentales ou les ajustements les plus simples.

« Par exemple, vous pouvez vous concentrer sur le fait d`éviter des fragments de phrase et de rechercher des mots dont l`orthographe n`est pas immédiatement évidente.`

« Vous pouvez également vous concentrer sur l`objectif d`apprentissage sur lequel porte la mission.`

8. Motivez votre élève à continuer. Terminez sur une note positive et encouragez-les à continuer. Vous pouvez également vous référer à d`autres améliorations que vous avez constatées dans son travail afin qu`il soit plus exigeant envers lui-même.

Écrivez quelque chose comme : « Après avoir vu à quel point votre écriture a progressé cette année, je sais que vous ferez un excellent travail avec ces suggestions. ». Au plaisir de lire votre prochain essai!